Este artigo faz parte do nosso Guia Completo de Gestão de Royalties.
Se você é um editor do Reino Unido que paga autores após cada período de royalties, provavelmente conhece a rotina. Você finaliza suas faturas, as exporta para o Xero e depois acessa seu banco para processar cada pagamento individualmente. Para um punhado de autores, isso é gerenciável. Para 30 ou mais, isso se torna uma tarde inteira copiando códigos de classificação, verificando valores e aguardando prompts de autenticação. Tem que haver uma maneira melhor.
E há. Ao combinar Xero com Crezco, você pode transformar esse monte de faturas aprovadas em um único pagamento em lote processado por meio de open banking. Sem portal bancário. Sem transferências manuais. Sem redigitar valores que você já calculou.
O que o Crezco realmente faz
Crezco é uma plataforma de pagamento baseada no Reino Unido construída sobre open banking, a infraestrutura que permite que terceiros autorizados iniciem pagamentos diretamente da sua conta bancária. Em vez de fazer login no seu banco e digitar cada transferência, Crezco lê suas faturas pendentes no Xero e permite que você as pague todas de uma vez.
A distinção importante é que Crezco não é uma carteira ou um serviço de transferência de dinheiro. Ele se conecta diretamente ao seu banco por meio do framework de open banking regulado pela FCA. Seus fundos nunca ficam em uma conta de terceiros. Eles se movem diretamente do seu banco para as contas de seus autores em uma única etapa.
Para editores, isso significa que você pode processar pagamentos em lote do Crezco para todos os seus autores no tempo que leva para aprovar um lote. Sem mais alternar entre abas do navegador ou se preocupar com números de conta digitados incorretamente.
O pipeline de pagamento completo
Aqui está como o fluxo se encaixa do início ao fim. Depois que você entender a cadeia, verá que a maior parte do trabalho manual desaparece.
Etapa 1: Gere faturas em seu software de royalties. Após concluir seu período de royalties, gere uma fatura por detentor de direitos. O valor da fatura é calculado automaticamente com base no total líquido dos saldos da conta de cada detentor de direitos, incluindo quaisquer adiantamentos ou ajustes transportados de períodos anteriores.
Etapa 2: Exporte faturas como CSV. Baixe todas as faturas como um único arquivo CSV. Você terá opções para excluir detentores de direitos cuja situação de pagamento está definida como “pausado”, para que você não crie acidentalmente faturas para autores em espera.
Etapa 3: Importe o CSV para o Xero. Carregue o CSV em Business > Bills to Pay > Import. O Xero corresponde cada linha a um contato do fornecedor pelo nome e cria as faturas correspondentes. Por isso é crítico manter os nomes de contatos sincronizados entre seu software de royalties e Xero. Os nomes devem corresponder exatamente.
Etapa 4: Conecte o Crezco ao Xero. Se ainda não fez isso, vincule sua conta Crezco ao Xero. O Crezco puxará automaticamente todas as suas faturas não pagas.
Etapa 5: Aprove e pague o lote. No Crezco, selecione as faturas que deseja pagar, revise o lote e autorize o pagamento. O open banking cuida do resto. Os pagamentos saem diretamente de sua conta bancária, e o Crezco marca as faturas como pagas no Xero.
É nessa última etapa que acontece a verdadeira mágica. Como o Crezco se comunica com seu banco e Xero por meio de APIs, a reconciliação acontece automaticamente. Quando os pagamentos são compensados, eles aparecem como transações correspondidas no Xero sem você fazer nada.
Por que o open banking vence as transferências manuais
Os benefícios dessa abordagem vão além de economizar tempo, embora a economia de tempo por si só seja significativa.
Não é necessário fazer login no banco. Você autoriza o pagamento por meio da conexão open banking do Crezco, o que significa que você não faz login no portal web do seu banco. Isso elimina o atrito dos prompts de autenticação multifator, timeouts de sessão e interfaces bancárias desajeitadas que nunca foram projetadas para processamento em lote.
