Este artículo forma parte de nuestra Guía Completa de Gestión de Regalías.
Si eres editor del Reino Unido que paga a los autores después de cada período de regalías, probablemente conozcas la rutina. Finalizas tus facturas, las exportas a Xero y luego inicias sesión en tu banco para procesar cada pago individualmente. Para un puñado de autores, esto es manejable. Para 30 o más, se convierte en una tarde completa copiando códigos de clasificación, verificando importes y esperando mensajes de autenticación. Tiene que haber una forma mejor.
La hay. Al combinar Xero con Crezco, puedes convertir esa pila de facturas aprobadas en un único pago por lotes procesado a través de banca abierta. Sin portal bancario. Sin transferencias manuales. Sin volver a introducir importes que ya has calculado.
Lo que Crezco realmente hace
Crezco es una plataforma de pagos basada en el Reino Unido construida sobre banca abierta, la infraestructura que permite a terceros autorizados iniciar pagos directamente desde tu cuenta bancaria. En lugar de iniciar sesión en tu banco e introducir cada transferencia, Crezco lee tus facturas pendientes en Xero y te permite pagarlas todas a la vez.
La distinción importante es que Crezco no es una cartera ni un servicio de transferencia de dinero. Se conecta directamente a tu banco a través del marco de banca abierta regulado por la FCA. Tus fondos nunca permanecen en una cuenta de terceros. Se mueven directamente de tu banco a las cuentas de tus autores en un único paso.
Para los editores, esto significa que puedes procesar pagos por lotes de Crezco para todos tus autores en el tiempo que lleva aprobar un lote. Sin más cambios entre pestañas del navegador ni preocupaciones por números de cuenta mal escritos.
La cadena de pagos completa
Así es como el flujo de trabajo encaja de principio a fin. Una vez que entiendas la cadena, verás que la mayor parte del trabajo manual desaparece.
Paso 1: Genera facturas en tu software de regalías. Después de completar tu período de regalías, genera una factura por titular de derechos. El importe de la factura se calcula automáticamente en función del total neto de los saldos de la declaración de cuenta de cada titular de derechos, incluidos los anticipos o ajustes heredados de períodos anteriores.
Paso 2: Exporta facturas como CSV. Descarga todas las facturas como un único archivo CSV. Tendrás opciones para excluir titulares de derechos cuyo estado de pago esté establecido como “pausado”, para que no estés creando accidentalmente facturas para autores en espera.
Paso 3: Importa el CSV en Xero. Carga el CSV en Business > Facturas por Pagar > Importar. Xero relaciona cada fila con un contacto proveedor por nombre y crea las facturas correspondientes. Por eso es crítico mantener los nombres de contacto sincronizados entre tu software de regalías y Xero. Los nombres deben coincidir exactamente.
Paso 4: Conecta Crezco a Xero. Si aún no lo has hecho, vincula tu cuenta de Crezco a Xero. Crezco extraerá todas tus facturas impagadas automáticamente.
Paso 5: Aprueba y paga el lote. En Crezco, selecciona las facturas que quieres pagar, revisa el lote y autoriza el pago. La banca abierta se encarga del resto. Los pagos salen directamente de tu cuenta bancaria, y Crezco marca las facturas como pagadas en Xero.
En ese último paso es donde ocurre la magia real. Porque Crezco se comunica tanto con tu banco como con Xero a través de APIs, la conciliación ocurre automáticamente. Cuando los pagos se liquidan, aparecen como transacciones relacionadas en Xero sin que tengas que levantar un dedo.
Por qué la banca abierta supera las transferencias manuales
Los beneficios de este enfoque van más allá del ahorro de tiempo, aunque el ahorro de tiempo por sí solo es significativo.
No se requiere inicio de sesión bancario. Autorizas el pago a través de la conexión de banca abierta de Crezco, lo que significa que no estás iniciando sesión en el portal web de tu banco en absoluto. Esto elimina la fricción de los mensajes de autenticación multifactor, los tiempos de espera de sesión y las interfaces bancarias engorrosas que nunca fueron diseñadas para el procesamiento por lotes.
