Dieser Artikel ist Teil unseres Kompletten Leitfadens zur Lizenzgebührenverwaltung.
Sie haben gerade eine Lizenzgebührenabrechnung abgeschlossen. Die Abrechnungsaufstellung jedes Rechteinhabers wurde berechnet, Vorschüsse wurden abgezogen, und die Rechnungen sind bereit zum Versand. Jetzt kommt der Teil, der die meisten Verlage zum Stöhnen bringt: diese Zahlen in die Buchhaltungssoftware eingeben. Wenn Sie immer noch jede Rechnung manuell in Xero oder QuickBooks eingeben, leisten Sie unnötige Arbeit und führen dabei Fehler ein.
Der bessere Ansatz ist ein CSV-Export für Lizenzgebührenrechnungen. Ein Download, ein Import, und jede Rechnung landet genau wie berechnet in Ihrer Buchhaltungssoftware. So funktioniert der gesamte Ablauf von Anfang bis Ende.
Was nach Abschluss einer Lizenzgebührenabrechnung passiert
Eine Lizenzgebührenabrechnung leistet die schwere Arbeit der Zuordnung von Verkäufen zu den richtigen Rechteinhabern basierend auf ihren Vertragsbedingungen. Nach Abschluss des Zuordnungsschritts erstellen Sie die Rechnungen. Pro Rechteinhaber wird eine Rechnung erstellt, und jede Rechnung stellt die Nettosumme aller Abrechnungsaufstellungen dieses Rechteinhabers dar.
Die Rechnung berücksichtigt alles: Lizenzgebühreneinkünfte, Vorschussrückforderungen, Anpassungen und alle Restbestände aus früheren Abrechnungen. Wenn eine Rechnung erstellt wird, spiegelt sie den tatsächlichen Betrag wider, den Sie diesem Rechteinhaber für den Zeitraum schulden. Es bleibt nichts mehr manuell zu berechnen.
Rechnungen als CSV herunterladen
Nach der Erstellung der Rechnungen dauert der Export etwa 30 Sekunden:
- Gehen Sie zu Lizenzgebührenabrechnung im Hauptmenü.
- Klicken Sie auf den Namen der gerade abgeschlossenen Lizenzgebührenabrechnung.
- Öffnen Sie den Tab Rechnungen.
- Klicken Sie auf Alle Rechnungen herunterladen.
- Wählen Sie im Pop-up Ihre Optionen und klicken Sie auf Herunterladen.
Die CSV-Datei enthält eine Zeile pro Rechnung, was bedeutet eine Zeile pro Rechteinhaber. Jede Zeile enthält den Kontaktnamen des Rechteinhabers, den Rechnungsbetrag und die relevanten Referenzdetails, die die Rechnung mit der Lizenzgebührenabrechnung verknüpfen.
Vor dem Herunterladen werden im Pop-up-Formular einige Optionen angezeigt. Zum Beispiel werden Rechteinhaber mit dem Zahlungsstatus „pausiert" standardmäßig aus der CSV ausgeschlossen. Dies ist hilfreich, wenn ein Autor Sie gebeten hat, Zahlungen vorübergehend zu unterbrechen, oder wenn Sie auf aktualisierte Bankdaten warten. Bei Bedarf können Sie diese Einstellung außer Kraft setzen.
Welche Felder sind in der CSV enthalten
Die CSV ist so strukturiert, dass jede Zeile Ihrer Buchhaltungssoftware alles gibt, was sie benötigt, um eine Lieferantenrechnung zu erstellen. Die wichtigsten Felder sind:
- Kontaktname des Rechteinhabers (so ordnet Ihre Buchhaltungssoftware die Rechnung dem richtigen Lieferanten zu)
- Rechnungsbetrag der die Nettosumme aus den Abrechnungsaufstellungen dieses Rechteinhabers widerspiegelt
- Referenzinformationen die die Rechnung mit der spezifischen Lizenzgebührenabrechnung verknüpfen
- Datumsfelder für Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Das Format ist bewusst sauber. Es gibt keine zusätzlichen Spalten, die entfernt oder neu formatiert werden müssen. Speziell für Xero-Benutzer ist die CSV bereits so strukturiert, dass sie dem Xero-Rechnungsimport-Format entspricht, sodass Sie sie ohne Spaltenzuordnung hochladen können.
Import in Xero
Xero ist wahrscheinlich die häufigste Buchhaltungssoftware unter unabhängigen Verlagen, und der CSV-Workflow hier ist so reibungslos wie möglich.
Navigieren Sie in Xero zu Business > Bills to Pay > Import und laden Sie Ihre CSV hoch. Xero liest jede Zeile, gleicht den Kontaktnamen mit einem bestehenden Lieferanten ab und erstellt eine Rechnung. Der gesamte Import dauert Sekunden.
