Bu makale, Telif Hakkı Yönetimine Tam Rehberimizin bir parçasıdır.
Az önce bir telif hakkı döngüsünü tamamladınız. Her hak sahibinin hesap beyanı hesaplanmış, avanslar düşülmüş ve faturalar gönderilmeye hazır durumda. Şimdi çoğu yayıncıyı ürküten kısım geliyor: bu sayıları muhasebe yazılımınıza girmek. Hala her faturayı Xero veya QuickBooks’a elle yazıyorsanız, gereksiz çalışma yapıyorsunuz ve bu işlem sırasında hatalar ortaya çıkarıyorsunuz.
Daha iyi bir yaklaşım telif hakkı faturalarının CSV dışa aktarımıdır. Bir indirme, bir içe aktarma ve her fatura muhasebe yazılımınıza tam olarak hesaplandığı şekilde girer. İşte başından sonuna kadar tüm akış nasıl çalışıyor.
Telif hakkı döngüsü tamamlandıktan sonra neler olur
Bir telif hakkı döngüsü, satışları sözleşme şartlarına dayalı olarak doğru hak sahiplerine tahsis etme ağır yükünü yapar. Tahsis aşaması tamamlandıktan sonra faturalar oluşturursunuz. Hak sahibi başına bir fatura oluşturulur ve her fatura o hak sahibinin tüm hesap beyanları arasındaki net toplamı temsil eder.
Fatura her şeyi hesaba katar: telif hakkı kazançları, tahsil edilen avanslar, düzeltmeler ve önceki döngülerden devredilen kalan bakiye. Fatura oluşturulduktan sonra, dönem boyunca o hak sahibine borçlu olduğunuz gerçek tutarı yansıtır. Elle hesaplanması gereken bir şey kalmaz.
Faturalarınızı CSV olarak indirme
Faturalar oluşturulduktan sonra, bunları dışa aktarmak yaklaşık 30 saniye sürer:
- Ana menüdeki Telif Hakkı Döngülerine gidin.
- Az önce tamamladığınız telif hakkı döngüsünün adını tıklayın.
- Faturalar sekmesini açın.
- Tüm Faturaları İndir seçeneğini tıklayın.
- Açılır pencerede seçeneklerinizi seçin ve İndir seçeneğini tıklayın.
CSV dosyası fatura başına bir satır içerir, bu da hak sahibi başına bir satır anlamına gelir. Her satır, hak sahibinin iletişim adını, fatura tutarını ve bunu telif hakkı döngüsüne bağlayan ilgili referans ayrıntılarını içerir.
İndirmeden önce, açılır pencere formunda birkaç seçenek göreceksiniz. Örneğin, ödeme durumu “duraklatıldı” olan hak sahipleri varsayılan olarak CSV’den hariç tutulur. Bu, bir yazar ödemeleri geçici olarak tutmayı istediğinde veya güncellenmiş banka detaylarını beklediğinizde yararlıdır. Gerekirse bu ayarı geçersiz kılabilirsiniz.
CSV’deki alanlar nelerdir
CSV, her satırın muhasebe yazılımınızın bir tedarikçi faturası oluşturmak için ihtiyaç duyduğu her şeyi sağlayacak şekilde yapılandırılmıştır. Ana alanlar şunları içerir:
- Hak sahibinin iletişim adı (muhasebe yazılımınızın faturayı doğru tedarikçiye eşlemesinin yolu budur)
- O hak sahibinin hesap beyanlarından gelen net toplamı yansıtan fatura tutarı
- Faturayı belirli telif hakkı döngüsüne bağlayan referans bilgileri
- Fatura ve son ödeme tarihi için tarih alanları
Format kasıtlı olarak temizdir. Çıkarmanız veya yeniden biçimlendirmeniz gereken ekstra sütun yoktur. Xero kullanıcıları için özellikle, CSV, Xero’nun fatura içe aktarma biçimiyle eşleşecek şekilde yapılandırılmıştır, böylece bunu herhangi bir sütun eşlemesi olmadan yükleyebilirsiniz.
Xero’ya aktarma
Xero muhtemelen bağımsız yayıncılar arasında en yaygın muhasebe yazılımıdır ve buradaki CSV iş akışı olabildiğince sorunsuztur.
Xero’da Business > Bills to Pay > Import seçeneğine gidin ve CSV’nizi yükleyin. Xero her satırı okur, iletişim adını mevcut bir tedarikçiye eşler ve bir fatura oluşturur. Tüm içe aktarma saniyeler içinde gerçekleşir.
Doğru almanız gereken tek şey iletişim adı eşlemesidir. Xero faturaları tedarikçilere ad ile eşler, kimlik ile değil. Yani telif hakkı yazılımınızdaki “Maria Lopez” tam olarak Xero’da “Maria Lopez” olması gerekir. “M. Lopez” değil, “Maria López” değil. Telif hakkı yazılımınızdaki özel bir Xero İletişim Adı alanı bunu yönetmeyi kolaylaştırır. Bu entegrasyon kurulumuna daha yakından bakmak için yayıncılar için Xero telif hakkı entegrasyonu rehberimizi okuyun.
QuickBooks’a aktarma
QuickBooks Online, CSV fatura içe aktarmayı yerleşik içe aktarma aracı veya üçüncü taraf bağlayıcılar aracılığıyla işler. İşlem benzerdir: CSV’yi yükleyin, sütunları QuickBooks alanlarına eşleyin (satıcı adı, tutar, tarih) ve fatura oluşturmasını sağlayın.
QuickBooks, eşleştirme için satıcı adlarını kullanır, tıpkı Xero iletişim adlarını kullandığı gibi. İçe aktarmadan önce hak sahiplerinin QuickBooks’ta satıcı olarak mevcut olduğundan emin olun. Bunu ilk kez kuruyorsanız, tüm hak sahibilerinizi bir seferde satıcı olarak oluşturun, böylece gelecekteki içe aktarmalar sorunsuz gider.