Conciliación automática en Xero. Porque Crezco actualiza el estado de la factura en Xero cuando los pagos se liquidan, no tienes que relacionar manualmente transacciones bancarias con facturas. Tus libros se mantienen precisos sin el habitual ajetreo de fin de mes.
Menos errores. Los importes de pago fluyen desde tus cálculos de regalías a través del CSV en Xero y luego a Crezco sin que nadie vuelva a escribir un número. La cadena de datos es ininterrumpida, lo que significa que el importe que recibe tu autor es exactamente lo que tu período de regalías calculó.
Costos más bajos. La mayoría de los pagos de banca abierta en el Reino Unido son gratuitos o muy económicos en comparación con los servicios de oficina BACS o los giros internacionales. Para editores que procesan docenas de pagos cada trimestre, los ahorros se acumulan rápidamente.
Gestión de autores internacionales con Wise Business
Crezco funciona brillantemente para autores basados en el Reino Unido con cuentas bancarias domésticas. Pero si publicas autores internacionales, necesitarás una solución para pagos transfronterizos donde la banca abierta no llega.
Wise Business es la opción más fuerte aquí. Puedes cargar un CSV de destinatarios internacionales e importes, y Wise se encarga de la conversión de divisas a la tasa de mercado medio con comisiones transparentes típicamente entre 0,5% y 1,5%. Para un pago de $500 a un autor en el extranjero, podría costar $5 en comisiones versus $30 o más a través de una transferencia bancaria tradicional.
Un enfoque práctico es dividir tu CSV de facturas en dos grupos: autores del Reino Unido pagados a través de la cadena Crezco y Xero, y autores internacionales pagados a través de Wise Business. Las opciones de descarga en tu software de regalías hacen esto sencillo. Puedes obtener más información sobre estrategias de pagos por lotes en nuestro artículo dedicado sobre el tema.
Configuración de Royalties HQ para este flujo de trabajo
Si estás usando Royalties HQ, el CSV de facturas ya está formateado para importación a Xero desde el principio. Cada titular de derechos obtiene una factura por período de regalías, y el CSV incluye una fila por factura con el nombre del contacto, el importe y los detalles de referencia que Xero necesita.
El paso clave de configuración es asegurar que el campo “Nombre de Contacto de Xero” de cada titular de derechos en Royalties HQ coincida exactamente con su nombre de contacto proveedor en Xero. Este es un requisito de la función de importación CSV de Xero, que relaciona por nombre en lugar de código de cuenta. Obtén los nombres correctos una vez y cada importación futura funcionará sin intervención manual. Puedes encontrar los detalles completos en nuestra documentación de facturas.
Una vez que tus nombres estén sincronizados, todo el flujo desde el período de regalías hasta autores pagados toma minutos en lugar de horas. Si estás evaluando cómo encaja esto en un flujo de trabajo de regalías más amplio, descarga nuestra guía gratuita para una vista completa de la gestión moderna de regalías.
Convertirlo en parte de tu rutina
Los mejores flujos de trabajo de pagos son aquellos en los que no tienes que pensar. Establece un cronograma consistente vinculado a tus períodos de regalías. El día después de finalizar un período de regalías, exporta las facturas, impórtalas en Xero y ejecuta el lote de Crezco. Se convierte en una lista de verificación de diez minutos en lugar de un proyecto de medio día.
Para un análisis más profundo de cómo Xero encaja en el panorama más amplio de regalías, lee nuestra guía de integración de regalías de Xero. Y si aún estás considerando opciones de software de regalías, nuestra guía completa de gestión de regalías cubre todo el panorama de herramientas y flujos de trabajo disponibles para los editores hoy.
Los pagos por lotes de Crezco a través de Xero brindan a los editores del Reino Unido algo que solía requerir software de oficina BACS costoso o operaciones bancarias manuales tediosas: pagos rápidos, precisos y por lotes a autores con conciliación automática. La infraestructura de banca abierta ya existe. La exportación CSV desde tu software de regalías se conecta directamente a ella. Todo lo que necesitas hacer es conectar las piezas.
