Ten artykuł jest częścią naszego Kompletnego Przewodnika po Zarządzaniu Tantiem.
Jeśli jesteś wydawcą z siedzibą w UK, który płaci autorom po każdym cyklu tantiem, prawdopodobnie znasz rutynę. Finalizujesz swoje rachunki, eksportujesz je do Xero, a następnie logując się do swojego banku, przetwarzasz każdą płatność indywidualnie. Dla kilku autorów jest to łatwe. Dla 30 lub więcej autorów to zajmuje całe popołudnie kopiowania kodów sortowania, sprawdzania kwot i czekania na monity uwierzytelniające. Musi być lepszy sposób.
Jest. Łącząc Xero z Crezco, możesz zamienić stos zatwierdzonych rachunków na pojedynczą płatność zbiorczą przetwarzaną za pośrednictwem otwartej bankowości. Bez portalu bankowego. Bez ręcznych przelewów. Bez ponownego wprowadzania kwot, które już obliczyłeś.
Co naprawdę robi Crezco
Crezco to platformę płatnicza z siedzibą w UK zbudowana na bazie otwartej bankowości, infrastruktury, która umożliwia autoryzowanym stronom trzecim inicjowanie płatności bezpośrednio z Twojego konta bankowego. Zamiast logowania się do banku i wpisywania każdego przelewu, Crezco odczytuje Twoje zalegające rachunki w Xero i umożliwia ich opłacenie wszystkich naraz.
Ważnym rozróżnieniem jest to, że Crezco nie jest portfelem ani usługą transferu pieniędzy. Łączy się bezpośrednio z Twoim bankiem za pośrednictwem struktury otwartej bankowości regulowanej przez FCA. Twoje środki nigdy nie pozostają na koncie strony trzeciej. Przechodzą bezpośrednio z Twojego banku na konta Twoich autorów w jednym kroku.
Dla wydawców oznacza to, że możesz przetwarzać zbiorcze płatności Crezco dla wszystkich swoich autorów w czasie, jaki zajmuje zatwierdzenie jednej partii. Brak przełączania się między kartami przeglądarki ani martwienia się źle wpisanymi numerami kont.
Pełny pipeline płatności
Oto jak przepływ pracy pasuje do siebie od początku do końca. Kiedy zrozumiesz łańcuch, zobaczysz, że większość pracy ręcznej znika.
Krok 1: Generowanie rachunków w oprogramowaniu do zarządzania tantiem. Po ukończeniu cyklu tantiem wygeneruj jeden rachunek dla każdego posiadacza praw. Kwota rachunku jest obliczana automatycznie na podstawie netto sumy sald rachunku każdego posiadacza praw, uwzględniając ewentualne zaliczki lub korekty przeniesione z poprzednich okresów.
Krok 2: Eksportuj rachunki jako CSV. Pobierz wszystkie rachunki jako pojedynczy plik CSV. Będziesz mieć możliwość wykluczenia posiadaczy praw, których status płatności jest ustawiony na “wstrzymany”, aby nie tworzyć przypadkowo rachunków dla autorów w stanie wstrzymania.
Krok 3: Zaimportuj CSV do Xero. Prześlij CSV w sekcji Business > Bills to Pay > Import. Xero dopasowuje każdy wiersz do kontaktu dostawcy według nazwy i tworzy odpowiednie rachunki. Dlatego synchronizowanie nazw kontaktów między oprogramowaniem do zarządzania tantiem a Xero jest krytyczne. Nazwy muszą być dokładnie takie same.
Krok 4: Połącz Crezco z Xero. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, połącz swoje konto Crezco z Xero. Crezco automatycznie pobierze wszystkie Twoje nieopłacone rachunki.
Krok 5: Zatwierdź i opłać partię. W Crezco wybierz rachunki, które chcesz opłacić, przejrzyj partię i autoryzuj płatność. Otwarta bankowość zajmie się resztą. Płatności wychodzą bezpośrednio z Twojego konta bankowego, a Crezco oznacza rachunki jako opłacone w Xero.
To ostatni krok to gdzie dzieje się prawdziwa magia. Ponieważ Crezco komunikuje się zarówno z Twoim bankiem, jak i Xero za pośrednictwem interfejsów API, uzgodnienie odbywa się automatycznie. Kiedy płatności się rozliczą, pojawiają się jako dopasowane transakcje w Xero bez Twojego udziału.
Dlaczego otwarta bankowość jest lepsza niż ręczne przelewy
Korzyści z tego podejścia wykraczają poza oszczędzanie czasu, chociaż samo oszczędzanie czasu jest znaczące.
Nie wymagane logowanie do banku. Autoryzujesz płatność za pośrednictwem połączenia otwartej bankowości Crezco, co oznacza, że w ogóle nie logujesz się do portalu internetowego swojego banku. Eliminuje to tarcie związane z monitami uwierzytelniającymi wieloetapowymi, limitami czasu sesji i niezgrabnym interfejsami bankowymi, które nigdy nie były zaprojektowane do przetwarzania zbiorczego.
