Este artigo faz parte do nosso Guia Completo de Gestão de Royalties.
Você acabou de concluir uma execução de royalties. As declarações de contas de todos os detentores de direitos foram calculadas, os adiantamentos foram deduzidos e as faturas estão prontas para serem enviadas. Agora vem a parte que faz a maioria dos editores reclamar: colocar esses números no seu software de contabilidade. Se você ainda está digitando cada fatura no Xero ou QuickBooks manualmente, está fazendo um trabalho desnecessário e introduzindo erros no caminho.
A abordagem melhor é uma exportação CSV de faturas de royalties. Um download, uma importação, e toda fatura entra no seu software de contabilidade exatamente como foi calculada. Veja como funciona todo o fluxo do início ao fim.
O que acontece após a conclusão de uma execução de royalties
Uma execução de royalties faz o trabalho pesado de alocar vendas aos detentores de direitos corretos com base nos termos de seus contratos. Depois que a etapa de alocação está concluída, você cria as faturas. Uma fatura é gerada por detentor de direitos, e cada fatura representa o total líquido em todas as declarações de contas desse detentor de direitos.
A fatura leva em consideração tudo: ganhos de royalties, adiantamentos sendo recuperados, ajustes e qualquer saldo residual carregado de execuções anteriores. Quando uma fatura é criada, ela reflete o valor real que você deve a esse detentor de direitos pelo período. Não há nada deixado para calcular manualmente.
Baixando suas faturas como CSV
Depois que as faturas são criadas, exportá-las leva cerca de 30 segundos:
- Vá para Execuções de Royalties no menu principal.
- Clique no nome da execução de royalties que você acabou de concluir.
- Abra a aba Faturas.
- Clique em Baixar Todas as Faturas.
- No pop-up, escolha suas opções e clique em Baixar.
O arquivo CSV contém uma linha por fatura, o que significa uma linha por detentor de direitos. Cada linha inclui o nome de contato do detentor de direitos, o valor da fatura e os detalhes de referência relevantes vinculando-a à execução de royalties.
Antes de baixar, você verá algumas opções no formulário pop-up. Por exemplo, detentores de direitos com status de pagamento “pausado” são excluídos do CSV por padrão. Isso é útil quando um autor pediu que você segure os pagamentos temporariamente ou quando você está aguardando detalhes bancários atualizados. Você pode anular essa configuração se necessário.
Quais campos estão no CSV
O CSV é estruturado para que cada linha forneça ao seu software de contabilidade tudo o que precisa para criar uma fatura de fornecedor. Os campos principais incluem:
- Nome de contato do detentor de direitos (é assim que seu software de contabilidade relaciona a fatura ao fornecedor correto)
- Valor da fatura refletindo o total líquido das declarações de contas desse detentor de direitos
- Informações de referência vinculando a fatura à execução de royalties específica
- Campos de data para a fatura e data de vencimento
O formato é intencionalmente limpo. Não há colunas extras para remover ou reformatar. Para usuários do Xero especificamente, o CSV já é estruturado para corresponder ao formato de importação de faturas do Xero, para que você possa carregá-lo sem qualquer mapeamento de coluna.
Importando para o Xero
Xero é provavelmente o software de contabilidade mais comum entre editoras independentes, e o fluxo de trabalho CSV aqui é tão tranquilo quanto possível.
No Xero, navegue até Business > Bills to Pay > Import e carregue seu CSV. O Xero lê cada linha, relaciona o nome do contato a um fornecedor existente e cria uma fatura. Toda a importação leva segundos.
A única coisa que você precisa acertar é correspondência de nome de contato. O Xero relaciona faturas a fornecedores por nome, não por ID. Então “Maria Lopez” no seu software de royalties precisa ser exatamente “Maria Lopez” no Xero. Não “M. Lopez”, não “Maria López”. Um campo dedicado Xero Contact Name no seu software de royalties torna isso fácil de gerenciar. Para uma análise mais profunda sobre como configurar essa integração, leia nosso guia sobre integração de royalties Xero para editoras.
Importando para o QuickBooks
QuickBooks Online trata importações de faturas em CSV através de sua ferramenta de importação integrada ou através de conectores de terceiros. O processo é semelhante: carregue o CSV, mapeie as colunas para campos do QuickBooks (nome do fornecedor, valor, data) e deixe-o criar as faturas.
QuickBooks usa nomes de fornecedores para correspondência, assim como Xero usa nomes de contatos. Certifique-se de que seus detentores de direitos existem como fornecedores no QuickBooks antes de importar. Se você está configurando isso pela primeira vez, crie todos os seus detentores de direitos como fornecedores em um lote para que futuras importações funcionem sem problemas.
