Tento článek je součástí našeho Kompletního průvodce správou autorských poplatků.
Jste-li britským vydavatelem, který vyplácí autory po každém běhu výpočtu royaltií, pravděpodobně znáte tu rutinu. Zfinalizujete své účty, exportujete je do Xera a pak se přihlásíte do své banky, abyste zpracovali každou platbu jednotlivě. Když máte několik autorů, je to zvládnutelné. Když máte 30 nebo více, stane se z toho celé odpoledne strávené kopírováním kódů poboček, kontrolou částek a čekáním na ověřovací výzvy. Musí existovat lepší způsob.
Existuje. Kombinací Xera a Crezco můžete proměnit vaši hromadu schválených účtů v jednu hromadnou platbu zpracovanou přes otevřené bankovnictví. Žádný bankovní portál. Žádné ruční přenosy. Žádné opětovné zadávání částek, které jste již vypočítali.
Co Crezco vlastně dělá
Crezco je britská platební platforma postavená na otevřeném bankovnictví, infrastruktuře, která autorizovaným třetím stranám umožňuje zahájit platby přímo z vašeho bankovního účtu. Místo přihlášení do své banky a zadávání každého přenosu si Crezco přečte vaše nezaplacené účty v Xeru a umožní vám zaplatit je všechny najednou.
Důležité rozlišení je, že Crezco není peněženka nebo služba převodu peněz. Připojuje se přímo k vaší bance prostřednictvím rámce otevřeného bankovnictví regulovaného FCA. Vaše prostředky se nikdy nezadržují na účtu třetí strany. Přesunují se přímo z vaší banky na účty vašich autorů v jednom kroku.
Pro vydavatele to znamená, že můžete zpracovat hromadné platby přes Crezco pro všechny své autory v čase, který trvá schválení jedné dávky. Žádné přepínání mezi kartami prohlížeče nebo obavy z chybně napsaných čísel účtů.
Kompletní platební pipeline
Zde je návod, jak se pracovní postup skládá od začátku do konce. Jakmile pochopíte řetězec, uvidíte, že většina ruční práce zmizí.
Krok 1: Generujte účty ve vašem softwaru pro správu royaltií. Po dokončení běhu výpočtu royaltií vygenerujte jeden účet na každého majitele práv. Částka účtu se automaticky vypočítá na základě čistého součtu zůstatků na výpisu každého majitele práv, včetně všech záloh nebo úprav přenesených z předchozích období.
Krok 2: Exportujte účty jako CSV. Stáhněte si všechny účty jako jeden soubor CSV. Budete mít možnost vyloučit majitele práv, jejichž stav platby je nastaven na “pozastaveno”, takže náhodně nevytváříte účty pro autory, kterí jsou ve čekací lhůtě.
Krok 3: Importujte CSV do Xera. Nahrajte CSV pod Business > Bills to Pay > Import. Xero porovná každý řádek s kontaktem dodavatele podle jména a vytvoří odpovídající účty. Proto je kritické udržovat názvy kontaktů synchronizované mezi vaším softwarem pro správu royaltií a Xerem. Názvy se musí shodovat přesně.
Krok 4: Připojte Crezco k Xeru. Pokud jste tak ještě neučinili, propojte svůj účet Crezco s Xerem. Crezco automaticky načte všechny vaše nezaplacené účty.
Krok 5: Schvalte a zaplaťte dávku. V Crezco vyberte účty, které chcete zaplatit, zkontrolujte dávku a autorizujte platbu. Otevřené bankovnictví se postará o zbytek. Platby jdou přímo z vašeho bankovního účtu a Crezco označí účty v Xeru jako zaplacené.
V tomto posledním kroku se děje opravdová kouzelnost. Protože Crezco komunikuje jak s vaší bankou, tak s Xerem prostřednictvím API, sesouhlasování se děje automaticky. Když se platby vyrovnají, objeví se jako spárované transakce v Xeru bez vašeho přičinění.
Proč je otevřené bankovnictví lepší než ruční přenosy
Výhody tohoto přístupu jdou za hranice úspory času, ačkoli jsou úspory času samy o sobě významné.
Není vyžadován přístup do banky. Autorizujete platbu prostřednictvím připojení otevřeného bankovnictví Crezco, což znamená, že se vůbec nepřihlašujete na webový portál vaší banky. Tím se eliminuje tření z více ověřovacích výzev, vypršení relace a neohrabaných bankovních rozhraní, která nikdy nebyla navržena pro hromadné zpracování.
