Questo articolo fa parte della nostra Guida Completa alla Gestione dei Diritti d’Autore.
Se sei nuovo nel settore dell’editoria, probabilmente avrai visto il termine “royalty run” e ti sarai chiesto cosa significhi realmente. Non è complicato, ma comporta diversi passaggi che devono avvenire nell’ordine giusto. In questo articolo esamineremo l’intero processo da inizio a fine in modo che tu comprenda esattamente cosa accade tra la vendita di un libro e il pagamento all’autore.
La royalty run, definita
Una royalty run è il processo end-to-end che un editore segue per calcolare quanto è dovuto a ciascun detentore dei diritti per un determinato periodo e poi pagarlo. Pensala come un ciclo completo dell’elaborazione dei diritti d’autore. Ogni editore lo fa, che sia consapevole di chiamarlo “run” o meno.
Ogni royalty run copre un periodo specifico (un trimestre, un semestre o un anno) e un tipo di periodo. Non puoi mescolare titoli trimestrali e titoli annuali nella stessa run. Se hai titoli con calendari diversi, avrai bisogno di run separate per ciascuno. Per saperne di più sulla scelta della cadenza giusta, consulta il nostro articolo su come scegliere la frequenza del periodo di royalty.
Primo passaggio: carica i dati di vendita
Tutto inizia con i dati di vendita. I tuoi distributori ti inviano rapporti che mostrano quante copie di ogni titolo sono state vendute, a quale prezzo e attraverso quali canali. Prima di poter eseguire qualsiasi calcolo, devi inserire questi dati nel tuo sistema.
Per la maggior parte degli editori, questo significa scaricare file CSV o Excel dai portali dei distributori e importarli. I dati di vendita ti dicono cosa è stato venduto, dove è stato venduto e per quanto. Senza di essi, non c’è nulla su cui calcolare i diritti d’autore.
Secondo passaggio: collega i pagamenti di reddito del distributore
I dati di vendita da soli non sono sufficienti. Hai anche bisogno di sapere quanto denaro i tuoi distributori ti hanno effettivamente pagato, perché è quello che utilizzerai per calcolare i diritti d’autore basati sui ricavi netti.
I pagamenti di reddito dell’editore sono gli importi che i tuoi distributori depositano sul tuo conto bancario. Collega ogni pagamento al corrispondente lotto di vendite in modo che ogni riga di vendita venga convertita dalla valuta in cui è stata venduta alla tua valuta editoriale. Questo passaggio di riconciliazione è critico. Connette ciò che è stato venduto a ciò che hai effettivamente ricevuto.
Se stai ancora tracciando tutto questo in fogli di calcolo, vedrai rapidamente perché esiste un software appositamente costruito. Se scarichi la nostra guida gratuita, avrai un quadro chiaro di come appare il processo manuale e dove va in tilt.
Terzo passaggio: esegui il calcolo
Questo è il cuore della royalty run. Una volta caricati i dati di vendita e collegati i pagamenti di reddito, esegui l’allocazione. Il passaggio di allocazione prende ogni riga di vendita e la divide tra i detentori dei diritti in base alle regole di proprietà e di royalty che hai impostato per ogni titolo.
Ecco un esempio semplice. Supponiamo che tu abbia un ebook con due autori che guadagnano ciascuno una percentuale dei ricavi netti. L’allocazione prende la cifra dei ricavi netti per ogni vendita, applica il tasso di royalty di ogni autore e crea una riga di royalty per ciascuno di loro. Quello che rimane dopo che tutti i detentori dei diritti hanno ricevuto la loro quota va all’editore.
Il risultato è una serie di righe di royalty, ognuna rappresentante un importo dovuto a uno specifico detentore dei diritti nella valuta del tuo editore. Se vuoi capire i diversi modi in cui i diritti d’autore possono essere strutturati, il nostro articolo su i diritti d’autore dei libri copre i fondamenti.
