Denne artikkelen er del av vår Komplett guide til royaltyforvaltning.
Du har nettopp fullført en royaltykjøring. Enhver rettighetsholders kontoutskrift har blitt beregnet, forskudd er trukket fra, og fakturaene ligger der klare til å sendes. Nå kommer den delen som får de fleste forleggere til å stønne: å få disse tallene inn i regnskapsprogramvaren din. Hvis du fortsatt skriver hver faktura manuelt inn i Xero eller QuickBooks, gjør du unødvendig arbeid og introduserer feil underveis.
Den bedre tilnærmingen er en royaltyregninger CSV-eksport. En nedlasting, én import, og hver faktura landet i regnskapsprogramvaren din nøyaktig som beregnet. Slik fungerer hele flyten fra start til slutt.
Hva som skjer etter at en royaltykjøring er fullført
En royaltykjøring gjør det tunge arbeidet med å fordele salg til de riktige rettighetsholderen basert på deres kontraktsbetingelser. Når tildelingsstadiet er gjort, oppretter du fakturaene. Én faktura genereres per rettighetsholder, og hver faktura representerer nettotalen på tvers av alle den rettighetsholderens kontoutskrifter.
Fakturaen tar hensyn til alt: royaltyinntekter, forskudd som blir gjenvunnet, justeringer og enhver restbalanse som overføres fra tidligere kjøringer. Når en faktura er opprettet, reflekterer den det faktiske beløpet du skylder den rettighetsholderen for perioden. Det er ingenting igjen å beregne manuelt.
Nedlasting av fakturaene dine som CSV
Når fakturaer er opprettet, tar eksportering omtrent 30 sekunder:
- Gå til Royaltykjøringer i hovedmenyen.
- Klikk på navnet på royaltykjøringen du nettopp fullførte.
- Åpne Fakturaer-fanen.
- Klikk Last ned alle fakturaer.
- I popup-vinduet velger du alternativene dine og klikker Last ned.
CSV-filen inneholder én rad per faktura, som betyr én rad per rettighetsholder. Hver rad inkluderer rettighetsholderens kontaktnavn, fakturabeløpet og de relevante referansedetaljene som knytter det tilbake til royaltykjøringen.
Før nedlasting vil du se noen alternativer i popup-skjemaet. For eksempel blir rettighetsholdern med betalingsstatus “pausert” som standard ekskludert fra CSV-en. Dette er nyttig når en forfatter har bedt deg om å holde tilbake betalinger midlertidig eller når du venter på oppdaterte bankdetaljer. Du kan overstyre denne innstillingen hvis nødvendig.
Hvilke felt som er i CSV-en
CSV-en er strukturert slik at hver rad gir regnskapsprogramvaren din alt den trenger for å opprette en leverandørfaktura. Nøkkelfeltene inkluderer:
- Kontaktnavn på rettighetsholderen (dette er hvordan regnskapsprogramvaren din matcher fakturaen til riktig leverandør)
- Fakturabeløp som reflekterer nettotalen fra den rettighetsholderens kontoutskrifter
- Referanseinformasjon som knytter fakturaen tilbake til den spesifikke royaltykjøringen
- Datofelt for fakturadato og forfallsdato
Formatet er bevisst enkelt. Det er ingen ekstra kolonner å fjerne eller formatere på nytt. For Xero-brukere spesielt er CSV-en allerede strukturert for å samsvare med Xeros fakturaimportformat, så du kan laste den opp uten noen kolonnetilordning.
Import til Xero
Xero er sannsynligvis det vanligste regnskapsprogrammet blant uavhengige forleggere, og CSV-arbeidsflyten her er like jevn som det blir.
I Xero navigerer du til Business > Bills to Pay > Import og laster opp CSV-filen din. Xero leser hver rad, matcher kontaktnavnet til en eksisterende leverandør og oppretter en faktura. Hele importen tar sekunder.
Det ene du må få riktig er kontaktnavn-matching. Xero matcher fakturaer til leverandører etter navn, ikke etter ID. Så “Maria Lopez” i royaltyprogram varen din må være nøyaktig “Maria Lopez” i Xero. Ikke “M. Lopez,” ikke “Maria López.” Et dedikert Xero-kontaktnavn-felt i royaltyprogramvaren din gjør det lett å administrere. For en dypere titt på oppsett av denne integrasjonen, les veiledningen vår om Xero royaltyintegrasjon for forleggere.
Import til QuickBooks
QuickBooks Online håndterer CSV-fakturaimporer gjennom sitt innebygde importverktøy eller gjennom tredjeparts koblinger. Prosessen er lik: last opp CSV-en, tilordne kolonnene til QuickBooks-felt (leverandørnavn, beløp, dato), og la det opprette fakturaene.
