Denne artikkelen er del av vår Komplette guide til royaltyforvaltning.
Hvis du er en britisk utgiver som betaler forfattere etter hver royaltykjøring, kjenner du sannsynligvis rutinen. Du ferdigstiller fakturaene dine, eksporterer dem til Xero, og logger deretter inn i banken din for å behandle hver betaling individuelt. For en håndfull forfattere er dette håndterbart. For 30 eller flere blir det en hel ettermiddag med å kopiere sorteringskoder, kontrollere beløp og vente på autentiseringsforsøk. Det må finnes en bedre måte.
Det finnes. Ved å kombinere Xero med Crezco kan du gjøre en stabel med godkjente fakturaer om til en enkelt gruppebetaling behandlet gjennom åpen bankvirksomhet. Ingen bankportal. Ingen manuelle overføringer. Ingen gjeninnføring av beløp du allerede har beregnet.
Hva Crezco faktisk gjør
Crezco er en UK-basert betalingsplattform bygget på åpen bankvirksomhet, infrastrukturen som lar autoriserte tredjeparter starte betalinger direkte fra bankkontoen din. I stedet for å logge inn i banken og skrive inn hver overføring, leser Crezco dine utestående fakturaer i Xero og lar deg betale dem alle på én gang.
Den viktige forskjellen er at Crezco ikke er en lommebok eller en pengeoverføringstjeneste. Den kobler seg direkte til banken din gjennom det åpne bankrammeverket regulert av FCA. Midlene dine sitter aldri på en tredjeparts konto. De går rett fra banken din til forfatternes kontoer i ett enkelt trinn.
For utgivere betyr dette at du kan behandle Crezco-gruppbetalinger for alle dine forfattere på den tiden det tar å godkjenne en batch. Ikke mer bytte mellom nettleserfaner eller bekymring for feilstavet kontonummer.
Den fullstendige betalingspipeline
Slik passer arbeidsflyten sammen fra start til slutt. Når du forstår kjeden, ser du at det meste av det manuelle arbeidet forsvinner.
Trinn 1: Generer fakturaer i royaltyprogrammet ditt. Etter at du har fullført royaltykjøringen din, genererer du én faktura per rettighetshaver. Fakturabeløpet beregnes automatisk basert på nettotalen av hver rettighetshavers kontosaldo, inkludert eventuelle forskuddsbetalinger eller justeringer som blir overført fra tidligere perioder.
Trinn 2: Eksporter fakturaer som CSV. Last ned alle fakturaer som en enkelt CSV-fil. Du vil ha alternativer for å ekskludere rettighetshavere hvis betalingsstatus er satt til “paused”, slik at du ikke ved et uhell oppretter fakturaer for forfattere på hold.
Trinn 3: Importer CSV-filen til Xero. Last opp CSV-filen under Business > Bills to Pay > Import. Xero samsvarer hver rad med en leverandørkontakt etter navn og oppretter de tilsvarende fakturaene. Dette er grunnen til at det er kritisk å holde kontaktnavn synkronisert mellom royaltyprogrammet og Xero. Navnene må samsvare nøyaktig.
Trinn 4: Koble Crezco til Xero. Hvis du ikke allerede har gjort det, knytter du Crezco-kontoen din til Xero. Crezco vil trekke inn alle dine ubetalte fakturaer automatisk.
Trinn 5: Godkjenn og betal batchen. I Crezco velger du fakturaene du vil betale, gjennomgår batchen, og autoriserer betalingen. Åpen bankvirksomhet håndterer resten. Betalingene går direkte ut fra bankkontoen din, og Crezco merker fakturaene som betalt i Xero.
Det siste trinnet er hvor den virkelige magien skjer. Fordi Crezco snakker med både banken og Xero gjennom APIer, skjer avstemmingen automatisk. Når betalingene tømmes, vises de som samsvarende transaksjoner i Xero uten at du løfter en finger.
Hvorfor åpen bankvirksomhet slår manuelle overføringer
Fordelene med denne tilnærmingen går utover tidsbesparelse, selv om tidsbesparelsen alene er betydelig.
Ingen bankinnlogging nødvendig. Du autoriserer betalingen gjennom Crezcos åpne bankforbindelse, noe som betyr at du ikke logger inn i bankens nettportal i det hele tatt. Dette eliminerer friheten for flerfaktor-autentiseringsforsøk, sesjonstidsavbrudd og dårlig utformede bankgrensesnitt som aldri var designet for gruppbehandling.