Reconciliação automática no Xero. Como o Crezco atualiza o status da fatura no Xero quando os pagamentos são compensados, você não precisa corresponder manualmente as transações bancárias às faturas. Seus livros ficam precisos sem a habitual confusão de final de mês.
Menos erros. Os valores de pagamento fluem de seus cálculos de royalties através do CSV para o Xero e depois para o Crezco sem que ninguém redigite um número. A cadeia de dados é ininterrupta, o que significa que o valor que seu autor recebe é exatamente o que seu período de royalties calculou.
Custos mais baixos. A maioria dos pagamentos de open banking no Reino Unido são gratuitos ou de custo muito baixo comparado aos serviços de bureau BACS ou transferências internacionais. Para editores que processam dezenas de pagamentos a cada trimestre, a economia se acumula rapidamente.
Lidando com autores internacionais com Wise Business
Crezco funciona brilhantemente para autores baseados no Reino Unido com contas bancárias domésticas. Mas se você publica autores internacionais, precisará de uma solução para pagamentos transfronteiriços onde o open banking não chega.
Wise Business é a opção mais forte aqui. Você pode fazer upload de um CSV de destinatários internacionais e valores, e o Wise cuida da conversão de moeda à taxa de mercado médio com taxas transparentes normalmente entre 0,5% e 1,5%. Para um pagamento de $500 a um autor no exterior, isso pode custar $5 em taxas versus $30 ou mais por meio de uma transferência bancária tradicional.
Uma abordagem prática é dividir seu CSV de faturas em dois grupos: autores do Reino Unido pagos por meio do pipeline Crezco e Xero, e autores internacionais pagos por meio do Wise Business. As opções de download em seu software de royalties tornam isso simples. Você pode aprender mais sobre estratégias de pagamento em lote em nosso post dedicado sobre o tópico.
Configurando Royalties HQ para este fluxo de trabalho
Se você está usando Royalties HQ, o CSV de faturas já está formatado para importação do Xero pronto para uso. Cada detentor de direitos recebe uma fatura por período de royalties, e o CSV inclui uma linha por fatura com o nome do contato, valor e detalhes de referência que o Xero precisa.
A etapa de configuração chave é garantir que o campo “Xero Contact Name” de cada detentor de direitos no Royalties HQ corresponda exatamente ao nome do contato do fornecedor no Xero. Este é um requisito da funcionalidade de importação CSV do Xero, que corresponde por nome em vez de código de conta. Acerte os nomes uma vez e cada importação futura funcionará sem intervenção manual. Você pode encontrar os detalhes completos em nossa documentação de faturas.
Depois que seus nomes estiverem sincronizados, todo o fluxo do período de royalties ao pagamento dos autores leva minutos em vez de horas. Se você está avaliando como isso se encaixa em um fluxo de trabalho de royalties mais amplo, baixe nosso guia gratuito para uma visão completa da gestão moderna de royalties.
Tornando-o parte de sua rotina
Os melhores fluxos de trabalho de pagamento são aqueles que você não precisa pensar. Defina um cronograma consistente vinculado aos seus períodos de royalties. No dia seguinte ao término de um período de royalties, exporte as faturas, importe-as para o Xero e execute o lote do Crezco. Isso se torna uma lista de verificação de dez minutos em vez de um projeto de meio período.
Para uma análise mais profunda de como o Xero se encaixa no panorama mais amplo de royalties, leia nosso guia de integração de royalties do Xero. E se você ainda está avaliando opções de software de royalties, nosso guia completo de gestão de royalties cobre todo o panorama de ferramentas e fluxos de trabalho disponíveis para editores atualmente.
Pagamentos em lote do Crezco por meio do Xero dão aos editores do Reino Unido algo que costumava exigir software de bureau BACS caro ou transferências bancárias tediosas: pagamentos rápidos, precisos e em lote para autores com reconciliação automática. A infraestrutura de open banking já está lá. A exportação de CSV do seu software de royalties se conecta diretamente a ela. Tudo o que você precisa fazer é conectar as peças.