Automatické sesouhlasování v Xeru. Protože Crezco aktualizuje stav účtu v Xeru při vyrovnání plateb, nemusíte ručně párovat bankovní transakce s účty. Vaše knihy zůstávají přesné bez obvyklého závěrečného měsíčního shonu.
Méně chyb. Částky plateb tečou z vašich výpočtů royaltií přes CSV do Xera a poté do Crezco bez toho, aby někdo znovu zadaval číslo. Řetězec dat je nepřerušený, což znamená, že částka, kterou váš autor obdrží, je přesně to, co vypočítala vaše běh royaltií.
Nižší náklady. Většina plateb otevřeným bankovnictvím ve Velké Británii je zdarma nebo velmi levná ve srovnání se službami BACS bureau nebo mezinárodními převody. Pro vydavatele zpracovávající desítky plateb každé čtvrtletí se úspory rychle nahromadí.
Práce s mezinárodními autory pomocí Wise Business
Crezco funguje nádherně pro britské autory s domácími bankovními účty. Ale pokud vydáváte mezinárodní autory, budete potřebovat řešení pro přeshraniční platby, kam se otevřené bankovnictví nedostane.
Wise Business je zde nejsilnější volbou. Můžete nahrát CSV mezinárodních příjemců a částek a Wise se postará o konverzi měny za střední tržní kurz s transparentními poplatky obvykle mezi 0,5 % a 1,5 %. Za platbu 500 $ zahraničnímu autorovi by to mohlo stát 5 $ na poplatcích oproti 30 $ nebo více přes tradiční bankovní převod.
Praktický přístup je rozdělit vaši CSV účtů do dvou skupin: britští autoři vyplácení prostřednictvím kanálu Crezco a Xero a mezinárodní autoři vyplácení prostřednictvím Wise Business. Možnosti stažení ve vašem softwaru pro správu royaltií to usnadňují. Více se dozvíte o strategiích hromadných plateb v našem dedikovaném příspěvku na toto téma.
Nastavení Royalties HQ pro tento pracovní postup
Pokud používáte Royalties HQ, je CSV účtů již z krabice formátován pro import do Xera. Každý majitel práv obdrží jeden účet za běh royaltií a CSV obsahuje jeden řádek na účet s názvem kontaktu, částkou a detaily odkazu, které Xero potřebuje.
Klíčovým krokem nastavení je zajistit, aby pole “Xero Contact Name” každého majitele práv v Royalties HQ přesně odpovídalo jejich jménu kontaktu dodavatele v Xeru. Toto je požadavek funkce importu CSV v Xeru, která se shoduje spíše podle jména než kódu účtu. Jakmile si názvy správně nastavíte jednou, každý budoucí import bude fungovat bez ručního zásahu. Podrobné informace naleznete v naší dokumentaci účtů.
Jakmile jsou vaše názvy synchronizovány, celý tok od běhu royaltií k vyplaceným autorům trvá minuty místo hodin. Pokud vyhodnocujete, jak se to vejde do širšího pracovního postupu royaltií, stáhněte si náš bezplatný průvodce pro úplný přehled moderní správy royaltií.
Začlenění do vaší rutiny
Nejlepší pracovní postupy pro platby jsou ty, o kterých nemusíte přemýšlet. Nastavte konzistentní harmonogram vázaný na vaše periody royaltií. Den poté, co finalizujete běh royaltií, exportujte účty, importujte je do Xera a spusťte dávku Crezco. Stane se z toho deseti minutová kontrolní seznam místo celodenního projektu.
Podrobnější pohled na to, jak se Xero vejde do širší mapy royaltií, naleznete v našem průvodci integrací Xero royalty. A pokud si stále vybíráte mezi možnostmi softwaru pro správu royaltií, náš kompletní průvodce správou royaltií pokrývá celou škálu dostupných nástrojů a pracovních postupů pro vydavatele dnes.
Hromadné platby Crezco prostřednictvím Xera dávají britským vydavatelům něco, co dříve vyžadovalo drahý software BACS bureau nebo únavné ruční bankovnictví: rychlé, přesné hromadné platby autorům s automatickým sesouhlasením. Infrastruktura otevřeného bankovnictví už existuje. CSV export z vašeho softwaru pro správu royaltií se do něj přímo připojuje. Vše, co musíte udělat, je připojit součásti.
