Ten artykuł jest częścią naszego Kompletnego przewodnika zarządzania tantiem.
Właśnie zakończyłeś serię obliczeń tantiem. Zeznania ze stanu konta każdego posiadacza praw zostały obliczone, zaliczki odliczone, a rachunki czekają na wysłanie. Teraz przychodzi część, która sprawia, że większość wydawców wzdycha: wprowadzanie tych liczb do oprogramowania księgowego. Jeśli nadal ręcznie wpisujesz każdy rachunek do Xero lub QuickBooks, wykonujesz niepotrzebną pracę i wprowadzasz błędy.
Lepsze podejście to eksport rachunków tantiem w formacie CSV. Jedno pobranie, jeden import, i każdy rachunek trafia do Twojego oprogramowania księgowego dokładnie tak, jak obliczono. Oto jak wygląda cały przepływ od początku do końca.
Co się dzieje po zakończeniu serii obliczeń tantiem
Seria obliczeń tantiem wykonuje ciężką pracę alokacji sprzedaży do właściwych posiadaczy praw na podstawie warunków ich umów. Po zakończeniu etapu alokacji tworzysz rachunki. Jeden rachunek jest generowany na posiadacza praw, a każdy rachunek reprezentuje sumę netto wszystkich zeznań ze stanu konta danego posiadacza praw.
Rachunek uwzględnia wszystko: dochody z tantiem, odliczane zaliczki, korekty i wszelkie salda pozostałe z poprzednich serii. Gdy rachunek jest tworzony, odzwierciedla rzeczywistą kwotę, którą jesteś winny danemu posiadaczowi praw za dany okres. Nie ma nic więcej do ręcznego obliczenia.
Pobieranie rachunków w formacie CSV
Po utworzeniu rachunków, ich eksport zajmuje około 30 sekund:
- Przejdź do Serie obliczeń w menu głównym.
- Kliknij nazwę serii obliczeń, którą właśnie ukończyłeś.
- Otwórz kartę Rachunki.
- Kliknij Pobierz wszystkie rachunki.
- W oknie dialogowym wybierz swoje opcje i kliknij Pobierz.
Plik CSV zawiera jeden wiersz na rachunek, co oznacza jeden wiersz na posiadacza praw. Każdy wiersz zawiera imię i nazwisko kontaktowe posiadacza praw, kwotę rachunku i istotne szczegóły odniesienia łączące go z serią obliczeń.
Przed pobraniem zobaczysz kilka opcji w oknie dialogowym formularza. Na przykład posiadacze praw ze statusem płatności “wstrzymany” są domyślnie wyłączeni z pliku CSV. Jest to przydatne, gdy autor poprosił Cię o tymczasowe wstrzymanie płatności lub czekasz na zaktualizowane dane bankowe. W razie potrzeby możesz zmienić to ustawienie.
Jakie pola znajdują się w pliku CSV
Plik CSV jest strukturyzowany tak, aby każdy wiersz dostarczył Twojemu oprogramowaniu księgowemu wszystkiego, czego potrzebuje do utworzenia rachunku dostawcy. Kluczowe pola to:
- Imię i nazwisko kontaktowe posiadacza praw (w ten sposób Twoje oprogramowanie księgowe dopasowuje rachunek do właściwego dostawcy)
- Kwota rachunku odzwierciedlająca sumę netto z zeznań ze stanu konta posiadacza praw
- Informacje referencyjne łączące rachunek z konkretną serią obliczeń
- Pola dat dla daty rachunku i daty wymagalności
Format jest celowo czysty. Nie ma dodatkowych kolumn do usunięcia lub przeformatowania. Dla użytkowników Xero w szczególności plik CSV jest już strukturyzowany tak, aby pasował do formatu importu rachunków Xero, dzięki czemu możesz go przesłać bez mapowania kolumn.
Import do Xero
Xero jest prawdopodobnie najczęstszym oprogramowaniem księgowym wśród niezależnych wydawców, a przepływ pracy CSV tutaj jest tak płynny, jak to tylko możliwe.
W Xero przejdź do Business > Bills to Pay > Import i prześlij swój plik CSV. Xero czyta każdy wiersz, dopasowuje nazwę kontaktu do istniejącego dostawcy i tworzy rachunek. Cały import zajmuje sekundy.
Jedyną rzeczą, którą musisz prawidłowo wykonać, jest dopasowanie nazwy kontaktu. Xero dopasowuje rachunki do dostawców po nazwie, a nie po ID. Zatem “Maria Lopez” w Twoim oprogramowaniu do obsługi tantiem musi być dokładnie “Maria Lopez” w Xero. Nie “M. Lopez”, nie “Maria López”. Dedykowane pole Nazwa kontaktu Xero w Twoim oprogramowaniu do obsługi tantiem ułatwia zarządzanie tym. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat ustawienia tej integracji, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący integracji Xero tantiem dla wydawców.
Import do QuickBooks
QuickBooks Online obsługuje importy rachunków w formacie CSV za pośrednictwem wbudowanego narzędzia importu lub zewnętrznych łączników. Proces jest podobny: prześlij plik CSV, zmapuj kolumny na pola QuickBooks (nazwa dostawcy, kwota, data) i pozwól mu utworzyć rachunki.
QuickBooks używa nazw dostawców do dopasowania, tak jak Xero używa nazw kontaktów. Upewnij się, że Twoi posiadacze praw istnieją jako dostawcy w QuickBooks przed importem. Jeśli konfigurację ustawiasz po raz pierwszy, utwórz wszystkich posiadaczy praw jako dostawców w jednej partii, aby przyszłe importy przebiegały sprawnie.
