Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Si vous êtes un éditeur au Royaume-Uni qui paie les auteurs après chaque cycle de redevances, vous connaissez probablement la routine. Vous finalisez vos factures, les exportez vers Xero, puis vous connectez à votre banque pour traiter chaque paiement individuellement. Pour une poignée d’auteurs, c’est gérable. Pour 30 ou plus, cela devient un après-midi entier de copie de codes de tri, de vérification des montants et d’attente de messages d’authentification. Il doit y avoir une meilleure façon.
C’est le cas. En combinant Xero avec Crezco, vous pouvez transformer cette pile de factures approuvées en un seul paiement par lot traité via le secteur bancaire ouvert. Pas de portail bancaire. Pas de transferts manuels. Pas de resaisie des montants que vous avez déjà calculés.
Ce que Crezco fait réellement
Crezco est une plateforme de paiement basée au Royaume-Uni construite sur le secteur bancaire ouvert, l’infrastructure qui permet aux tiers autorisés d’initier des paiements directement depuis votre compte bancaire. Au lieu de vous connecter à votre banque et de taper chaque transfert, Crezco lit vos factures impayées dans Xero et vous permet de les payer toutes à la fois.
La distinction importante est que Crezco n’est pas un portefeuille ou un service de transfert d’argent. Il se connecte directement à votre banque via le cadre du secteur bancaire ouvert réglementé par la FCA. Vos fonds ne restent jamais dans un compte tiers. Ils passent directement de votre banque aux comptes de vos auteurs en une seule étape.
Pour les éditeurs, cela signifie que vous pouvez traiter les paiements par lot Crezco pour tous vos auteurs en le temps qu’il faut pour approuver un lot. Plus de basculement entre les onglets du navigateur ou de souci concernant les numéros de compte mal saisis.
Le pipeline de paiement complet
Voici comment le flux de travail s’articule du début à la fin. Une fois que vous comprenez la chaîne, vous verrez que la plupart du travail manuel disparaît.
Étape 1 : Générer les factures dans votre logiciel de gestion des redevances. Après avoir complété votre cycle de redevances, générez une facture par titulaire de droits. Le montant de la facture est calculé automatiquement en fonction du total net des soldes du compte courant de chaque titulaire de droits, y compris les avances ou ajustements reportés des périodes précédentes.
Étape 2 : Exporter les factures en CSV. Téléchargez toutes les factures dans un seul fichier CSV. Vous aurez la possibilité d’exclure les titulaires de droits dont le statut de paiement est défini sur « suspendu », afin de ne pas créer accidentellement de factures pour les auteurs en attente.
Étape 3 : Importer le CSV dans Xero. Téléchargez le CSV sous Entreprise > Factures à payer > Importer. Xero fait correspondre chaque ligne à un contact fournisseur par nom et crée les factures correspondantes. C’est pourquoi il est essentiel de maintenir les noms des contacts synchronisés entre votre logiciel de gestion des redevances et Xero. Les noms doivent correspondre exactement.
Étape 4 : Connecter Crezco à Xero. Si vous ne l’avez pas déjà fait, liez votre compte Crezco à Xero. Crezco récupérera automatiquement toutes vos factures impayées.
Étape 5 : Approuver et payer le lot. Dans Crezco, sélectionnez les factures que vous souhaitez payer, examinez le lot et autorisez le paiement. Le secteur bancaire ouvert gère le reste. Les paiements sortent directement de votre compte bancaire, et Crezco marque les factures comme payées dans Xero.
C’est à cette dernière étape que la véritable magie se produit. Parce que Crezco communique avec votre banque et Xero via des API, la rapprochement se fait automatiquement. Lorsque les paiements sont compensés, ils apparaissent sous forme de transactions rapprochées dans Xero sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Pourquoi le secteur bancaire ouvert surpasse les transferts manuels
Les avantages de cette approche vont au-delà des économies de temps, même si les économies de temps à elles seules sont importantes.
Aucune connexion bancaire requise. Vous autorisez le paiement via la connexion au secteur bancaire ouvert de Crezco, ce qui signifie que vous ne vous connectez pas du tout au portail web de votre banque. Cela élimine les frictions dues aux messages d’authentification multifacteur, aux délais d’expiration des sessions et aux interfaces bancaires maladroites qui n’ont jamais été conçues pour le traitement par lot.
