Den här artikeln är en del av vår Komplett guide till royaltyhantering.
Du har precis avslutat en royaltykörning. Varje rättighetsägares kontoutdrag har beräknats, förskott har dragits av, och fakturorna ligger där redo att skickas. Nu kommer den delen som får de flesta förlag att stöna: att få in dessa siffror i din bokföringsprogramvara. Om du fortfarande skriver in varje faktura i Xero eller QuickBooks för hand gör du onödigt arbete och introducerar fel på vägen.
Det bättre tillvägagångssättet är en royalty-faktura CSV-export. En nedladdning, en import, och varje faktura landar i din bokföringsprogramvara exakt som beräknat. Här är hur hela flödet fungerar från början till slut.
Vad händer efter att en royaltykörning är slutförd
En royaltykörning gör det tunga jobbet med att fördela försäljning till rätt rättighetsägare baserat på deras avtalsvillkor. När allokeringsstegen är klart skapar du fakturorna. En faktura genereras per rättighetsägare, och varje faktura representerar nettosumman över alla den rättighetsägarens kontoutdrag.
Fakturan tar hänsyn till allt: royaltyinkomster, förskott som återvinns, justeringar och eventuella återstående saldon från tidigare körningar. När en faktura skapas återspeglar den det faktiska belopp du är skyldig den rättighetsägaren för perioden. Det finns inget kvar att beräkna manuellt.
Ladda ner dina fakturor som CSV
När fakturorna är skapade tar det ungefär 30 sekunder att exportera dem:
- Gå till Royaltykörningar i huvudmenyn.
- Klicka på namnet på royaltykörningen du just slutförde.
- Öppna fliken Fakturor.
- Klicka på Ladda ner alla fakturor.
- I popup-fönstret väljer du dina alternativ och klickar på Ladda ner.
CSV-filen innehåller en rad per faktura, vilket betyder en rad per rättighetsägare. Varje rad innehåller rättighetsägarens kontaktnamn, fakturabelopp och relevanta referensdetaljer som kopplar den tillbaka till royaltykörningen.
Innan du laddar ner ser du några alternativ i popup-formuläret. Till exempel är rättighetsägare med betalningsstatus “pauserad” som standard uteslutna från CSV:n. Det här är användbart när en författare har bett dig att pausera betalningar tillfälligt eller när du väntar på uppdaterad bankuppgift. Du kan åsidosätta denna inställning om det behövs.
Vilka fält finns i CSV:n
CSV:n är strukturerad så att varje rad ger din bokföringsprogramvara allt den behöver för att skapa en leverantörsfaktura. Nyckelfälten inkluderar:
- Kontaktnamn på rättighetsägaren (så matchar din bokföringsprogramvara fakturan med rätt leverantör)
- Fakturabelopp som återspeglar nettosumman från den rättighetsägarens kontoutdrag
- Referensinformation som kopplar fakturan tillbaka till den specifika royaltykörningen
- Datumfält för fakturadatum och förfallodatum
Formatet är avsiktligt rent. Det finns inga extra kolumner att ta bort eller formatera om. För Xero-användare i synnerhet är CSV:n redan strukturerad för att matcha Xeros fakturaimportformat, så du kan ladda upp den utan någon kolumnmappning.
Importera till Xero
Xero är förmodligen den vanligaste bokföringsprogramvaran bland oberoende förlag, och CSV-arbetsflödet här är ungefär så smidigt som det kan bli.
I Xero navigerar du till Företag > Fakturor att betala > Importera och laddar upp din CSV. Xero läser varje rad, matchar kontaktnamnet mot en befintlig leverantör och skapar en faktura. Hela importen tar sekunder.
Det enda du behöver få rätt är kontaktnamnsmatchning. Xero matchar fakturor mot leverantörer efter namn, inte efter ID. Så “Maria Lopez” i din royaltyprogramvara måste vara exakt “Maria Lopez” i Xero. Inte “M. Lopez,” inte “Maria López.” Ett dedikerat Xero Contact Name-fält i din royaltyprogramvara gör detta lätt att hantera. För en djupare titt på hur du ställer in denna integrering läs vår guide om Xero royalty-integrering för förlag.
Importera till QuickBooks
QuickBooks Online hanterar CSV-fakturaimpporter genom sitt inbyggda importverktyg eller genom tredjepartskopplingar. Processen är likartad: ladda upp CSV:n, mappa kolumnerna till QuickBooks-fält (leverantörsnamn, belopp, datum) och låt den skapa fakturorna.