Plik CSV rachunków tantiem daje QuickBooks wszystko, czego potrzebuje, aby prawidłowo wypełnić każdy rachunek. Po zaimportowaniu rachunki pojawiają się w Twojej należności handlowej i są gotowe do płatności za pośrednictwem QuickBooks Bill Pay lub preferowanej metody. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego przepływu pracy, zapoznaj się z naszym przewodnikiem tantiem książek QuickBooks.
Import do FreeAgent
FreeAgent nie ma natywnego importu rachunków CSV w taki sam sposób jak Xero, ale istnieją wykonalne opcje. Możesz użyć API FreeAgent lub narzędzia integracji innej firmy, aby przesyłać rachunki z pliku CSV. Niektórzy wydawcy używają prostej automatyzacji, która czyta plik CSV i tworzy rachunki za pośrednictwem punktów końcowych API FreeAgent.
Nawet jeśli ostatecznie ręcznie wpiszesz rachunki w FreeAgent, plik CSV nadal zaoszczędzi Ci czas. Zamiast przełączać się między oprogramowaniem do obsługi tantiem a ekranem księgowym, masz jeden plik referencyjny z każdą kwotą, nazwą kontaktu i odniesieniem, które musisz mieć. Przekształca to zadanie z wielogodzinnego problemu w skupioną sesję 15-minutową.
Jak to eliminuje podwójne wprowadzanie danych
Główny problem w zarządzaniu tantiem w jednym systemie i księgowością w innym to przekazanie. Bez eksportu CSV ktoś z Twojego zespołu musi spojrzeć na każdy rachunek w oprogramowaniu do obsługi tantiem, przełączyć się na oprogramowanie księgowe i ponownie wpisać te same liczby. Każdy ręczny wpis to szansa na literówkę, transponowaną cyfrę lub całkowicie pominięty rachunek.
Przy przepływie pracy opartym na CSV liczby przepływają bezpośrednio z Twoich obliczeń tantiem do systemu księgowego. Kwota rachunku w QuickBooks lub Xero to ten sam numer, który obliczył Twoje oprogramowanie do obsługi tantiem. Nie ma interpretacji, nie ma różnic w zaokrągleniach, nie ma “myślę, że to było 1250 dolarów, ale pozwól mi sprawdzić”. Jeśli chcesz pobrać nasz bezpłatny przewodnik, zawiera on więcej sposobów na połączenie przepływów pracy tantiem i finansów bez duplikowania danych.
Dla wydawcy wypłacającego 40 posiadaczom praw co kwartał, oszczędza to godziny na okres tantiem i eliminuje całą kategorię problemów z uzgodnieniami.
Jak Royalties HQ obsługuje eksporty rachunków
Royalties HQ wbudowuje ten przepływ pracy w proces serii obliczeń. Po zakończeniu alokacji i kliknięciu Utwórz rachunki, jeden rachunek jest generowany na posiadacza praw na podstawie sum netto z ich zeznań ze stanu konta. Dokumentacja rachunków zawiera pełne szczegóły dotyczące sposobu obliczania rachunków, w tym wpływu zaliczek, korekt i salda przeniesionego.
Pobranie pliku CSV jest sformatowane do bezpośredniego importu do Xero, a system zawiera pole Nazwa kontaktu Xero w profilu każdego posiadacza praw, aby dopasowanie nazwy było niezawodne. Dla QuickBooks i innych narzędzi księgowych plik CSV zawiera czysty, jednoradiowy format, który łatwo mapuje na dowolny szablon importu.
Filtrowanie statusu płatności oznacza, że możesz automatycznie wyłączyć wstrzymanych posiadaczy praw z eksportu. A ponieważ każdy rachunek jest powiązany z konkretną serią obliczeń, Twoja ścieżka audytu jest jasna od obliczenia tantiem przez całą ścieżkę do wpisu księgowego.
Maksymalne wykorzystanie eksportów
Kilka małych nawyków sprawia, że ten przepływ pracy jest jeszcze bardziej niezawodny w miarę upływu czasu.
Ustawiaj posiadaczy praw w obu systemach jednocześnie. Gdy podpiszesz nowego autora, utwórz jego profil w oprogramowaniu do obsługi tantiem i dodaj go jako dostawcę lub sprzedawcę w oprogramowaniu księgowym tego samego dnia. Zapobiega to błędom importu w przyszłości.
Przeprowadź sprawdzenie pozycyjne po każdym imporcie. Wybierz losowo dwa lub trzy rachunki i sprawdź, czy kwota w oprogramowaniu księgowym odpowiada serii obliczeń tantiem. Po kilku udanych importach będziesz mieć pełne zaufanie do procesu, ale okazjonalna kontrola utrzyma Cię w czujności.
Zachowaj spójną konwencję nazewnictwa. Zdecyduj wcześnie, czy używasz nazw prawnych, pseudonimów czy nazw firm, i trzymaj się tego w obu systemach. Spójność tutaj to to, co czyni cały przepływ pracy CSV niezawodnym.
Przejście od ręcznego wpisywania danych do eksportu CSV to jedna z najprostszych zmian, którą może dokonać wydawca, i jedna z najwyższego poziomu wpływu. Przekształca żmudne, podatne na błędy zadanie w dwuminutowy upload pliku.