Automatisk avstemming i Xero. Fordi Crezco oppdaterer fakturastatusen i Xero når betalingene tømmes, trenger du ikke manuelt å samsvare banktransaksjoner med fakturaer. Bøkene dine forblir nøyaktige uten det vanlige slutten av måneden.
Færre feil. Betalingsbeløpene flyter fra royaltyberegningene dine gjennom CSV-filen til Xero og deretter til Crezco uten at noen skriver inn et tall på nytt. Datakjeden er ubrutt, noe som betyr at beløpet forfatteren din mottar er nøyaktig det som royaltykjøringen din beregnet.
Lavere kostnader. De fleste åpne bankbetalinger i Storbritannia er gratis eller svært lave kostnader sammenlignet med BACS-byråtjenester eller internasjonale ledninger. For utgivere som behandler dusinvis av betalinger hvert kvartal, øker sparepengene raskt.
Håndtering av internasjonale forfattere med Wise Business
Crezco fungerer utmerket for UK-baserte forfattere med innenlandske bankkontoer. Men hvis du publiserer internasjonale forfattere, trenger du en løsning for grenseoverskridende betalinger der åpen bankvirksomhet ikke når.
Wise Business er det sterkeste alternativet her. Du kan laste opp en CSV med internasjonale mottakere og beløp, og Wise håndterer valutakonvertering til midtmarkedskursen med transparente gebyrer typisk mellom 0,5 % og 1,5 %. For en $500-betaling til en forfattere i utlandet, kan det koste $5 i gebyrer mot $30 eller mer gjennom en tradisjonell bankoverføring.
En praktisk tilnærming er å dele fakturaene din CSV i to grupper: UK-forfattere betalt gjennom Crezco og Xero-pipelinen, og internasjonale forfattere betalt gjennom Wise Business. Nedlastingsalternativene i royaltyprogrammet ditt gjør dette enkelt. Du kan lese mer om strategier for gruppebetaling i vårt dedikerte innlegg om emnet.
Oppsett av Royalties HQ for denne arbeidsflyten
Hvis du bruker Royalties HQ, er fakturaenes CSV allerede formatert for Xero-import som standard. Hver rettighetshaver får én faktura per royaltykjøring, og CSV-filen inkluderer én rad per faktura med kontaktnavn, beløp og referansedetaljer som Xero trenger.
Oppsettet nøkkeltrinn er å sikre at hver rettighetshavers “Xero Contact Name”-felt i Royalties HQ samsvarer nøyaktig med deres leverandørkontaktnavn i Xero. Dette er et krav i Xeros CSV-importfunksjon, som samsvarer etter navn i stedet for kontonummer. Få navnene rett en gang og hver fremtidig import vil fungere uten manuell intervensjon. Du kan finne alle detaljer i vår fakturasdokumentasjon.
Når navnene dine er synkronisert, tar hele flyten fra royaltykjøring til betalte forfattere minutter i stedet for timer. Hvis du evaluerer hvordan dette passer inn i en bredere royaltyarbeidsflyt, last ned vår gratis guide for et fullstendig blikk på moderne royaltyforvaltning.
Gjør det til en del av rutinen din
De beste betalingsarbeidsflyten er de du ikke trenger å tenke på. Sett en konsistent tidsplan knyttet til royaltyperiodene dine. Dagen etter at du har ferdigstilt en royaltykjøring, eksporterer du fakturaene, importerer dem til Xero, og kjører Crezco-batchen. Det blir en ti-minutters sjekkliste i stedet for et halvdags prosjekt.
For et dypere blikk på hvordan Xero passer inn i det bredere royaltybilledet, les vår Xero royalty-integrasjonguide. Og hvis du fortsatt veier royaltyprogramalternativer, dekker vår komplette guide til royaltyforvaltning hele landskapet av verktøy og arbeidsflyter som er tilgjengelig for utgivere i dag.
Crezco-gruppbetalinger gjennom Xero gir britiske utgivere noe som tidligere krevde dyr BACS-byråprogramvare eller kjedelig manuell bankvirksomhet: rask, nøyaktig gruppeforfatterbetalinger med automatisk avstemming. Åpen bankinfrastruktur er allerede der. CSV-eksporten fra royaltyprogrammet ditt plugger direkte inn i den. Alt du trenger å gjøre er å koble sammen bitene.