Rapprochement automatique dans Xero. Parce que Crezco met à jour le statut de la facture dans Xero lorsque les paiements sont compensés, vous n’avez pas à faire correspondre manuellement les transactions bancaires aux factures. Vos livres restent exacts sans la ruée habituelle de fin de mois.
Moins d’erreurs. Les montants des paiements proviennent de vos calculs de redevances via le CSV vers Xero et ensuite vers Crezco sans que quiconque ne retape un chiffre. La chaîne de données est ininterrompue, ce qui signifie que le montant que votre auteur reçoit est exactement ce que votre cycle de redevances a calculé.
Coûts réduits. La plupart des paiements du secteur bancaire ouvert au Royaume-Uni sont gratuits ou à très faible coût par rapport aux services de bureau BACS ou aux virements internationaux. Pour les éditeurs traitant des dizaines de paiements chaque trimestre, les économies s’ajoutent rapidement.
Gestion des auteurs internationaux avec Wise Business
Crezco fonctionne à merveille pour les auteurs basés au Royaume-Uni avec des comptes bancaires nationaux. Mais si vous publiez des auteurs internationaux, vous aurez besoin d’une solution pour les paiements transfrontaliers où le secteur bancaire ouvert ne s’étend pas.
Wise Business est la meilleure option ici. Vous pouvez télécharger un CSV de bénéficiaires internationaux et de montants, et Wise gère la conversion de devises au taux médian avec des frais transparents généralement entre 0,5 % et 1,5 %. Pour un paiement de 500 $ à un auteur étranger, cela pourrait coûter 5 $ en frais par rapport à 30 $ ou plus via un virement bancaire traditionnel.
Une approche pratique consiste à diviser votre CSV de factures en deux groupes : les auteurs au Royaume-Uni payés via le pipeline Crezco et Xero, et les auteurs internationaux payés via Wise Business. Les options de téléchargement de votre logiciel de gestion des redevances rendent cela simple. Vous pouvez en savoir plus sur les stratégies de paiement en masse dans notre article dédié à ce sujet.
Configuration de Royalties HQ pour ce flux de travail
Si vous utilisez Royalties HQ, le CSV de factures est déjà formaté pour l’importation Xero prête à l’emploi. Chaque titulaire de droits reçoit une facture par cycle de redevances, et le CSV comprend une ligne par facture avec le nom du contact, le montant et les détails de référence dont Xero a besoin.
L’étape de configuration clé consiste à s’assurer que le champ « Nom du contact Xero » de chaque titulaire de droits dans Royalties HQ correspond exactement au nom du contact fournisseur dans Xero. C’est une exigence de la fonction d’importation CSV de Xero, qui établit la correspondance par nom plutôt que par code de compte. Obtenez les noms corrects une fois et chaque importation future fonctionnera sans intervention manuelle. Vous pouvez trouver les détails complets dans notre documentation sur les factures.
Une fois que vos noms sont synchronisés, l’ensemble du flux allant du cycle de redevances aux auteurs payés prend quelques minutes au lieu d’heures. Si vous évaluez comment cela s’intègre dans un flux de travail de gestion des redevances plus large, téléchargez notre guide gratuit pour un aperçu complet de la gestion moderne des redevances.
En faire partie de votre routine
Les meilleurs flux de travail de paiement sont ceux auxquels vous ne devez pas penser. Définissez un calendrier cohérent lié à vos périodes de redevances. Le jour suivant la finalisation d’un cycle de redevances, exportez les factures, importez-les dans Xero et exécutez le lot Crezco. Cela devient une liste de contrôle de dix minutes au lieu d’un projet d’une demi-journée.
Pour un aperçu plus approfondi de la façon dont Xero s’intègre dans le tableau plus large des redevances, lisez notre guide d’intégration des redevances Xero. Et si vous pesez toujours les options de logiciels de gestion des redevances, notre guide complet de la gestion des redevances couvre l’ensemble du paysage des outils et des flux de travail disponibles pour les éditeurs aujourd’hui.
Les paiements par lot Crezco via Xero donnent aux éditeurs britanniques quelque chose qui exigeait autrefois un logiciel de bureau BACS coûteux ou une comptabilité bancaire fastidieuse : des paiements d’auteurs rapides, précis et par lot avec rapprochement automatique. L’infrastructure du secteur bancaire ouvert est déjà là. L’exportation CSV de votre logiciel de gestion des redevances s’y branche directement. Tout ce que vous avez à faire est de connecter les éléments.