QuickBooks använder leverantörsnamn för matchning, precis som Xero använder kontaktnamn. Se till att dina rättighetsägare finns som leverantörer i QuickBooks innan du importerar. Om du ställer in detta för första gången skapar du alla dina rättighetsägare som leverantörer i en omgång så att framtida importer går smidigt.
Royalty-faktura CSV:n ger QuickBooks vad den behöver för att fylla i varje faktura korrekt. Efter import visas fakturorna i dina leverantörsreskontra och är redo för betalning genom QuickBooks Bill Pay eller din önskade metod. För mer om det här arbetsflödet se vår QuickBooks bokroyaltyguide.
Importera till FreeAgent
FreeAgent har ingen inbyggd CSV-fakturaImport på samma sätt som Xero, men det finns användbara alternativ. Du kan använda FreeAgents API eller ett tredjeparts-integreringsverktyg för att skicka in fakturor från en CSV. Vissa förlag använder en enkel automatisering som läser CSV:n och skapar fakturor genom FreeAgents API-slutpunkter.
Även om du slutligen manuellt anger fakturor i FreeAgent sparar CSV dig tid. I stället för att växla mellan din royaltyprogramvara och din bokföringsskärm har du en enda referensfil med alla belopp, kontaktnamn och referenser du behöver. Det gör uppgiften från en flertiminiga arbete till en fokuserad 15-minutersession.
Hur detta eliminerar dubbel inmatning
Kärnproblemet med att hantera royaltyerna i ett system och bokföringen i ett annat är övergången. Utan en CSV-export måste någon i ditt team titta på varje faktura i royaltyprogramvaran, växla till bokföringsprogramvaran och skriva samma siffror igen. Varje manuell inmatning är en chans för ett stavfel, en transponerad siffra eller en helt missad faktura.
Med ett CSV-baserat arbetsflöde flödar siffrorna direkt från dina royaltyberäkningar in i ditt bokföringssystem. Beloppet i QuickBooks eller Xero är samma siffra som din royaltyprogramvara beräknade. Det finns ingen tolkning, inga avrundningsskillnader, ingen “jag tror det var $1 250 men låt mig dubbelkolla.” Om du vill ladda ner vår gratis guide går den igenom fler sätt att koppla dina royalty- och finansarbetsflöden utan duplicerad datainmatning.
För ett förlag som betalar 40 rättighetsägare varje kvartal sparar detta timmar per royaltyperiod och eliminerar en helt kategori av avstämnningsbekymmer.
Hur Royalties HQ hanterar fakturaexporter
Royalties HQ bygger in det här arbetsflödet i royaltykörningsprocessen. Efter att allokeringen är slutförd och du klickar på Skapa fakturor genereras en faktura per rättighetsägare baserat på nettosummorna från deras kontoutdrag. Fakturaradokumentationen täcker alla detaljer om hur fakturor beräknas, inklusive hur förskott, justeringar och överförda saldon räknas in.
CSV-nedladdningen är formaterad för direkt import till Xero, och systemet innehåller ett Xero Contact Name-fält på varje rättighetsägares profil för att göra namnmatchningen tillförlitlig. För QuickBooks och andra bokföringsprogram ger CSV:n ett rent, en-rad-per-faktura-format som enkelt mappar till alla importmallar.
Filtrering efter betalningsstatus innebär att du automatiskt kan utesluta pausade rättighetsägare från exporten. Och eftersom varje faktura är kopplad till en specifik royaltykörning är din granskningsspår tydlig från royaltyberäkning hela vägen genom till bokföringsposten.
Få ut mest från dina exporter
Några små vanor gör det här arbetsflödet ännu mer tillförlitligt över tid.
Ställ in dina rättighetsägare i båda systemen samtidigt. När du tecknar en ny författare skapar du hennes profil i din royaltyprogramvara och lägger till dem som leverantör eller leverantör i din bokföringsprogramvara samma dag. Detta förhindrar importfel framåt.
Stickprovskontrollera efter varje import. Välj två eller tre fakturor slumpmässigt och verifiera att beloppet i din bokföringsprogramvara matchar royaltykörningen. Efter ett par rena importer kommer du att ha full tillförsikt till processen, men en enstaka kontroll håller dig ärlig.
Behåll en konsekvent namngivningskonvention. Bestäm tidigt om du använder juridiska namn, pseudonymer eller företagsnamn och håll dig till det i båda systemen. Konsekvens här är det som gör hela CSV-arbetsflödet tillförlitligt.
Övergången från manuell inmatning till CSV-export är en av de enklaste förändringar ett förlag kan göra, och en av de med högst påverkan. Det gör en tråkig, felbenägen uppgift till en tvåminutersfiluppladdning.
