Questo articolo fa parte della nostra Guida completa alla gestione dei diritti d’autore.
Se sei un editore del Regno Unito che paga gli autori dopo ogni ciclo di royalty, probabilmente conosci bene la routine. Finalizzi le tue fatture, le esporti in Xero e poi accedi alla tua banca per elaborare ogni pagamento individualmente. Per un numero ridotto di autori, è gestibile. Per 30 o più, diventa un pomeriggio intero a copiare codici di ordinamento, controllare importi e attendere prompt di autenticazione. Deve esserci un modo migliore.
C’è. Combinando Xero con Crezco, puoi trasformare quella pila di fatture approvate in un unico pagamento in batch elaborato tramite open banking. Niente portale bancario. Nessun trasferimento manuale. Nessuna reinserimento di importi che hai già calcolato.
Cosa fa effettivamente Crezco
Crezco è una piattaforma di pagamento con sede nel Regno Unito costruita su open banking, l’infrastruttura che consente a terze parti autorizzate di avviare pagamenti direttamente dal tuo conto bancario. Invece di accedere alla tua banca e digitare ogni trasferimento, Crezco legge le tue fatture in sospeso in Xero e ti permette di pagarle tutte in una volta.
La distinzione importante è che Crezco non è un portafoglio o un servizio di trasferimento di denaro. Si connette direttamente alla tua banca attraverso il framework di open banking regolato dalla FCA. I tuoi fondi non rimangono mai in un conto di terze parti. Si trasferiscono direttamente dal tuo conto bancario ai conti dei tuoi autori in un unico passaggio.
Per gli editori, questo significa che puoi elaborare pagamenti in bulk con Crezco per tutti i tuoi autori nel tempo necessario per approvare un batch. Niente più passare da una scheda all’altra del browser o preoccuparsi di numeri di conto digitati male.
L’intera pipeline di pagamento
Ecco come il flusso di lavoro si adatta dal principio alla fine. Una volta compreso il ciclo, vedrai che la maggior parte del lavoro manuale scompare.
Passaggio 1: Genera fatture nel tuo software di royalty. Dopo aver completato il tuo ciclo di royalty, genera una fattura per detentore di diritti. L’importo della fattura viene calcolato automaticamente in base al totale netto dei saldi dell’estratto conto di ciascun detentore di diritti, inclusi eventuali anticipi o rettifiche trasferite da periodi precedenti.
Passaggio 2: Esporta le fatture come CSV. Scarica tutte le fatture come un unico file CSV. Avrai la possibilità di escludere i detentori di diritti il cui stato di pagamento è impostato su “in pausa”, quindi non creerai accidentalmente fatture per autori in sospeso.
Passaggio 3: Importa il CSV in Xero. Carica il CSV in Business > Fatture da pagare > Importa. Xero abbina ogni riga a un contatto fornitore per nome e crea le fatture corrispondenti. Per questo motivo è fondamentale mantenere i nomi dei contatti sincronizzati tra il tuo software di royalty e Xero. I nomi devono corrispondere esattamente.
Passaggio 4: Collega Crezco a Xero. Se non l’hai già fatto, collega il tuo account Crezco a Xero. Crezco estrarrà automaticamente tutte le tue fatture non pagate.
Passaggio 5: Approva e paga il batch. In Crezco, seleziona le fatture che desideri pagare, rivedi il batch e autorizza il pagamento. L’open banking fa il resto. I pagamenti vanno direttamente dal tuo conto bancario e Crezco contrassegna le fatture come pagate in Xero.
È in questo ultimo passaggio che accade la vera magia. Poiché Crezco comunica sia con la tua banca che con Xero tramite API, la riconciliazione avviene automaticamente. Quando i pagamenti si completano, appaiono come transazioni abbinate in Xero senza che tu faccia nulla.
Perché l’open banking batte i trasferimenti manuali
I vantaggi di questo approccio vanno oltre il risparmio di tempo, anche se il risparmio di tempo da solo è significativo.
Nessun accesso bancario richiesto. Autorizzi il pagamento tramite la connessione open banking di Crezco, il che significa che non accedi affatto al portale web della tua banca. Questo elimina l’attrito dei prompt di autenticazione a più fattori, i timeout di sessione e le interfacce bancarie ingombranti che non sono mai state progettate per l’elaborazione in batch.
