Dieser Artikel ist Teil unseres Kompletten Leitfadens zur Royalty-Verwaltung.
Wenn Sie ein britischer Verlag sind, der Autoren nach jedem Royalty-Durchlauf bezahlt, kennen Sie die Routine wahrscheinlich. Sie finalisieren Ihre Rechnungen, exportieren sie zu Xero und melden sich dann bei Ihrer Bank an, um jede Zahlung einzeln zu bearbeiten. Bei einer Handvoll Autoren ist dies machbar. Bei 30 oder mehr wird daraus ein ganzer Nachmittag voller Kopieren von Sortierungscodes, Überprüfen von Beträgen und Warten auf Authentifizierungsaufforderungen. Es muss einen besseren Weg geben.
Den gibt es. Durch die Kombination von Xero mit Crezco können Sie aus dem Stapel genehmigter Rechnungen eine einzelne Batch-Zahlung machen, die über Open Banking abgewickelt wird. Kein Bank-Portal. Keine manuellen Überweisungen. Keine erneute Eingabe von Beträgen, die Sie bereits berechnet haben.
Was Crezco wirklich tut
Crezco ist eine britische Zahlungsplattform, die auf Open Banking basiert – der Infrastruktur, die autorisierten Drittparteien ermöglicht, Zahlungen direkt von Ihrem Bankkonto einzuleiten. Anstatt sich bei Ihrer Bank anzumelden und jeden Transfer einzugeben, liest Crezco Ihre ausstehenden Rechnungen in Xero und ermöglicht es Ihnen, sie alle auf einmal zu bezahlen.
Der wichtige Unterschied ist, dass Crezco keine Geldbörse oder einen Geldtransferdienst darstellt. Es verbindet sich direkt mit Ihrer Bank über das von der FCA regulierte Open-Banking-Framework. Ihre Gelder verweilen niemals in einem Konto eines Drittanbieters. Sie fließen in einem einzigen Schritt direkt von Ihrer Bank auf die Konten Ihrer Autoren.
Für Verlage bedeutet dies, dass Sie Crezco-Batch-Zahlungen für alle Ihre Autoren in der Zeit bearbeiten können, die zum Genehmigen eines Batches erforderlich ist. Kein erneutes Wechseln zwischen Browser-Registern mehr und keine Sorgen um falsch eingegeben Kontonummern.
Die vollständige Zahlungspipeline
Hier erfahren Sie, wie der Workflow von Anfang bis Ende zusammenpasst. Wenn Sie die Abfolge verstehen, werden Sie sehen, dass ein Großteil der manuellen Arbeit verschwindet.
Schritt 1: Rechnungen in Ihrer Royalty-Software generieren. Nach Abschluss Ihres Royalty-Durchlaufs erstellen Sie eine Rechnung pro Rechteinhaber. Der Rechnungsbetrag wird automatisch basierend auf dem Nettosumme der Kontosalden jedes Rechteinhabers berechnet, einschließlich eventueller Vorschüsse oder Anpassungen aus früheren Perioden.
Schritt 2: Rechnungen als CSV exportieren. Laden Sie alle Rechnungen als einzelne CSV-Datei herunter. Sie haben die Möglichkeit, Rechteinhaber auszuschließen, deren Zahlungsstatus auf „paused" (pausiert) eingestellt ist, damit Sie nicht versehentlich Rechnungen für wartende Autoren erstellen.
Schritt 3: CSV in Xero importieren. Laden Sie die CSV unter Business > Bills to Pay > Import hoch. Xero gleicht jede Zeile mit einem Lieferantenkontakt nach Namen ab und erstellt die entsprechenden Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, die Kontaktnamen zwischen Ihrer Royalty-Software und Xero synchron zu halten. Die Namen müssen genau übereinstimmen.
Schritt 4: Crezco mit Xero verbinden. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, verknüpfen Sie Ihr Crezco-Konto mit Xero. Crezco ruft alle Ihre unbezahlten Rechnungen automatisch ab.
Schritt 5: Genehmigen und bezahlen Sie den Batch. In Crezco wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie bezahlen möchten, überprüfen den Batch und genehmigen die Zahlung. Open Banking kümmert sich um den Rest. Die Zahlungen gehen direkt von Ihrem Bankkonto aus, und Crezco markiert die Rechnungen in Xero als bezahlt.
In diesem letzten Schritt geschieht die echte Magie. Da Crezco über APIs mit Ihrer Bank und Xero spricht, erfolgt die Abstimmung automatisch. Wenn die Zahlungen eingehen, werden sie als abgeglichene Transaktionen in Xero angezeigt, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.
Warum Open Banking manuelle Überweisungen schlägt
Die Vorteile dieses Ansatzes gehen über die Zeiteinsparungen hinaus, obwohl die Zeiteinsparungen allein bereits erheblich sind.
Keine Bank-Anmeldung erforderlich. Sie genehmigen die Zahlung über Crezcos Open-Banking-Verbindung, was bedeutet, dass Sie sich überhaupt nicht in das Web-Portal Ihrer Bank anmelden. Dies beseitigt die Reibung durch Multi-Faktor-Authentifizierungsaufforderungen, Sitzungszeitüberschreitungen und unhandliche Bank-Interfaces, die niemals für die Batch-Verarbeitung konzipiert wurden.
