Questo articolo fa parte della nostra Guida Completa alla Gestione delle Royalty.
Hai appena completato un’elaborazione di royalty. Il rendiconto di ogni titolare di diritti è stato calcolato, gli anticipi sono stati detratti, e le fatture sono pronte per l’invio. Ora arriva la parte che fa gemere la maggior parte degli editori: inserire questi numeri nel tuo software di contabilità. Se stai ancora digitando manualmente ogni fattura in Xero o QuickBooks, stai facendo un lavoro non necessario e introducendo errori nel processo.
L’approccio migliore è un export CSV delle fatture di royalty. Un download, un’importazione, e ogni fattura finisce nel tuo software di contabilità esattamente come calcolata. Ecco come funziona l’intero flusso da inizio a fine.
Cosa succede dopo il completamento di un’elaborazione di royalty
Un’elaborazione di royalty esegue il lavoro pesante di allocazione delle vendite ai corretti titolari di diritti in base ai termini del loro contratto. Una volta completato il passaggio di allocazione, crei le fatture. Una fattura viene generata per titolare di diritti, e ogni fattura rappresenta il totale netto di tutti i rendiconti di quel titolare di diritti.
La fattura tiene conto di tutto: guadagni da royalty, anticipi in fase di recupero, rettifiche e qualsiasi saldo residuo riportato dalle elaborazioni precedenti. Nel momento in cui una fattura viene creata, riflette l’importo effettivo che devi a quel titolare di diritti per il periodo. Non c’è nulla di cui fare il calcolo manualmente.
Download delle fatture in CSV
Una volta create le fatture, l’export richiede circa 30 secondi:
- Vai a Royalty Runs nel menu principale.
- Fai clic sul nome dell’elaborazione di royalty che hai appena completato.
- Apri la scheda Bills.
- Fai clic su Download All Bills.
- Nel popup, seleziona le tue opzioni e fai clic su Download.
Il file CSV contiene una riga per fattura, il che significa una riga per titolare di diritti. Ogni riga include il nome di contatto del titolare di diritti, l’importo della fattura e i dettagli di riferimento rilevanti che la collegano all’elaborazione di royalty.
Prima di scaricare, vedrai alcune opzioni nel modulo popup. Ad esempio, i titolari di diritti con uno stato di pagamento “paused” sono esclusi dal CSV per impostazione predefinita. Questo è utile quando un autore ti ha chiesto di sospendere temporaneamente i pagamenti o quando stai aspettando dettagli bancari aggiornati. Puoi ignorare questa impostazione se necessario.
Quali campi sono nel CSV
Il CSV è strutturato in modo che ogni riga fornisca al tuo software di contabilità tutto ciò che serve per creare una fattura fornitore. I campi chiave includono:
- Nome di contatto del titolare di diritti (è così che il tuo software di contabilità abbina la fattura al fornitore corretto)
- Importo della fattura che riflette il totale netto dei rendiconti di quel titolare di diritti
- Informazioni di riferimento che collegano la fattura alla specifica elaborazione di royalty
- Campi data per la fattura e la data di scadenza
Il formato è volutamente pulito. Non ci sono colonne extra da rimuovere o riformattare. Per gli utenti di Xero nello specifico, il CSV è già strutturato per corrispondere al formato di importazione delle fatture di Xero, quindi puoi caricarlo senza alcuna mappatura di colonne.
Importazione in Xero
Xero è probabilmente il software di contabilità più comune tra gli editori indipendenti, e il flusso CSV qui è fluido come può essere.
In Xero, vai a Business > Bills to Pay > Import e carica il tuo CSV. Xero legge ogni riga, abbina il nome del contatto a un fornitore esistente e crea una fattura. L’intero import richiede secondi.
L’unica cosa che devi fare bene è l’abbinamento del nome di contatto. Xero abbina le fatture ai fornitori per nome, non per ID. Quindi “Maria Lopez” nel tuo software di royalty deve essere esattamente “Maria Lopez” in Xero. Non “M. Lopez,” non “Maria López.” Un campo dedicato Xero Contact Name nel tuo software di royalty rende questo facile da gestire. Per uno sguardo più approfondito alla configurazione di questa integrazione, leggi la nostra guida su Xero royalty integration for publishers.
Importazione in QuickBooks
QuickBooks Online gestisce i CSV di importazione delle fatture attraverso il suo strumento di importazione integrato o attraverso connettori di terze parti. Il processo è simile: carica il CSV, mappa le colonne ai campi di QuickBooks (nome fornitore, importo, data), e lascia che crei le fatture.
QuickBooks utilizza i nomi dei fornitori per l’abbinamento, proprio come Xero utilizza i nomi dei contatti. Assicurati che i tuoi titolari di diritti esistano come fornitori in QuickBooks prima di importare. Se stai configurando questo per la prima volta, crea tutti i tuoi titolari di diritti come fornitori in un unico batch in modo che i futuri import procedano senza intoppi.