Riconciliazione automatica in Xero. Poiché Crezco aggiorna lo stato della fattura in Xero quando i pagamenti si completano, non devi abbinare manualmente le transazioni bancarie alle fatture. I tuoi libri rimangono accurati senza il solito trambusto di fine mese.
Meno errori. Gli importi dei pagamenti fluiscono dai tuoi calcoli di royalty attraverso il CSV in Xero e poi a Crezco senza che nessuno riscritti un numero. La catena di dati è ininterrotta, il che significa che l’importo che il tuo autore riceve è esattamente quello che il tuo ciclo di royalty ha calcolato.
Costi inferiori. La maggior parte dei pagamenti tramite open banking nel Regno Unito sono gratuiti o molto economici rispetto ai servizi BACS bureau o ai trasferimenti internazionali. Per gli editori che elaborano dozzine di pagamenti ogni trimestre, i risparmi si accumulano rapidamente.
Gestione degli autori internazionali con Wise Business
Crezco funziona perfettamente per gli autori con sede nel Regno Unito con conti bancari domestici. Ma se pubblichi autori internazionali, avrai bisogno di una soluzione per i pagamenti transfrontalieri dove l’open banking non arriva.
Wise Business è l’opzione migliore qui. Puoi caricare un CSV di destinatari internazionali e importi, e Wise gestisce la conversione di valuta al tasso di mercato medio con commissioni trasparenti tipicamente tra lo 0,5% e l’1,5%. Per un pagamento di $500 a un autore estero, potrebbe costare $5 in commissioni rispetto a $30 o più tramite un bonifico bancario tradizionale.
Un approccio pratico è dividere il tuo CSV delle fatture in due gruppi: autori nel Regno Unito pagati tramite la pipeline Crezco e Xero, e autori internazionali pagati tramite Wise Business. Le opzioni di download nel tuo software di royalty lo rendono semplice. Puoi saperne di più sulle strategie di pagamento in bulk nel nostro articolo dedicato sull’argomento.
Configurazione di Royalties HQ per questo flusso di lavoro
Se stai utilizzando Royalties HQ, il CSV delle fatture è già formattato per l’importazione in Xero pronto all’uso. Ogni detentore di diritti ottiene una fattura per ciclo di royalty e il CSV include una riga per fattura con il nome del contatto, l’importo e i dettagli di riferimento di cui Xero ha bisogno.
Il passaggio di configurazione fondamentale è assicurarsi che il campo “Xero Contact Name” di ciascun detentore di diritti in Royalties HQ corrisponda esattamente al nome del contatto fornitore in Xero. Questo è un requisito della funzione di importazione CSV di Xero, che abbina per nome anziché per codice conto. Ottieni i nomi corretti una volta e ogni importazione futura funzionerà senza intervento manuale. Puoi trovare tutti i dettagli nella nostra documentazione delle fatture.
Una volta sincronizzati i tuoi nomi, l’intero flusso dal ciclo di royalty agli autori pagati impiega minuti anziché ore. Se stai valutando come questo si adatta a un flusso di lavoro di royalty più ampio, scarica la nostra guida gratuita per uno sguardo completo alla moderna gestione delle royalty.
Renderlo parte della tua routine
I migliori flussi di lavoro di pagamento sono quelli a cui non devi pensare. Stabilisci una pianificazione coerente legata ai tuoi periodi di royalty. Il giorno dopo aver finalizzato un ciclo di royalty, esporta le fatture, importale in Xero ed esegui il batch di Crezco. Diventa una lista di controllo di dieci minuti invece di un progetto di mezza giornata.
Per uno sguardo più approfondito a come Xero si adatta al quadro generale delle royalty, leggi la nostra guida all’integrazione delle royalty con Xero. E se stai ancora valutando le opzioni del software di royalty, la nostra guida completa alla gestione delle royalty copre l’intero panorama di strumenti e flussi di lavoro disponibili agli editori oggi.
I pagamenti in bulk di Crezco tramite Xero danno agli editori del Regno Unito qualcosa che in passato richiedeva un costoso software BACS bureau o un tedioso banking manuale: pagamenti rapidi, accurati e in batch agli autori con riconciliazione automatica. L’infrastruttura di open banking è già lì. L’esportazione CSV dal tuo software di royalty si collega direttamente. Tutto quello che devi fare è connettere i pezzi.
