Tämä artikkeli on osa Complete Guide to Royalty Management -opasta.
Olet juuri päättänyt tekijänoikeuksien laskentajakson. Jokaisen oikeuksien haltijan tiliote on laskettu, ennakkomaksut on vähennetty, ja laskut ovat valmiita lähetettäviksi. Nyt tulee se osuus, joka saa useimmat kustantajat huokaisemaan: numeroiden siirtäminen kirjanpitoohjelmistoosi. Jos kirjoitat yhä jokaisen laskun käsin Xerolle tai QuickBooksille, teet turhaa työtä ja otat samalla riskejä virheistä.
Parempi tapa on käyttää tekijänoikeuksien laskujen CSV-vientiä. Yksi lataus, yksi tuonti, ja jokainen lasku päätyy kirjanpitoohjelmistoosi täsmälleen lasketulla tavalla. Tässä näet, miten koko prosessi toimii alusta loppuun.
Mitä tapahtuu tekijänoikeuksien laskentajakson jälkeen
Tekijänoikeuksien laskentajaksolla jaetaan myynti oikeille oikeuksien haltijoille heidän sopimusehtojensa perusteella. Kun jako on valmis, luot laskut. Jokaista oikeuksien haltijaa kohti luodaan yksi lasku, ja jokainen lasku edustaa nettosummaa kyseisen oikeuksien haltijan kaikista tiliotteista.
Laskuissa otetaan huomioon kaikki: tekijänoikeuksien tuotot, ennakkomaksujen takaisinperintä, oikaisut ja mikä tahansa edellisestä jaksosta siirtynyt saldo. Kun lasku on luotu, se heijastaa todellista summaa, jonka olet kyseiselle oikeuksien haltijalle jaksolle velkaa. Mitään ei tarvitse laskea käsin.
Laskujen lataaminen CSV-muodossa
Kun laskut on luotu, niiden vienti vie noin 30 sekuntia:
- Siirry päävalikosta Royalty Runs -kohtaan.
- Klikkaa juuri päättämäsi tekijänoikeuksien laskentajakson nimeä.
- Avaa Bills -välilehti.
- Klikkaa Download All Bills.
- Valitse asetuksesi ponnahdusikkunasta ja klikkaa Download.
CSV-tiedosto sisältää yhden rivin per lasku, mikä tarkoittaa yhtä riviä per oikeuksien haltija. Jokainen rivi sisältää oikeuksien haltijan yhteystiedon nimen, laskusumman ja tekijänoikeuksien laskentajaksoon liittyvät viitetiedot.
Ennen latausta näet ponnahdusikkunan lomakkeessa muutamia vaihtoehtoja. Esimerkiksi oikeuksien haltijat, joiden maksun status on “paused”, jätetään CSV-tiedostosta oletuksena pois. Tämä on hyödyllistä, kun kirjoittaja on pyytänyt sinua keskeyttämään maksut väliaikaisesti tai odottaessasi päivitettyjä pankkitietoja. Voit tarvittaessa ohittaa tämän asetuksen.
Mitä kenttiä CSV-tiedostossa on
CSV-tiedosto on järjestetty niin, että jokainen rivi sisältää kirjanpitoohjelmistolle kaiken, mitä se tarvitsee toimittajalle laskun luomiseen. Tärkeimmät kentät ovat:
- Oikeuksien haltijan yhteystiedon nimi (näin kirjanpitoohjelmistosi yhdistää laskun oikealle toimittajalle)
- Laskun summa, joka heijastaa nettosummaa kyseisen oikeuksien haltijan tiliotteista
- Viitetiedot, jotka yhdistävät laskun tiettyyn tekijänoikeuksien laskentajaksoon
- Päivämäärä kentät laskuille ja eräpäiville
Muoto on tarkoituksella selkeä. Ei ole ylimääräisiä sarakkeita, joita pitäisi poistaa tai muotoilla uudelleen. Xeron käyttäjille CSV on jo rakennettu Xeron laskujen tuontimuotoa vastaavaksi, joten voit ladata sen ilman sarakemääritysten tekemistä.