Automatyczne uzgodnienie w Xero. Ponieważ Crezco aktualizuje status rachunku w Xero, gdy płatności się rozliczą, nie musisz ręcznie dopasowywać transakcji bankowych do rachunków. Twoje księgi pozostają dokładne bez zwyczajowego zamętu na koniec miesiąca.
Mniej błędów. Kwoty płatności przepływają z Twoich obliczeń tantiem za pośrednictwem CSV do Xero, a następnie do Crezco bez ponownego wpisywania numeru przez kogokolwiek. Łańcuch danych jest nieprzerywany, co oznacza, że kwota, którą otrzymuje Twój autor, jest dokładnie tym, co obliczył Twój cykl tantiem.
Niższe koszty. Większość płatności otwartej bankowości w UK jest bezpłatna lub bardzo niska w porównaniu z usługami biura BACS lub przelewami międzynarodowymi. Dla wydawców przetwarzających dziesiątki płatności każdego kwartału, oszczędności szybko się sumują.
Obsługiwanie autorów międzynarodowych za pomocą Wise Business
Crezco świetnie sprawdza się w przypadku autorów z siedzibą w UK z krajowymi rachunkami bankowymi. Ale jeśli publikujesz międzynarodowych autorów, będziesz potrzebować rozwiązania do płatności transgranicznych, gdzie otwarta bankowość nie sięga.
Wise Business to najsilniejsza opcja tutaj. Możesz przesłać CSV odbiorców międzynarodowych i kwot, a Wise zajmie się konwersją waluty po kursie śródkursowym z przejrzystymi opłatami zwykle między 0,5% a 1,5%. Dla płatności $500 dla autora zagranicznego, może to kosztować $5 opłat w stosunku do $30 lub więcej za tradycyjny międzynarodowy przelew bankowy.
Praktyczne podejście to podzielenie CSV rachunków na dwie grupy: autorów z UK opłacanych za pośrednictwem pipeline Crezco i Xero oraz autorów międzynarodowych opłacanych za pośrednictwem Wise Business. Opcje pobierania w oprogramowaniu do zarządzania tantiem sprawiają, że jest to proste. Możesz dowiedzieć się więcej o strategiach płatności zbiorczych w naszym dedykowanym wpisie na ten temat.
Konfigurowanie Royalties HQ dla tego przepływu pracy
Jeśli używasz Royalties HQ, CSV rachunków jest już sformatowany dla importu Xero z pudełka. Każdy posiadacz praw otrzymuje jeden rachunek na cykl tantiem, a CSV zawiera jeden wiersz dla każdego rachunku z nazwą kontaktu, kwotą i szczegółami odniesienia, które Xero potrzebuje.
Kluczowym krokiem konfiguracji jest upewnienie się, że pole “Xero Contact Name” każdego posiadacza praw w Royalties HQ dokładnie odpowiada jego nazwie kontaktu dostawcy w Xero. To jest wymóg funkcji importu CSV Xero, która dopasowuje się według nazwy zamiast kodu konta. Ustaw nazwy poprawnie raz, a każdy przyszły import będzie działać bez ręcznej interwencji. Możesz znaleźć pełne szczegóły w naszej dokumentacji rachunków.
Po synchronizacji nazw cały przepływ od cyklu tantiem do opłaconych autorów zajmuje minuty zamiast godzin. Jeśli oceniasz, jak to pasuje do szerszego przepływu pracy tantiem, pobierz nasz bezpłatny przewodnik aby uzyskać pełny przegląd nowoczesnego zarządzania tantiem.
Uczynienie tego częścią Twojej rutyny
Najlepsze przepływy pracy płatności to te, o które się nie myślisz. Ustaw spójny harmonogram związany z Twoimi okresami tantiem. Dzień po sfinalizowaniu cyklu tantiem wyeksportuj rachunki, zaimportuj je do Xero i uruchom partię Crezco. Staje się to dziesięciominutową listą kontrolną zamiast projektu na pół dnia.
Aby uzyskać głębszy wgląd w to, jak Xero pasuje do szerszego obrazu tantiem, przeczytaj naszego przewodnika integracji tantiem Xero. A jeśli nadal rozważasz opcje oprogramowania do zarządzania tantiem, nasz kompletny przewodnik po zarządzaniu tantiem obejmuje pełny krajobraz narzędzi i przepływów pracy dostępnych dla wydawców dzisiaj.
Zbiorcze płatności Crezco za pośrednictwem Xero dają wydawcom z UK coś, co kiedyś wymagało drogiego oprogramowania biura BACS lub żmudnej ręcznej bankowości: szybkie, dokładne, zbiorcze płatności autorom z automatycznym uzgodnieniem. Infrastruktura otwartej bankowości już tam jest. CSV z Twojego oprogramowania do zarządzania tantiem wpisuje się bezpośrednio w nią. Wszystko, co musisz zrobić, to połączyć elementy.
