Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Vous venez de terminer une période de calcul des redevances. La déclaration de compte de chaque titulaire de droits a été calculée, les avances ont été déduites, et les factures sont prêtes à être envoyées. Vient ensuite la partie qui fait grincer des dents la plupart des éditeurs : entrer ces chiffres dans votre logiciel comptable. Si vous tapez toujours chaque facture manuellement dans Xero ou QuickBooks, vous faites du travail inutile et vous introduisez des erreurs en cours de route.
La meilleure approche est un export CSV des factures de redevances. Un téléchargement, une importation, et chaque facture arrive dans votre logiciel comptable exactement comme calculée. Voici comment le flux complet fonctionne du début à la fin.
Ce qui se passe après qu’une période de calcul des redevances soit terminée
Une période de calcul des redevances fait le gros du travail en allouant les ventes aux bons titulaires de droits en fonction des termes de leurs contrats. Une fois l’étape d’allocation terminée, vous créez les factures. Une facture est générée par titulaire de droits, et chaque facture représente le total net de toutes les déclarations de compte de ce titulaire de droits.
La facture tient compte de tout : les gains en redevances, les avances en cours de recouvrement, les ajustements, et tout solde résiduel reporté des périodes précédentes. Au moment où une facture est créée, elle reflète le montant réel que vous devez à ce titulaire de droits pour la période. Il n’y a rien à calculer manuellement.
Télécharger vos factures en CSV
Une fois les factures créées, l’export prend environ 30 secondes :
- Allez à Royalty Runs dans le menu principal.
- Cliquez sur le nom de la période de calcul que vous venez de terminer.
- Ouvrez l’onglet Bills.
- Cliquez sur Download All Bills.
- Dans la fenêtre contextuelle, choisissez vos options et cliquez sur Download.
Le fichier CSV contient une ligne par facture, ce qui signifie une ligne par titulaire de droits. Chaque ligne inclut le nom de contact du titulaire de droits, le montant de la facture, et les détails de référence pertinents la reliant à la période de calcul.
Avant de télécharger, vous verrez quelques options dans le formulaire contextuel. Par exemple, les titulaires de droits avec un statut de paiement « paused » sont exclus du CSV par défaut. C’est utile quand un auteur vous a demandé de suspendre temporairement les paiements ou quand vous attendez des coordonnées bancaires mises à jour. Vous pouvez remplacer ce paramètre si nécessaire.
Quels champs se trouvent dans le CSV
Le CSV est structuré de façon à ce que chaque ligne fournisse à votre logiciel comptable tout ce dont il a besoin pour créer une facture fournisseur. Les champs clés incluent :
- Nom de contact du titulaire de droits (c’est comme ça que votre logiciel comptable associe la facture au bon fournisseur)
- Montant de la facture reflétant le total net des déclarations de compte de ce titulaire de droits
- Informations de référence reliant la facture à la période de calcul spécifique
- Champs de date pour la date de la facture et la date d’échéance
Le format est intentionnellement épuré. Il n’y a pas de colonnes supplémentaires à supprimer ou reformater. Pour les utilisateurs de Xero en particulier, le CSV est déjà structuré pour correspondre au format d’import des factures de Xero, vous pouvez donc le télécharger sans aucun mappage de colonnes.
Importer dans Xero
Xero est probablement le logiciel comptable le plus courant parmi les éditeurs indépendants, et le flux CSV ici est aussi fluide que possible.
Dans Xero, naviguez vers Business > Bills to Pay > Import et téléchargez votre CSV. Xero lit chaque ligne, associe le nom du contact à un fournisseur existant, et crée une facture. L’import complet prend quelques secondes.
La seule chose à bien faire est l’association des noms de contact. Xero associe les factures aux fournisseurs par nom, pas par ID. Donc « Maria Lopez » dans votre logiciel de redevances doit être exactement « Maria Lopez » dans Xero. Pas « M. Lopez », pas « Maria López ». Un champ dédié Xero Contact Name dans votre logiciel de redevances rend cela facile à gérer. Pour un examen plus approfondie de cette intégration, lisez notre guide sur l’intégration Xero pour les éditeurs.
Importer dans QuickBooks
QuickBooks Online gère les imports de factures CSV via son outil d’importation intégré ou via des connecteurs tiers. Le processus est similaire : téléchargez le CSV, mappez les colonnes aux champs QuickBooks (nom du fournisseur, montant, date), et laissez-le créer les factures.
QuickBooks utilise les noms de fournisseurs pour l’association, tout comme Xero utilise les noms de contacts. Assurez-vous que vos titulaires de droits existent en tant que fournisseurs dans QuickBooks avant d’importer. Si vous configurez cela pour la première fois, créez tous vos titulaires de droits en tant que fournisseurs en un lot afin que les futurs imports se fassent en douceur.