Tuonti Xeroon
Xero on todennäköisesti yleisin kirjanpitoohjelmisto riippumattomien kustantajien joukossa, ja CSV-prosessi toimii täällä mahdollisimman sujuvasti.
Xerossa siirry kohtaan Business > Bills to Pay > Import ja lataa CSV-tiedosto. Xero lukee jokaisen rivin, yhdistää yhteystiedon nimen olemassa olevaan toimittajaan ja luo laskun. Koko tuonti vie sekunteja.
Yksi asia, joka sinun täytyy tehdä oikein, on yhteystiedon nimen vastaavuus. Xero yhdistää laskut toimittajiin nimen, ei tunnuksen perusteella. Joten “Maria Lopez” tekijänoikeuksien ohjelmistossasi täytyy olla täsmälleen “Maria Lopez” Xerossa. Ei “M. Lopez”, ei “Maria López”. Omistautunut Xero Contact Name -kenttä tekijänoikeuksien ohjelmistossasi tekee tämän helpoksi hallita. Jos haluat syvemmin tutustua tähän integrointiin, lue opas Xero royalty integration for publishers.
Tuonti QuickBooksiin
QuickBooks Online käsittelee CSV-laskujen tuontia sisäänrakennetulla tuontityökalulla tai kolmannen osapuolen liitäntöjen kautta. Prosessi on samanlainen: lataa CSV-tiedosto, yhdistä sarakkeet QuickBooksin kenttiin (toimittaja nimi, summa, päivämäärä) ja anna sen luoda laskut.
QuickBooks käyttää toimittajien nimiä vastaavuuden löytämiseen, aivan kuten Xero käyttää yhteystiedon nimiä. Varmista, että oikeuksien haltijoisi ovat olemassa toimittajina QuickBooksissa ennen tuontia. Jos perustat tämän ensimmäisen kerran, luo kaikki oikeuksien haltijoita toimittajina kerralla, jotta tulevat tuonnit onnistuvat sujuvasti.
Tekijänoikeuksien laskujen CSV tarjoaa QuickBooksille sen, mitä se tarvitsee jokaisen laskun täyttämiseen oikein. Tuonnin jälkeen laskut näkyvät ostoveloissasi ja ovat valmiita maksua varten QuickBooks Bill Payn tai mieluiten käyttämäsi menetelmän kautta. Lisätietoja tästä prosessista saat oppaasta QuickBooks book royalties guide.
Tuonti FreeAgentiin
FreeAgent ei ole omaa CSV-laskujen tuontia samalla tavalla kuin Xero, mutta on käytössä olevia vaihtoehtoja. Voit käyttää FreeAgentin API:a tai kolmannen osapuolen integraatiotyökalua laskujen työntämiseen CSV-tiedostosta. Jotkut kustantajat käyttävät yksinkertaista automatisoitua ratkaisua, joka lukee CSV-tiedoston ja luo laskut FreeAgentin API-päätepisteiden kautta.
Vaikka lopulta syöttäisit laskut manuaalisesti FreeAgentiin, CSV-tiedosto säästää silti aikaasi. Sen sijaan, että hyppistelisit tekijänoikeuksien ohjelmiston ja kirjanpitoruudun välillä, sinulla on yksi viitetiedosto, jossa jokainen summa, yhteystiedon nimi ja viite näkyvät. Se lyhentää tehtävän monentuntisesta vaivasta 15 minuutin keskittyneeksi istunnoksi.
Kuinka tämä eliminoi kaksoiskirjauksen
Ydinongelmana tekijänoikeuksien hallinnassa yhdessä järjestelmässä ja kirjanpidossa toisessa on siirto. Ilman CSV-vientiä jonkun tiimissäsi täytyy katsoa jokaista laskua tekijänoikeuksien ohjelmistossa, siirtyä kirjanpitoohjelmistoon ja kirjoittaa samat numerot uudelleen. Jokainen manuaalinen merkintä on mahdollisuus kirjoitusvirheille, numeroin sekaantumiselle tai kokonaan unohtuneiden laskujen.