Quarto passaggio: genera fatture
Una volta completata l’allocazione, il passaggio successivo è generare fatture. Una fattura è essenzialmente una fattura dal detentore dei diritti a te, l’editore. Riassume quello che gli devi per il periodo.
Le fatture tengono conto di eventuali anticipi, detrazioni o riserve che si applicano. Se un autore ha un anticipo non guadagnato, i suoi diritti d’autore compenseranno quel saldo prima che sia dovuto qualsiasi pagamento. La fattura cattura tutto questo in un unico posto.
Quinto passaggio: genera e invia i rendiconti
Un rendiconto di royalty è il documento PDF dettagliato che mostra a un detentore dei diritti esattamente come sono stati calcolati i suoi guadagni. Include cifre di vendita, tassi di royalty, detrazioni e l’importo finale dovuto.
I rendiconti sono quello che i tuoi autori vedono effettivamente. Sono il livello di trasparenza nella tua relazione con i detentori dei diritti, e farli correttamente è importante. Per saperne di più su cosa gli autori si aspettano da questi documenti, dai un’occhiata al nostro articolo su cosa gli autori vogliono dai rendiconti di royalty.
Una volta generati i rendiconti, li invii ai tuoi detentori dei diritti. Dopo che i rendiconti sono stati inviati per email, la royalty run è bloccata e non può più essere modificata.
Sesto passaggio: esporta fatture ed elabora pagamenti
Il passaggio finale è il pagamento ai tuoi autori. Esporti le fatture dalla royalty run in modo che possano essere caricate nel tuo software di contabilità o nel tuo sistema di pagamento. Da lì, elabori i pagamenti effettivi a ciascun detentore dei diritti.
È qui che la royalty run finisce e il tuo normale processo di conti fornitori prende il sopravvento.
Il flusso di lavoro a quattro schede in Royalties HQ
Royalties HQ organizza l’intera royalty run in quattro schede che ti guidano attraverso ogni fase.
Checklist. Prima che avvenga qualsiasi calcolo, la scheda Checklist convalida i tuoi dati. Segnala ISBN mancanti, reddito dell’editore non riconciliato e qualsiasi cosa altro che necessita di attenzione prima di procedere. Gli avvisi rossi devono essere risolti. Gli avvisi gialli sono informativi ma meritano attenzione. Una volta che tutto mostra spunte verdi, fai clic su “Allocate royalties” per andare avanti.
Righe di Royalty. Questa scheda mostra i risultati dell’allocazione. Ogni riga di royalty rappresenta un importo dovuto a uno specifico detentore dei diritti. Puoi esaminare la suddivisione prima di passare alla fatturazione.
Fatture. Qui generi le fatture per ogni detentore dei diritti. Ogni fattura consolida tutte le righe di royalty per quel detentore dei diritti in un unico importo pagabile, tenendo conto degli anticipi e delle detrazioni.
Rendiconti. L’ultima scheda è dove generi e invii i rendiconti di royalty in PDF ai tuoi detentori dei diritti. Una volta che i rendiconti sono stati inviati per email, la run è completa.
Il pulsante verde nella parte superiore della royalty run ti muove attraverso questi passaggi, mentre il pulsante arancione ti consente di tornare indietro se hai bisogno di apportare correzioni.
Perché è importante comprendere questo processo
Anche se non hai mai sentito il termine “royalty run” prima, questo è il flusso di lavoro che ogni editore segue per pagare i propri autori. I passaggi non cambiano che tu stia gestendo cinque titoli o cinquemila. Quello che cambia è quanto sia laborioso ogni passaggio a seconda dei tuoi strumenti.
Comprendere l’intero funnel ti aiuta a identificare dove il tuo processo attuale è lento, soggetto a errori o rischioso. Rende anche più facile valutare il software, definire aspettative con il tuo team e comunicare chiaramente con i tuoi detentori dei diritti su quando e come verranno pagati.
