Den här artikeln är en del av vår Kompletta guide till royaltyhantering.
Om du är en brittisk förläggare som betalar författare efter varje royaltykörning vet du förmodligen rutinen väl. Du slutför dina räkningar, exporterar dem till Xero och loggar sedan in i din bank för att behandla varje betalning individuellt. För en handfull författare är detta hanterbart. För 30 eller fler blir det en hel eftermiddag av att kopiera sorteringskoder, kontrollera belopp och vänta på autentiseringsprompter. Det måste finnas ett bättre sätt.
Det finns det. Genom att kombinera Xero med Crezco kan du omvandla den högen av godkända räkningar till en enda batchbetalning som behandlas via öppen bankverksamhet. Ingen bankportal. Inga manuella överföringar. Ingen återinmatning av belopp som du redan har beräknat.
Vad Crezco faktiskt gör
Crezco är en brittisk betalningsplattform byggd på öppen bankverksamhet, infrastrukturen som gör det möjligt för auktoriserade tredje parter att initiera betalningar direkt från ditt bankkonto. Istället för att logga in i din bank och skriva in varje ��verföring läser Crezco dina utestående räkningar i Xero och låter dig betala dem alla på en gång.
Det viktiga att förstå är att Crezco inte är en plånbok eller en pengöverföringstjänst. Det ansluter direkt till din bank genom ramverket för öppen bankverksamhet som regleras av FCA. Dina medel förblir aldrig på ett tredjepartskonto. De flyttas direkt från din bank till dina författares konton i ett enda steg.
För förläggare innebär detta att du kan behandla Crezco batchbetalningar för alla dina författare på den tid det tar att godkänna en batch. Ingen mer växling mellan webbläsarflikar eller oro för felskrivna kontonummer.
Den fullständiga betalningsflödet
Här är hur arbetsflödet passar ihop från början till slut. När du förstår kedjan kommer du att se att det mesta av det manuella arbetet försvinner.
Steg 1: Generera räkningar i din royaltyprogramvara. Efter att ha slutfört din royaltykörning genererar du en räkning per rättighetsinnehavare. Räkningsbeloppet beräknas automatiskt baserat på nettosumman av varje rättighetsinnehavares kontoutdrag, inklusive eventuella framskott eller justeringar från tidigare perioder.
Steg 2: Exportera räkningar som en CSV-fil. Ladda ned alla räkningar som en enda CSV-fil. Du har alternativ för att exkludera rättighetsinnehavare vars betalningsstatus är inställd på “pausad”, så du skapar inte av misstag räkningar för författare som är på väntlista.
Steg 3: Importera CSV-filen till Xero. Ladda upp CSV-filen under Business > Bills to Pay > Import. Xero matchar varje rad till en leverantörkontakt efter namn och skapar motsvarande räkningar. Det är därför det är kritiskt att hålla kontaktnamnen synkroniserade mellan din royaltyprogramvara och Xero. Namnen måste matcha exakt.
Steg 4: Anslut Crezco till Xero. Om du inte redan har gjort det länkar du ditt Crezco-konto till Xero. Crezco hämtar alla dina obetalda räkningar automatiskt.
Steg 5: Godkänn och betala batchmedlet. I Crezco väljer du de räkningar du vill betala, granskar batchmedlet och godkänner betalningen. Öppen bankverksamhet hanterar resten. Betalningarna går direkt från ditt bankkonto, och Crezco markerar räkningarna som betalda i Xero.
Det sista steget är där den verkliga magien händer. Eftersom Crezco kommunicerar med både din bank och Xero via API:er sker avstämningen automatiskt. När betalningarna är genomförda visas de som matchade transaktioner i Xero utan att du lyfter ett finger.
Varför öppen bankverksamhet slår manuella överföringar
Fördelarna med detta tillvägagångssätt går bortom tidsbesparingar, även om tidsbesparingarna i sig är betydande.
Ingen banklogin krävs. Du godkänner betalningen genom Crezcos anslutning för öppen bankverksamhet, vilket innebär att du inte loggar in på din banks webbportal alls. Detta eliminerar friktionen från flerfaktorsautentiseringsprompter, sessionstimeouts och opraktiska bankgränssnitt som aldrig var utformade för batchbehandling.
