Tento článek je součástí našeho Komplexního průvodce správou royaltií.
Právě jste dokončili výběh royaltií. Výkazy o účtech všech držitelů práv byly vypočítány, zálohy byly odečteny a faktury jsou připraveny k odeslání. Nyní přichází část, která způsobuje většině vydavatelů bolest hlavy: zanesení těchto čísel do účetního softwaru. Pokud stále ručně zadáváte každou fakturu do Xera nebo QuickBooks, zbytečně si práci zkomplikujete a podél cesty zavádíte chyby.
Lepší přístup je export royaltií do CSV. Jedno stažení, jeden import a každá faktura se objeví v účetním softwaru přesně tak, jak byla vypočítána. Zde je popis, jak celý proces funguje od začátku do konce.
Co se stane po dokončení výběhu royaltií
Výběh royaltií provede těžkou práci přidělování prodejů správným držitelům práv na základě jejich smluvních podmínek. Jakmile je fáze přidělování hotova, vytvoříte faktury. Pro každého držitele práv se vygeneruje jedna faktura a každá faktura představuje čistý součet všech výkazů o účtech tohoto držitele práv.
Faktura zahrnuje vše: příjmy z royaltií, splácené zálohy, úpravy a jakýkoli zůstatek přenesený z předchozích výběhů. V okamžiku vytvoření faktury odráží skutečnou částku, kterou tomuto držiteli práv za dané období dlužíte. Už není co počítat ručně.
Stažení faktur jako CSV
Jakmile jsou faktury vytvořeny, jejich export trvá přibližně 30 sekund:
- Přejděte na Royalty Runs v hlavní nabídce.
- Klikněte na název výběhu royaltií, který jste právě dokončili.
- Otevřete kartu Bills (Faktury).
- Klikněte na Download All Bills (Stáhnout všechny faktury).
- V dialogovém okně si vyberte možnosti a klikněte na Download (Stáhnout).
Soubor CSV obsahuje jeden řádek na jednu fakturu, což znamená jeden řádek na jednoho držitele práv. Každý řádek obsahuje jméno kontaktu držitele práv, částku faktury a příslušné referenční údaje, které ji vážou zpět k výběhu royaltií.
Před stažením budete vidět v dialogovém okně několik možností. Například držitelé práv se stavem platby “pozastaveno” jsou ve výchozím nastavení ze souboru CSV vyloučeni. To je užitečné, když vás autor požádal o dočasné zastavení plateb nebo když čekáte na aktualizované bankovní údaje. Pokud je potřeba, můžete toto nastavení přepsat.
Jaká pole se nachází v CSV
Soubor CSV je strukturován tak, aby každý řádek poskytoval vašemu účetnímu softwaru vše, co potřebuje k vytvoření faktury od dodavatele. Klíčová pole zahrnují:
- Jméno kontaktu držitele práv (tímto způsobem váš účetní software přiřadí fakturu správnému dodavateli)
- Částku faktury odráží čistý součet z výkazů o účtech tohoto držitele práv
- Referenční informace propojující fakturu zpět na konkrétní výběh royaltií
- Datová pole pro datum faktury a splatnost
Formát je záměrně čistý. Nejsou tu žádné přebytečné sloupce, které by se musely odstraňovat nebo reformatovat. Pro uživatele Xera speciálně je soubor CSV již strukturován tak, aby odpovídal formátu importu faktur v Xeru, takže jej můžete nahrát bez mapování sloupců.
Import do Xera
Xero je pravděpodobně nejčastěji používaný účetní software mezi nezávislými vydavateli a pracovní postup CSV zde funguje téměř dokonale.
V Xeru přejděte na Business > Bills to Pay > Import a nahrajte váš CSV. Xero přečte každý řádek, spáruje jméno kontaktu s existujícím dodavatelem a vytvoří fakturu. Celý import trvá několik sekund.
Jedno, co musíte udělat správně, je shoda jmen kontaktů. Xero páruje faktury s dodavateli podle jména, ne podle ID. Takže “Maria Lopez” v aplikaci pro správu royaltií musí být v Xeru přesně “Maria Lopez”. Ne “M. Lopez,” ne “Maria López.” Vyhrazené pole Xero Contact Name v aplikaci pro správu royaltií to usnadňuje správu. Podrobnější informace o nastavení této integrace najdete v našem průvodci Xero integration for publishers (Integrace Xera pro vydavatele).
Import do QuickBooks
QuickBooks Online zpracovává importy faktur CSV prostřednictvím svého vestavěného importního nástroje nebo prostřednictvím třetích stran konektorů. Proces je podobný: nahrajte CSV, namapujte sloupce na pole QuickBooks (jméno prodejce, částka, datum) a nechte jej vytvořit faktury.
QuickBooks používá jména dodavatelů pro párování, stejně jako Xero používá jména kontaktů. Ujistěte se, že vaši držitelé práv existují jako dodavatelé v QuickBooks, než začnete importovat. Pokud to nastavujete poprvé, vytvořte všechny své držitele práv jako dodavatele v jedné dávce, aby budoucí importy proběhly hladce.
