Dit artikel maakt deel uit van onze Complete Guide to Royalty Management.
Als u nieuw bent in het uitgeversvak, heeft u waarschijnlijk de term “royalty run” al eens voorbij zien komen en u afgevraagd wat dat precies betekent. Het is niet ingewikkeld, maar het omvat wel verschillende stappen die in de juiste volgorde moeten gebeuren. In dit artikel gaan we het hele proces van begin tot eind door, zodat u precies begrijpt wat er gebeurt tussen een boekenverkoop en het moment waarop een auteur betaald krijgt.
De royalty run, gedefinieerd
Een royalty run is het end-to-end proces dat een uitgever volgt om te berekenen hoeveel elke rechthebbende voor een bepaalde periode verschuldigd is en hen vervolgens te betalen. Zien Sie het als één volledige cyclus van royalty-verwerking. Elke uitgever doet dit, ongeacht of zij het een “run” noemen of niet.
Elke royalty run bestrijkt één specifieke periode (een kwartaal, een half jaar, of een jaar) en één periodetype. U kunt driemaandelijkse titels en jaarlijkse titels niet in dezelfde run mengen. Als u titels op verschillende schema’s hebt, hebt u aparte runs nodig voor elk schema. Voor meer informatie over het kiezen van de juiste frequentie, zie ons artikel over het selecteren van een royalty-periodefrequentie.
Stap één: upload uw verkoopgegevens
Alles begint met verkoopgegevens. Uw distributeurs sturen u rapporten waarin staat hoeveel exemplaren van elke titel zijn verkocht, tegen welke prijs en via welke kanalen. Voordat u berekeningen kunt uitvoeren, moet u die gegevens in uw systeem invoeren.
Voor de meeste uitgevers betekent dit het downloaden van CSV- of Excel-bestanden van distributeurportals en het importeren daarvan. De verkoopgegevens vertellen u wat verkocht is, waar het verkocht is en voor hoeveel. Zonder deze informatie is er niets om royalty’s op te berekenen.
Stap twee: koppel de inkomsten uit distributeurbetalingen
Verkoopgegevens alleen zijn niet genoeg. U moet ook weten hoeveel geld uw distributeurs u daadwerkelijk hebben betaald, want dat is wat u zult gebruiken om royalty’s berekend op basis van netto ontvangsten te berekenen.
Uitgeversinkomsten zijn de bedragen die uw distributeurs op uw bankrekening storten. U koppelt elke betaling aan de bijbehorende verkoopbatch, zodat elke verkoopregel wordt omgezet van de valuta waarin het werd verkocht naar uw eigen uitgeversvaluta. Deze afstemstap is kritiek. Het verbindt wat verkocht is met wat u werkelijk hebt ontvangen.
Als u dit allemaal nog steeds in spreadsheets bijhoudt, zult u snel zien waarom speciaal ontworpen software bestaat. Als u onze gratis gids downloadt, krijgt u een duidelijk beeld van hoe het handmatige proces eruitziet en waar het faalt.
Stap drie: voer de berekening uit
Dit is het hart van de royalty run. Zodra uw verkoopgegevens zijn geüpload en uw inkomsten zijn gekoppeld, voert u de allocatie uit. De allocatiestap neemt elke verkoopregel en verdeelt deze onder rechthebbenden op basis van de eigendoms- en royalty-regels die u voor elke titel hebt ingesteld.
Hier is een eenvoudig voorbeeld. Zeg dat u een e-boek hebt met twee auteurs die elk een percentage van de netto ontvangsten verdienen. De allocatie neemt het netto-ontvangstencijfer voor elke verkoop, past elk percentage van de auteur toe en maakt een royalty-regel voor elk van hen. Alles wat overblijft nadat alle rechthebbenden hun aandeel hebben ontvangen, gaat naar de uitgever.
Het resultaat is een reeks royalty-regels, die elk een bedrag vertegenwoordigen dat aan een bepaalde rechthebbende in uw uitgeversvaluta verschuldigd is. Als u de verschillende manieren waarop royalty’s kunnen worden gestructureerd beter wilt begrijpen, behandelt ons artikel over boekroyalty’s de basisprincipes.