QuickBooks bruker leverandørnavn for matching, akkurat som Xero bruker kontaktnavn. Sørg for at rettighetsholdern din finnes som leverandører i QuickBooks før du importerer. Hvis du setter opp dette for første gang, opprett alle rettighetsholdern dine som leverandører i en samling slik at fremtidige importer går jevnt.
Royaltyregninger-CSV-en gir QuickBooks det den trenger for å fylle hver faktura riktig. Når den er importert, vises fakturaene i kontiene dine som skal betales og er klare for betaling gjennom QuickBooks Bill Pay eller din foretrukne metode. For mer om denne arbeidsflyten, se veiledningen vår om QuickBooks bokroyaliteter.
Import til FreeAgent
FreeAgent har ikke en innebodd CSV-fakturaexport på samme måte som Xero, men det finnes mulige alternativer. Du kan bruke FreeAgents API eller et tredjeparts integrasjonsverktøy for å skyve fakturaer inn fra en CSV. Noen forleggere bruker en enkel automatisering som leser CSV-en og oppretter fakturaer gjennom FreeAgents API-endepunkter.
Selv om du ender opp med å angi fakturaer manuelt i FreeAgent, sparer CSV-en deg fortsatt tid. I stedet for å hoppe mellom royaltyprogramvaren og regnskapsskjermen din, har du en enkelt referansefil med hvert beløp, kontaktnavn og referanse du trenger. Det reduserer oppgaven fra en flertimes gjøremål til en fokusert 15-minutters økt.
Hvordan dette eliminerer dobbelregistrering
Kjerneproblemet med å administrere royaltyene i ett system og regnskapet i et annet er handelen. Uten en CSV-eksport må noen på teamet ditt se på hver faktura i royaltyprogramvaren, bytte til regnskapsprogramvaren og skrive inn de samme tallene igjen. Hver manuell inntasting er en mulighet for en stavefeil, en transponert siffer eller en helt glemt faktura.
Med en CSV-basert arbeidsflyt flyter tallene direkte fra royaltyberegningene dine inn i regnskapssystemet ditt. Fakturabeløpet i QuickBooks eller Xero er det samme tallet som royaltyprogramvaren din beregnet. Det er ingen tolking, ingen avrundingsforskjeller, ingen “Jeg tror det var $1.250, men la meg dobbeltsjekke.” Hvis du vil laste ned veiledningen vår gratis, går den gjennom flere måter å koble royaltyen og finansarbeidsflyten sammen uten duplisering av data.
For en forlegger som betaler 40 rettighetsholdern hvert kvartal, sparer dette timer per royaltyperiode og eliminerer en helt kategori av avstemmingshodepine.
Hvordan Royalties HQ håndterer fakturaeksporer
Royalties HQ bygger denne arbeidsflyten inn i royaltykjøringsprosessen. Etter at tildelingen er fullført og du klikker Opprett fakturaer, genereres én faktura per rettighetsholder basert på nettotalene til deres kontoutskrifter. Fakturadokumentasjonen dekker alle detaljene om hvordan fakturaer beregnes, inkludert hvordan forskudd, justeringer og overførte saldoer påvirker beregningen.
CSV-nedlastingen er formatert for direkte import til Xero, og systemet inkluderer et Xero-kontaktnavn-felt på hver rettighetsholderens profil for å gjøre navnmatchingen pålitelig. For QuickBooks og andre regnskapsverktøy gir CSV-en et rent, én-rad-per-faktura-format som tilordnes lett til en hvilken som helst importmal.
Betalingsstatusfiltrering betyr at du automatisk kan ekskludere pauserte rettighetsholdern fra eksporten. Og fordi hver faktura knytter seg tilbake til en spesifikk royaltykjøring, er revisjonsstien din klar fra royaltyberegning helt gjennom til regnskapsposten.
Få det meste ut av eksportene dine
Noen få små vaner gjør denne arbeidsflyten enda mer pålitelig over tid.
Sett opp rettighetsholdern dine i begge systemer samtidig. Når du signerer en ny forfatter, opprett profilen deres i royaltyprogramvaren din og legg dem til som leverandør eller vedlikeholder i regnskapsprogramvaren din samme dag. Dette forhindrer importfeil senere.
Punktkontroll etter hver import. Velg to eller tre fakturaer tilfeldig og bekreft at beløpet i regnskapsprogramvaren din samsvarer med royaltykjøringen. Etter noen få reine importer vil du ha full tillit til prosessen, men den occasjonelle kontroll holder deg ærlig.
Hold en konsistent navngivningskonvensjon. Bestem tidlig om du bruker juridiske navn, pennenavn eller selskapsnavn, og hold deg til det på tvers av begge systemer. Konsistens her er det som gjør hele CSV-arbeidsflyten pålitelig.
Skiftet fra manuell inntasting til CSV-eksport er en av de enkleste endringene en forlegger kan gjøre, og en av de med høyest innvirkning. Det gjør en kjedelig, feilutsatt oppgave til en to-minutters filutlasting.