Soubor CSV royaltií poskytuje QuickBooks vše, co potřebuje k správnému vyplnění každé faktury. Po importu se faktury zobrazí v seznamu závazků a jsou připraveny k zaplacení prostřednictvím QuickBooks Bill Pay nebo vámi preferovanou metodou. Více informací o tomto pracovním postupu najdete v našem QuickBooks book royalties guide (Průvodce royaltiemi na knihy v QuickBooks).
Import do FreeAgent
FreeAgent nemá nativní import faktур CSV stejným způsobem jako Xero, ale existují praktická řešení. Můžete použít rozhraní API FreeAgent nebo integrační nástroj třetí strany k odesílání faktur z CSV. Někteří vydavatelé používají jednoduchou automatizaci, která čte CSV a vytváří faktury prostřednictvím koncových bodů rozhraní API FreeAgent.
I když budete faktury v FreeAgent zadávat ručně, CSV vám stejně ušetří čas. Místo přepínání mezi aplikací pro správu royaltií a účetní obrazovkou máte jeden referenční soubor se všemi částkami, jmény kontaktů a referencemi, které potřebujete. Zkrátí úkol z hodin trvajícího problému na zaměřenou 15minutovou relaci.
Jak to eliminuje duplikování zadávání
Jádrem problému při správě royaltií v jednom systému a účetnictví v jiném je předání. Bez exportu CSV musí někdo z vašeho týmu podívat se na každou fakturu v aplikaci pro správu royaltií, přepnout na aplikaci pro účetnictví a znovu zadávat stejná čísla. Každý ruční záznam je příležitostí pro překlep, prohození číslice nebo zcela přehlédnutí faktury.
S pracovním postupem založeným na CSV se čísla přenášejí přímo z vašich výpočtů royaltií do vašeho účetního systému. Částka faktury v QuickBooks nebo Xeru je stejné číslo, které vypočítala vaše aplikace pro správu royaltií. Není tu žádná interpretace, žádné rozdíly zaokrouhlení, žádné “myslím, že to bylo $1 250, ale nechám si to ověřit.” Pokud chcete stáhnout náš bezplatný průvodce, provede vás více způsoby, jak propojit vaše procesy správy royaltií a finančních údajů bez duplikování dat.
Pro vydavatele, který čtvrtletně platí 40 držitelům práv, to ušetří hodiny na jedno období royaltií a eliminuje celou kategorii problémů s odsouhlasením.
Jak Royalties HQ zpracovává exporty faktur
Royalties HQ zahrnuje tento pracovní postup do procesu výběhu royaltií. Po dokončení přidělování a kliknutí na Create Bills (Vytvoření faktur) se pro každého držitele práv vygeneruje jedna faktura na základě čistých součtů jejich výkazů o účtech. Dokumentace faktur pokrývá všechny podrobnosti o tom, jak se faktury vypočítávají, včetně toho, jak se zálohují, úpravy a přenesené zůstatky.
Export CSV je formátován pro přímý import do Xera a systém zahrnuje pole Xero Contact Name na profilu každého držitele práv, aby byla shoda jmen spolehlivá. Pro QuickBooks a další účetní nástroje poskytuje CSV čistý formát jeden-řádek-na-jednu-fakturu, který se snadno mapuje na libovolnou šablonu importu.
Filtrování stavu platby znamená, že můžete z exportu automaticky vyloučit pozastavené držitele práv. A protože je každá faktura vázaná na konkrétní výběh royaltií, je váš audit trail jasný od výpočtu royaltií až k záznamu v účetnictví.
Maximální využití vašich exportů
Několik malých zvyků činí tento pracovní postup v průběhu času ještě spolehlivějším.
Nastavte si držitele práv v obou systémech současně. Když podepíšete nového autora, vytvořte jeho profil v aplikaci pro správu royaltií a přidejte jej jako dodavatele nebo prodejce v účetní aplikaci ve stejný den. To zabrání selháním importu v budoucnu.
Proverte si vzorek po každém importu. Náhodně si vyberte dvě nebo tři faktury a ověřte, že částka v aplikaci pro účetnictví odpovídá výběhu royaltií. Po několika bezproblémových importech budete mít plnou důvěru v proces, ale občasná kontrola vás bude udržovat v střehu.
Dodržujte konzistentní konvenci pojmenování. Rozhodněte se včas, zda používáte právní jména, pseudonymy nebo jména společností, a dodržujte to v obou systémech. Konzistence zde je to, co dělá celý pracovní postup CSV spolehlivým.
Přechod z ručního zadávání na export CSV je jednou z nejjednoduššich změn, kterou může vydavatel provést, a přitom má vysoký dopad. Změní nudný, chybě náchylný úkol na dvouminutové nahrávání souboru.