Automatische Abstimmung in Xero. Da Crezco den Rechnungsstatus in Xero aktualisiert, wenn Zahlungen eingehen, müssen Sie Banktransaktionen nicht manuell mit Rechnungen abgleichen. Ihre Bücher bleiben genau, ohne das übliche Gedränge am Ende des Monats.
Weniger Fehler. Die Zahlungsbeträge fließen von Ihren Royalty-Berechnungen über die CSV in Xero und dann zu Crezco, ohne dass jemand eine Zahl erneut eingibt. Die Datenkette ist ungebrochen, was bedeutet, dass der Betrag, den Ihr Autor erhält, genau dem entspricht, was Ihr Royalty-Durchlauf berechnet hat.
Niedrigere Kosten. Die meisten Open-Banking-Zahlungen im Vereinigten Königreich sind kostenlos oder sehr kostengünstig im Vergleich zu BACS-Bureau-Diensten oder internationalen Überweisungen. Für Verlage, die jeden Quartal Dutzende von Zahlungen verarbeiten, addieren sich die Einsparungen schnell.
Umgang mit internationalen Autoren mit Wise Business
Crezco funktioniert hervorragend für in Großbritannien ansässige Autoren mit inländischen Bankkonten. Wenn Sie aber internationale Autoren veröffentlichen, benötigen Sie eine Lösung für grenzüberschreitende Zahlungen, die über Open Banking hinausgehen.
Wise Business ist hier die beste Option. Sie können eine CSV-Datei mit internationalen Empfängern und Beträgen hochladen, und Wise kümmert sich um die Währungsumrechnung zum Mittelsatz mit transparenten Gebühren, die normalerweise zwischen 0,5 % und 1,5 % liegen. Für eine Zahlung von 500 USD an einen ausländischen Autor könnte dies 5 USD an Gebühren kosten, im Vergleich zu 30 USD oder mehr durch einen traditionellen Bankdraht.
Ein praktischer Ansatz besteht darin, Ihre Rechnungs-CSV in zwei Gruppen aufzuteilen: britische Autoren, die über die Crezco- und Xero-Pipeline bezahlt werden, und internationale Autoren, die über Wise Business bezahlt werden. Die Download-Optionen in Ihrer Royalty-Software machen dies problemlos. Sie können mehr über Bulk-Payment-Strategien in unserem eigenen Beitrag zu diesem Thema erfahren.
Einrichten von Royalties HQ für diesen Workflow
Wenn Sie Royalties HQ verwenden, ist die Rechnungs-CSV bereits standardmäßig für den Xero-Import formatiert. Jeder Rechteinhaber erhält eine Rechnung pro Royalty-Durchlauf, und die CSV enthält eine Zeile pro Rechnung mit dem Kontaktnamen, dem Betrag und den Referenzdaten, die Xero benötigt.
Der wichtigste Einrichtungsschritt besteht darin, sicherzustellen, dass das Feld „Xero Contact Name" für jeden Rechteinhaber in Royalties HQ genau mit seinem Lieferantenkontaktnamen in Xero übereinstimmt. Dies ist eine Anforderung der CSV-Importfunktion von Xero, die nach Namen anstelle von Kontocode abgleicht. Wenn Sie die Namen einmal richtig einstellen, funktioniert jeder zukünftige Import ohne manuelles Eingreifen. Alle Details finden Sie in unserer Rechnungsdokumentation.
Sobald Ihre Namen synchronisiert sind, dauert der gesamte Fluss vom Royalty-Durchlauf bis zum Bezahlen der Autoren nur noch wenige Minuten statt Stunden. Wenn Sie evaluieren, wie dies in einen umfassenderen Royalty-Workflow passt, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter, um einen vollständigen Überblick über die moderne Royalty-Verwaltung zu erhalten.
Machen Sie es zu Ihrer Routine
Die besten Zahlungs-Workflows sind diejenigen, über die Sie nicht nachdenken müssen. Legen Sie einen konsistenten Zeitplan fest, der an Ihre Royalty-Perioden gebunden ist. Am Tag nach Abschluss eines Royalty-Durchlaufs exportieren Sie die Rechnungen, importieren sie in Xero und führen den Crezco-Batch aus. Es wird zu einer zehnminütigen Checkliste statt zu einem halbtägigen Projekt.
Für einen tieferen Einblick, wie Xero ins größere Royalty-Bild passt, lesen Sie unseren Xero-Royalty-Integrationsleitfaden. Und wenn Sie immer noch zwischen Royalty-Software-Optionen abwägen, behandelt unser kompletter Leitfaden zur Royalty-Verwaltung die gesamte Landschaft der für Verlage heute verfügbaren Tools und Workflows.
Crezco-Batch-Zahlungen über Xero geben britischen Verlegern etwas, das früher teure BACS-Bureau-Software oder mühsame manuelle Banking-Vorgänge erforderte: schnelle, genaue Batch-Zahlungen an Autoren mit automatischer Abstimmung. Die Open-Banking-Infrastruktur ist bereits vorhanden. Der CSV-Export aus Ihrer Royalty-Software schließt direkt daran an. Sie müssen nur die Teile verbinden.