Automatisk avstämning i Xero. Eftersom Crezco uppdaterar räkningsstatus i Xero när betalningarna är genomförda behöver du inte manuellt matcha banktransaktioner till räkningar. Dina böcker förblir korrekta utan det vanliga slutet på månaden scramble.
Färre fel. Betalningsbeloppen flödar från dina royaltyberäkningar genom CSV-filen till Xero och sedan till Crezco utan att någon skriver in en siffra igen. Datakedan är obruten, vilket betyder att det belopp din författare får är exakt vad din royaltykörning beräknade.
Lägre kostnader. De flesta öppna bankbetalningar i Storbritannien är gratis eller mycket låg kostnad jämfört med BACS-byråtjänster eller internationella överföringar. För förläggare som behandlar dussintals betalningar varje kvartal summeras sparandet snabbt.
Hantering av internationella författare med Wise Business
Crezco fungerar utmärkt för brittiska författare med inhemska bankkonton. Men om du publicerar internationella författare behöver du en lösning för gränsöverskridande betalningar där öppen bankverksamhet inte nå.
Wise Business är det starkaste alternativet här. Du kan ladda upp en CSV-fil med internationella mottagare och belopp, och Wise hanterar valutakonverteringen till mitten-marknadskursen med transparenta avgifter vanligtvis mellan 0,5% och 1,5%. För en $500-betalning till en utländsk författare kan det kosta $5 i avgifter jämfört med $30 eller mer genom en traditionell banköverföring.
Ett praktiskt tillvägagångssätt är att dela din räknings-CSV i två grupper: brittiska författare som betals genom Crezco- och Xero-pipelinen, och internationella författare som betals genom Wise Business. Hämtningsalternativen i din royaltyprogramvara gör detta enkelt. Du kan läsa mer om strategi för batchbetalningar i vårt dedikerade inlägg om ämnet.
Ställa in Royalties HQ för detta arbetsflöde
Om du använder Royalties HQ är räknings-CSV redan formaterad för Xero-import direkt från lådan. Varje rättighetsinnehavare får en räkning per royaltykörning, och CSV-filen innehåller en rad per räkning med kontaktnamn, belopp och referensdetaljer som Xero behöver.
Det viktigaste inställningssteget är att se till att varje rättighetsinnehavares fält “Xero Contact Name” i Royalties HQ matchar deras leverantörkontaktnamn i Xero exakt. Det här är ett krav på Xeros CSV-importfunktion, som matchar på namn snarare än kontonummer. Få namnen rätt en gång och varje framtida import fungerar utan manuell inblandning. Du kan hitta fullständiga detaljer i vår räkningsdokumentation.
När dina namn är synkroniserade tar hela flödet från royaltykörning till betalda författare minuter istället för timmar. Om du utvärderar hur detta passar in i ett bredare royaltyarbetsflöde, ladda ned vår kostnadsfria guide för en fullständig överblick över modernt royaltyhantering.
Gör det till en del av din rutin
De bästa betalningsarbetsflödena är de du inte behöver tänka på. Sätt ett konsistent schema kopplat till dina royaltyperioder. Dagen efter att du slutfört en royaltykörning exporterar du räkningarna, importerar dem till Xero och kör Crezco-batchmedlet. Det blir en tio-minuters checklista istället för ett halvdagsprojekt.
För en djupare titt på hur Xero passar in i den bredare royaltibilden, läs vår Xero royaltyintegrations guide. Och om du fortfarande väger royaltyprogramvarualternativ kan vår kompletta guide till royaltyhantering täcka det fullständiga landskapet av verktyg och arbetsflöden som är tillgängliga för förläggare idag.
Crezco batchbetalningar genom Xero ger brittiska förläggare något som tidigare krävde dyr BACS-byråprogramvara eller tråkigt manuell bankverksamhet: snabba, korrekta batchförfattarbetalningar med automatisk avstämning. Infrastrukturen för öppen bankverksamhet finns redan där. CSV-exporten från din royaltyprogramvara pluggar direkt in i den. Allt du behöver göra är att ansluta bitarna.