O CSV de faturas de royalties fornece ao QuickBooks o que precisa para preencher cada fatura corretamente. Uma vez importadas, as faturas aparecem em suas contas a pagar e estão prontas para pagamento através do QuickBooks Bill Pay ou seu método preferido. Para mais sobre esse fluxo de trabalho, veja nosso guia de royalties de livros do QuickBooks.
Importando para o FreeAgent
FreeAgent não possui uma importação de faturas CSV nativa da mesma forma que o Xero, mas há opções viáveis. Você pode usar a API do FreeAgent ou uma ferramenta de integração de terceiros para enviar faturas de um CSV. Alguns editores usam uma automação simples que lê o CSV e cria faturas através dos endpoints da API do FreeAgent.
Mesmo se você acabar inserindo faturas manualmente no FreeAgent, o CSV ainda economiza tempo. Em vez de alternar entre seu software de royalties e sua tela de contabilidade, você tem um único arquivo de referência com cada valor, nome de contato e referência que precisa. Reduz a tarefa de uma tarefa de várias horas para uma sessão focada de 15 minutos.
Como isso elimina entrada dupla
O problema central ao gerenciar royalties em um sistema e contabilidade em outro é a transferência. Sem uma exportação CSV, alguém da sua equipe precisa olhar para cada fatura no software de royalties, alternar para o software de contabilidade e digitar os mesmos números novamente. Cada entrada manual é uma chance para um erro de digitação, um dígito transposto ou uma fatura completamente perdida.
Com um fluxo de trabalho baseado em CSV, os números fluem diretamente de seus cálculos de royalties para seu sistema de contabilidade. O valor da fatura no QuickBooks ou Xero é o mesmo número que seu software de royalties calculou. Não há interpretação, não há diferenças de arredondamento, não há “acho que era $1.250 mas deixe-me verificar novamente”. Se você quiser baixar nosso guia gratuito, ele aborda mais formas de conectar seus fluxos de trabalho de royalties e financeiros sem entrada de dados duplicados.
Para uma editora pagando 40 detentores de direitos a cada trimestre, isso economiza horas por período de royalties e elimina uma categoria inteira de dores de cabeça de reconciliação.
Como Royalties HQ trata exportações de faturas
Royalties HQ incorpora esse fluxo de trabalho no processo de execução de royalties. Após a conclusão da alocação e você clicar em Criar Faturas, uma fatura é gerada por detentor de direitos com base nos totais líquidos de suas declarações de contas. A documentação de faturas cobre os detalhes completos de como as faturas são calculadas, incluindo como adiantamentos, ajustes e saldos carregados influenciam.
O download do CSV é formatado para importação direta no Xero, e o sistema inclui um campo Xero Contact Name no perfil de cada detentor de direitos para tornar a correspondência de nomes confiável. Para QuickBooks e outras ferramentas de contabilidade, o CSV fornece um formato limpo, uma linha por fatura, que mapeia facilmente para qualquer modelo de importação.
A filtragem de status de pagamento significa que você pode excluir automaticamente detentores de direitos pausados da exportação. E porque cada fatura está vinculada a uma execução de royalties específica, sua trilha de auditoria é clara desde o cálculo de royalties até a entrada de contabilidade.
Aproveitando ao máximo suas exportações
Alguns pequenos hábitos tornam esse fluxo de trabalho ainda mais confiável ao longo do tempo.
Configure seus detentores de direitos em ambos os sistemas ao mesmo tempo. Quando você assina um novo autor, crie seu perfil no seu software de royalties e adicione-o como fornecedor ou vendor no seu software de contabilidade no mesmo dia. Isso previne falhas de importação no futuro.
Faça uma verificação rápida após cada importação. Escolha dois ou três faturas aleatoriamente e verifique se o valor no seu software de contabilidade corresponde à execuç��o de royalties. Após algumas importações limpas, você terá plena confiança no processo, mas a verificação ocasional mantém você na linha.
Mantenha uma convenção de nomenclatura consistente. Decida cedo se você usa nomes legais, nomes de caneta ou nomes de empresa, e mantenha-se fiel a isso em ambos os sistemas. A consistência aqui é o que torna todo o fluxo de trabalho CSV confiável.
A mudança de entrada manual para exportação CSV é uma das mudanças mais simples que uma editora pode fazer, e uma das de maior impacto. Transforma uma tarefa tediosa e propensa a erros em um carregamento de arquivo de dois minutos.