CSV-pohjaisella prosessilla numerot virtaavat suoraan tekijänoikeuksien laskelmistasi kirjanpitojärjestelmääsi. Laskusumma QuickBooksissa tai Xerossa on sama numero, jonka tekijänoikeuksien ohjelmistosi laski. Ei tulkintoja, ei pyöristyseroavaisuuksia, ei “luulen että se oli 1 250 dollaria mutta tarkistetaan varmaksi.” Jos haluat ladata ilmaisen oppaamme, se käy läpi lisää tapoja yhdistää tekijänoikeuksien ja taloudellisia työnkulkuja ilman kaksoiskirjauksia.
Kustantajille, jotka maksavat 40 oikeuksien haltijalle joka vuosineljännes, tämä säästää tunteja per tekijänoikeuksien jakso ja eliminoi kokonaisen kategorian täsmäytysongelmia.
Kuinka Royalties HQ käsittelee laskujen vientiä
Royalties HQ sisällyttää tämän prosessin tekijänoikeuksien laskentajakson prosessiin. Kun jako on valmis ja klikkaat Create Bills, yksi lasku luodaan oikeuksien haltijaa kohti heidän tiliotteistaan laskettujen nettosummien perusteella. Bills-dokumentaatio käsittelee laskujen laskemisen kaikki yksityiskohdat, mukaan lukien sen, kuinka ennakkomaksut, oikaisut ja siirtyneet saldot vaikuttavat.
CSV-lataus on muotoiltu suoraan Xeroon tuontia varten, ja järjestelmä sisältää Xero Contact Name -kentän jokaisen oikeuksien haltijan profiilissa nimen vastaavuuden luotettavaksi tekemiseksi. QuickBooksille ja muille kirjanpito-ohjelmistoille CSV tarjoaa selkeän yhden rivin per lasku -muodon, joka yhdistyy helposti mihin tahansa tuontimalliin.
Maksun status -suodatus tarkoittaa, että voit sulkea pois keskeytyneet oikeuksien haltijat viennistä automaattisesti. Ja koska jokainen lasku on linkitetty tiettyyn tekijänoikeuksien laskentajaksoon, auditointi on selkeä tekijänoikeuksien laskennasta kaikki tapa kirjanpito-merkintään.
Vientien hyödyntäminen parhaalla tavalla
Muutamat pienet tavat tekevät tämän prosessin entäkään luotettavammaksi ajan myötä.
Perustaessasi oikeuksien haltijoita molemmissa järjestelmissä samaan aikaan. Kun allekirjoitat uuden kirjoittajan, luo heidän profiili tekijänoikeuksien ohjelmistoosi ja lisää heidät toimittajana tai myyjänä kirjanpito-ohjelmistoosi samana päivänä. Tämä estää tuontivirheitä tulevaisuudessa.
Tarkista muutama lasku kunkin tuonnin jälkeen. Valitse satunnaisesti kaksi tai kolme laskua ja tarkista, että summa kirjanpito-ohjelmistossasi vastaa tekijänoikeuksien laskentajaksoa. Muutaman puhtaan tuonnin jälkeen sinulla on täysi varmuus prosessista, mutta satunnainen tarkastus pitää sinut rehellisesti.
Pidä nimikkeistö yhdenmukaisena. Päätä ajoissa, käytätkö laillisia nimiä, nimimerkiksi vai yrityksen nimiä, ja pidä niistä kiinni molemmissa järjestelmissä. Yhdenmukaisuus tässä on se, mikä tekee koko CSV-prosessista luotettavan.
Siirtyminen manuaalisesta merkinnästä CSV-vientiin on yksi yksinkertaisimmista muutoksista, jonka kustantaja voi tehdä, ja yksi korkeimman vaikutuksen muutoksista. Se muuttaa rasittavan, virheelle alttiiden tehtävän kahden minuutin tiedoston lataukseksi.