Stap vier: genereer facturen
Zodra de allocatie is voltooid, is de volgende stap het genereren van facturen. Een factuur is in wezen een factuur van de rechthebbende aan u, de uitgever. Het geeft een samenvatting van wat u hen voor de periode verschuldigd bent.
Facturen houden rekening met alle voorschotten, inhoudingen of reserves die van toepassing zijn. Als een auteur een onverdienend voorschot heeft, zullen hun royalty’s dat saldo compenseren voordat enige betaling verschuldigd is. De factuur vangt dit alles op één plaats.
Stap vijf: genereer en verstuur verklaringen
Een royalty-verklaring is het gedetailleerde PDF-document dat een rechthebbende precies toont hoe hun inkomsten zijn berekend. Het bevat verkoopscijfers, royalty-percentage’s, inhoudingen en het uiteindelijke verschuldigde bedrag.
Verklaringen zijn wat uw auteurs daadwerkelijk zien. Ze vormen de transparantielaag in uw relatie met rechthebbenden, en het juist doen daarvan is belangrijk. Voor meer informatie over wat auteurs van deze documenten verwachten, bekijkt u ons artikel over wat auteurs willen van royalty-verklaringen.
Zodra verklaringen zijn gegenereerd, stuurt u ze naar uw rechthebbenden. Nadat verklaringen zijn verzonden, is de royalty run vergrendeld en kan deze niet meer worden bewerkt.
Stap zes: exporteer facturen en verwerk betalingen
De laatste stap is het betalen van uw auteurs. U exporteert de facturen uit de royalty run zodat deze in uw boekhoudingsoftware of betalingssysteem kunnen worden geladen. Van daar af verwerkt u de daadwerkelijke betalingen aan elke rechthebbende.
Dit is waar de royalty run eindigt en uw normale leveranciersbetalingsproces begint.
De workflow met vier tabbladen in Royalties HQ
Royalties HQ organiseert de hele royalty run in vier tabbladen die u door elk stadium leiden.
Checklist. Voordat berekeningen plaatsvinden, valideert het tabblad Checklist uw gegevens. Het markeert ontbrekende ISBN’s, niet-afgestemde uitgeversinkomsten en alles anders wat aandacht nodig heeft voordat u doorgaat. Rode waarschuwingen moeten worden opgelost. Gele waarschuwingen zijn informatief maar de moeite waard om te lezen. Zodra alles groene vinkjes toont, klikt u op “Allocate royalties” om verder te gaan.
Royalty Lines. Dit tabblad toont de resultaten van de allocatie. Elke royalty-regel vertegenwoordigt een bedrag dat aan een bepaalde rechthebbende verschuldigd is. U kunt de uitsplitsing controleren voordat u naar facturering gaat.
Facturen. Hier genereert u de facturen voor elke rechthebbende. Elke factuur consolideert alle royalty-regels voor die rechthebbende in één verschuldigd bedrag, rekening houdend met voorschotten en inhoudingen.
Verklaringen. Het laatste tabblad is waar u PDF-royalty-verklaringen genereert en verstuurt naar uw rechthebbenden. Zodra verklaringen zijn verzonden, is de run voltooid.
De groene knop bovenaan de royalty run brengt u naar voren door deze stappen, terwijl de oranje knop u toestaat om terug te gaan als u correcties moet aanbrengen.
Waarom het begrijpen van dit proces belangrijk is
Zelfs als u de term “royalty run” nog nooit eerder hebt gehoord, is dit de workflow die elke uitgever volgt om hun auteurs te betalen. De stappen veranderen niet of u nu vijf titels of vijfduizend titels beheert. Wat verandert, is hoe pijnlijk elke stap is, afhankelijk van uw tools.
Het begrijpen van de volledige trechter helpt u te zien waar uw huidige proces traag, foutgevoelig of riskant is. Het maakt het ook gemakkelijker om software te evalueren, verwachtingen met uw team in te stellen en duidelijk met uw rechthebbenden te communiceren over wanneer en hoe zij zullen worden betaald.