Il CSV delle fatture di royalty fornisce a QuickBooks ciò che serve per popolare correttamente ogni fattura. Una volta importate, le fatture compaiono nella tua contabilità fornitori e sono pronte per il pagamento tramite QuickBooks Bill Pay o il tuo metodo preferito. Per ulteriori informazioni su questo flusso, consulta la nostra Guida alle royalty dei libri QuickBooks.
Importazione in FreeAgent
FreeAgent non ha un’importazione nativa di fatture CSV nello stesso modo in cui lo fa Xero, ma ci sono opzioni praticabili. Puoi utilizzare l’API di FreeAgent o uno strumento di integrazione di terze parti per inviare fatture da un CSV. Alcuni editori utilizzano un’automazione semplice che legge il CSV e crea fatture tramite gli endpoint API di FreeAgent.
Anche se finisci per inserire manualmente le fatture in FreeAgent, il CSV ti fa comunque risparmiare tempo. Invece di saltare tra il tuo software di royalty e la schermata di contabilità, hai un singolo file di riferimento con ogni importo, nome di contatto e riferimento di cui hai bisogno. Trasforma l’attività da un lavoro di più ore a una sessione mirata di 15 minuti.
Come questo elimina la doppia registrazione
Il problema centrale con la gestione delle royalty in un sistema e della contabilità in un altro è il passaggio di consegna. Senza un export CSV, qualcuno del tuo team deve cercare ogni fattura nel software di royalty, passare al software di contabilità e digitare di nuovo gli stessi numeri. Ogni inserimento manuale è un’opportunità per un errore di battitura, una cifra invertita o una fattura completamente persa.
Con un flusso basato su CSV, i numeri fluiscono direttamente dai tuoi calcoli di royalty nel tuo sistema di contabilità. L’importo della fattura in QuickBooks o Xero è lo stesso numero che il tuo software di royalty ha calcolato. Non c’è interpretazione, nessuna differenza di arrotondamento, nessun “Penso che fosse $1.250 ma lasciami controllare.” Se vuoi scaricare la nostra guida gratuita, ti guida attraverso altri modi per connettere i tuoi flussi di royalty e finanziari senza duplicazione dei dati.
Per un editore che paga 40 titolari di diritti ogni trimestre, questo fa risparmiare ore per ogni periodo di royalty ed elimina un’intera categoria di mal di testa di riconciliazione.
Come Royalties HQ gestisce gli export delle fatture
Royalties HQ costruisce questo flusso nel processo di elaborazione delle royalty. Dopo il completamento dell’allocazione e quando fai clic su Create Bills, una fattura viene generata per titolare di diritti in base ai totali netti dei loro rendiconti. La documentazione delle fatture copre i dettagli completi di come le fatture vengono calcolate, incluso come gli anticipi, le rettifiche e i saldi riportati influiscono.
L’export CSV è formattato per l’importazione diretta in Xero, e il sistema include un campo Xero Contact Name sul profilo di ogni titolare di diritti per rendere affidabile l’abbinamento dei nomi. Per QuickBooks e altri strumenti di contabilità, il CSV fornisce un formato pulito, una riga per fattura, che si mappa facilmente a qualsiasi modello di importazione.
Il filtro dello stato di pagamento significa che puoi escludere automaticamente i titolari di diritti in pausa dall’export. E poiché ogni fattura si ricollega a una specifica elaborazione di royalty, il tuo audit trail è chiaro dal calcolo della royalty fino alla registrazione di contabilità.
Ottenere il massimo dai tuoi export
Alcune piccole abitudini rendono questo flusso ancora più affidabile nel tempo.
Configura i tuoi titolari di diritti in entrambi i sistemi contemporaneamente. Quando firmi un nuovo autore, crea il suo profilo nel tuo software di royalty e aggiungilo come fornitore nel tuo software di contabilità nello stesso giorno. Questo previene i guasti all’importazione in futuro.
Fai un controllo spot dopo ogni importazione. Seleziona due o tre fatture a caso e verifica che l’importo nel tuo software di contabilità corrisponda all’elaborazione di royalty. Dopo pochi import puliti, avrai piena fiducia nel processo, ma il controllo occasionale ti mantiene onesto.
Mantieni una convenzione di naming coerente. Decidi in anticipo se utilizzi nomi legali, nomi d’arte o nomi aziendali, e attieniti a questo in entrambi i sistemi. La coerenza qui è ciò che rende affidabile l’intero flusso CSV.
Il passaggio dalla registrazione manuale all’export CSV è uno dei cambiamenti più semplici che un editore possa fare, e uno dei più ad alto impatto. Trasforma un’attività noiosa e soggetta a errori in un upload di file di due minuti.