Telif hakkı faturalarının CSV’si, QuickBooks’un her faturayı doğru şekilde doldurmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlar. İçe aktarıldıktan sonra, faturalar alacak hesaplarınızda görünür ve QuickBooks Bill Pay veya tercih ettiğiniz yöntem aracılığıyla ödeme için hazırdır. Bu iş akışı hakkında daha fazla bilgi için QuickBooks kitap telif hakkı rehberimize bakın.
FreeAgent’a aktarma
FreeAgent, Xero’nın yaptığı şekilde yerel bir CSV fatura içe aktarma özelliğine sahip değildir, ancak uygulanabilir seçenekler vardır. FreeAgent’ın API’sini veya bir CSV’den faturaları iletmek için üçüncü taraf bir entegrasyon aracını kullanabilirsiniz. Bazı yayıncılar CSV’yi okuyan ve FreeAgent’ın API uç noktaları aracılığıyla faturaları oluşturan basit bir otomasyon kullanır.
FreeAgent’de faturları elle girmek zorunda kalsa bile, CSV yine de size zaman kazandırır. Telif hakkı yazılımınız ile muhasebe ekranınız arasında geçiş yapmak yerine, her tutar, iletişim adı ve ihtiyacınız olan referansa sahip tek bir referans dosyasına sahipsiniz. Görevi çok saatlik bir zahmetli işten odaklanmış 15 dakikalık bir oturuma dönüştürür.
Bunun çift giriş nasıl ortadan kaldırıyor
Telif haklarını bir sistemde ve muhasebeci diğerinde yönetmenin ana sorunu çıkartmadır. CSV dışa aktarımı olmadan, ekibinizdeki birinin telif hakkı yazılımında her faturaya bakması, muhasebe yazılımına geçmesi ve aynı sayıları tekrar yazması gerekir. Her manuel giriş bir yazım hatası, yer değiştirmiş bir rakam veya tamamen kaçırılmış bir fatura şansıdır.
CSV tabanlı bir iş akışıyla, sayılar doğrudan telif hakkı hesaplamalarından muhasebe sisteminize akar. QuickBooks veya Xero’daki fatura tutarı, telif hakkı yazılımınızın hesapladığı numarayla aynıdır. Hiçbir yorum yok, yuvarlama farklılığı yok, “sanırım $1,250 idi ama kontrol etmeme izin ver.” Ücretsiz rehberimizi indirmek istiyorsanız, telif hakkı ve finansal iş akışlarınızı yinelenen veri girişi olmadan bağlamak için daha fazla yolu aracılığıyla yürütülür.
Her çeyrek 40 hak sahibine ödeme yapan bir yayıncı için, bu telif hakkı dönemi başına saatleri tasarruf eder ve mutabakat baş ağrılarının tüm bir kategorisini ortadan kaldırır.
Royalties HQ fatura dışa aktarmalarını nasıl işler
Royalties HQ bu iş akışını telif hakkı döngüsü sürecine dahil eder. Tahsis tamamlandıktan sonra ve Fatura Oluştur seçeneğini tıkladıktan sonra, hak sahibi başına bir fatura, hesap beyanlarının net toplamlarına dayalı olarak oluşturulur. Faturalar belgeleri avansların, düzeltmelerin ve devredilen bakiyelerin nasıl hesaplandığı da dahil olmak üzere fatura hesaplamasının tüm ayrıntılarını kapsar.
CSV indirmesi Xero’ya doğrudan içe aktarma için biçimlendirilir ve sistem adı eşlemesini güvenilir hale getirmek için her hak sahibinin profilinde bir Xero İletişim Adı alanı içerir. QuickBooks ve diğer muhasebe araçları için, CSV herhangi bir içe aktarma şablonuna kolayca eşlenen temiz bir fatura başına bir satır biçimi sağlar.
Ödeme durumu filtreleme, duraklatılmış hak sahiplerini dışa aktarmadan otomatik olarak hariç tutmanız anlamına gelir. Ve her fatura belirli bir telif hakkı döngüsüne bağlı olduğundan, denetim iziniz telif hakkı hesaplamasından muhasebe girişine kadar açıktır.
İçe aktarmalarınızdan en iyi şekilde yararlanma
Birkaç küçük alışkanlık bu iş akışını zaman içinde daha da güvenilir hale getirir.
Hak sahiplerini her iki sistemde aynı anda ayarlayın. Yeni bir yazar imzaladığınızda, telif hakkı yazılımınızda profilini oluşturun ve aynı gün muhasebe yazılımınızda bunları bir tedarikçi veya satıcı olarak ekleyin. Bu, yolda içe aktarma başarısızlıklarını önler.
Her içe aktarmadan sonra kontrol edin. İki veya üç faturayı rastgele seçin ve muhasebe yazılımınızdaki tutarın telif hakkı döngüsüyle eşleştiğini doğrulayın. Birkaç temiz içe aktarmadan sonra, sürece tam güven duyacaksınız, ancak ara sıra kontrol sizi dürüst tutar.
Tutarlı bir adlandırma kuralı tutun. Yasal adları, sahte adları mı yoksa şirket adlarını mı kullanacağınıza karar verin ve her iki sistem arasında buna tutunun. Buradaki tutarlılık, tüm CSV iş akışını güvenilir kılan şeydir.
Elle giriş yapılı durumdan CSV dışa aktarmaya geçiş, bir yayıncının yapabileceği en basit değişikliklerden biridir ve en yüksek etki olanlardan biridir. Bunu zahmetli, hata eğilimli bir görevden iki dakikalık bir dosya yüklemesine dönüştürür.