Le CSV des factures de redevances donne à QuickBooks ce dont il a besoin pour remplir correctement chaque facture. Une fois importées, les factures apparaissent dans vos comptes créditeurs et sont prêtes pour le paiement via QuickBooks Bill Pay ou votre méthode préférée. Pour plus de détails sur ce flux, consultez notre guide QuickBooks pour les redevances de livres.
Importer dans FreeAgent
FreeAgent n’a pas d’import de factures CSV natif de la même manière que Xero, mais il y a des options viables. Vous pouvez utiliser l’API de FreeAgent ou un outil d’intégration tiers pour envoyer les factures à partir d’un CSV. Certains éditeurs utilisent une simple automatisation qui lit le CSV et crée des factures via les points de terminaison de l’API de FreeAgent.
Même si vous finissez par entrer les factures manuellement dans FreeAgent, le CSV vous fait toujours gagner du temps. Au lieu de basculer entre votre logiciel de redevances et votre écran comptable, vous avez un seul fichier de référence avec chaque montant, nom de contact, et référence dont vous avez besoin. Cela réduit la tâche d’une corvée de plusieurs heures à une session ciblée de 15 minutes.
Comment cela élimine la double saisie
Le problème fondamental de la gestion des redevances dans un système et de la comptabilité dans un autre est la transmission. Sans un export CSV, quelqu’un dans votre équipe doit regarder chaque facture dans le logiciel de redevances, basculer vers le logiciel comptable, et taper les mêmes chiffres à nouveau. Chaque saisie manuelle est une chance de faire une faute de frappe, d’inverser un chiffre, ou de manquer complètement une facture.
Avec un flux basé sur CSV, les chiffres circulent directement de vos calculs de redevances vers votre système comptable. Le montant de la facture dans QuickBooks ou Xero est le même chiffre que votre logiciel de redevances a calculé. Il n’y a pas d’interprétation, pas de différences d’arrondi, pas de « je crois que c’était 1 250 $ mais laisse-moi vérifier ». Si vous voulez télécharger notre guide gratuit, il explique d’autres façons de connecter vos flux de redevances et financiers sans duplication de saisie de données.
Pour un éditeur payant 40 titulaires de droits par trimestre, cela économise des heures par période de calcul et élimine une catégorie entière de maux de tête de rapprochement.
Comment Royalties HQ gère les exports de factures
Royalties HQ intègre ce flux dans le processus de la période de calcul. Après qu’l’allocation soit complète et que vous cliquiez sur Create Bills, une facture est générée par titulaire de droits en fonction des totaux nets de leurs déclarations de compte. La documentation des factures couvre les détails complets de la façon dont les factures sont calculées, y compris la façon dont les avances, les ajustements, et les soldes reportés facteur.
Le téléchargement du CSV est formaté pour l’import direct dans Xero, et le système inclut un champ Xero Contact Name sur le profil de chaque titulaire de droits pour rendre l’association des noms fiable. Pour QuickBooks et d’autres outils comptables, le CSV fournit un format propre, une ligne par facture, qui se mappe facilement à n’importe quel modèle d’import.
Le filtrage du statut de paiement signifie que vous pouvez exclure automatiquement les titulaires de droits en pause de l’export. Et parce que chaque facture est liée à une période de calcul spécifique, votre piste d’audit est claire du calcul de redevances jusqu’à l’entrée comptable.
Tirer le meilleur parti de vos exports
Quelques petites habitudes rendent ce flux encore plus fiable au fil du temps.
Configurez vos titulaires de droits dans les deux systèmes en même temps. Quand vous signez un nouvel auteur, créez son profil dans votre logiciel de redevances et ajoutez-le en tant que fournisseur dans votre logiciel comptable le même jour. Cela prévient les défaillances d’import à l’avenir.
Vérifiez rapidement après chaque import. Choisissez deux ou trois factures au hasard et vérifiez que le montant dans votre logiciel comptable correspond à la période de calcul. Après quelques imports sans problème, vous aurez une confiance totale dans le processus, mais le contrôle occasionnel vous tient honnête.
Maintenez une convention de nommage cohérente. Décidez tôt si vous utilisez les noms légaux, les noms de plume, ou les noms de sociétés, et restez-y dans les deux systèmes. La cohérence ici est ce qui rend l’ensemble du flux CSV fiable.
Le passage de la saisie manuelle à l’export CSV est l’un des changements les plus simples qu’un éditeur puisse faire, et l’un des plus impactants. Il transforme une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs en un téléchargement de fichier de deux minutes.