Das Einzige, das Sie richtig machen müssen, ist die Kontaktnamenübereinstimmung. Xero gleicht Rechnungen mit Lieferanten nach Name ab, nicht nach ID. Also muss „Maria Lopez" in Ihrer Lizenzgebührensoftware genau „Maria Lopez" in Xero sein. Nicht „M. Lopez", nicht „Maria López". Ein spezielles Feld für Xero-Kontaktnamen in Ihrer Lizenzgebührensoftware macht dies einfach zu verwalten. Für einen detaillierteren Blick auf die Einrichtung dieser Integration lesen Sie unseren Leitfaden zu Xero-Lizenzgebührenintegration für Verlage.
Import in QuickBooks
QuickBooks Online verarbeitet CSV-Rechnungsimporte über sein integriertes Importtool oder über Drittanbieter-Konnektoren. Der Prozess ist ähnlich: laden Sie die CSV hoch, ordnen Sie die Spalten den QuickBooks-Feldern zu (Kreditorenname, Betrag, Datum), und lassen Sie es die Rechnungen erstellen.
QuickBooks nutzt Kreditorennamen zur Zuordnung, genau wie Xero Kontaktnamen nutzt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechteinhaber als Kreditoren in QuickBooks vorhanden sind, bevor Sie sie importieren. Wenn Sie dies zum ersten Mal einrichten, erstellen Sie alle Ihre Rechteinhaber auf einmal als Kreditoren, damit zukünftige Importe reibungslos ablaufen.
Die CSV für Lizenzgebührenrechnungen gibt QuickBooks das, was es benötigt, um jede Rechnung korrekt auszufüllen. Nach dem Import werden die Rechnungen in Ihren zu zahlenden Verbindlichkeiten angezeigt und sind bereit zur Zahlung über QuickBooks Bill Pay oder Ihre bevorzugte Methode. Weitere Informationen zu diesem Workflow finden Sie in unserem QuickBooks-Lizenzgebühren-Leitfaden.
Import in FreeAgent
FreeAgent verfügt nicht über einen nativen CSV-Rechnungsimport wie Xero, aber es gibt praktikable Optionen. Sie können die FreeAgent-API oder ein Drittanbieter-Integrationstool verwenden, um Rechnungen aus einer CSV zu übertragen. Einige Verlage verwenden eine einfache Automatisierung, die die CSV liest und Rechnungen über FreeAgent-API-Endpunkte erstellt.
Selbst wenn Sie am Ende Rechnungen manuell in FreeAgent eingeben, spart die CSV Ihnen Zeit. Anstatt zwischen Ihrer Lizenzgebührensoftware und Ihrem Buchhaltungsbildschirm hin und her zu wechseln, haben Sie eine einzelne Referenzdatei mit jedem Betrag, Kontaktnamen und jeder Referenz, die Sie benötigen. Dies reduziert die Aufgabe von einer mehrstündigen Arbeit auf eine konzentrierte 15-Minuten-Sitzung.
Wie dies doppelte Eingaben eliminiert
Das Kernproblem bei der Verwaltung von Lizenzgebühren in einem System und der Buchhaltung in einem anderen ist die Übergabe. Ohne CSV-Export muss jemand in Ihrem Team jede Rechnung in der Lizenzgebührensoftware ansehen, zur Buchhaltungssoftware wechseln und dieselben Zahlen erneut eingeben. Jede manuelle Eingabe ist eine Gelegenheit für einen Tippfehler, eine vertauschte Ziffer oder eine ganz vergessene Rechnung.
Bei einem CSV-basierten Workflow fließen die Zahlen direkt von Ihren Lizenzgebührenberechnungen in Ihr Buchhaltungssystem. Der Rechnungsbetrag in QuickBooks oder Xero ist die gleiche Zahl, die Ihre Lizenzgebührensoftware berechnet hat. Es gibt keine Interpretation, keine Rundungsunterschiede, kein „Ich glaube, es waren 1.250 €, aber lass mich das überprüfen." Wenn Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunterladen möchten, werden weitere Möglichkeiten beschrieben, um Ihre Lizenzgebühren- und Finanz-Workflows ohne doppelte Dateneingaben zu verbinden.
Für einen Verlag, der jedes Quartal 40 Rechteinhaber bezahlt, spart dies Stunden pro Lizenzgebührenperiode und eliminiert eine ganze Kategorie von Abstimmungsproblemen.
Wie Royalties HQ Rechnungsexporte verarbeitet
Royalties HQ baut diesen Workflow in den Lizenzgebührenabrechnung-Prozess ein. Nach Abschluss der Zuordnung und dem Klick auf Rechnungen erstellen wird eine Rechnung pro Rechteinhaber basierend auf den Nettosummen ihrer Abrechnungsaufstellungen generiert. Die Dokumentation zu Rechnungen behandelt alle Details zur Berechnung von Rechnungen, einschließlich wie Vorschüsse, Anpassungen und Restbestände berücksichtigt werden.
Der CSV-Download ist für den direkten Import in Xero formatiert, und das System enthält ein Xero-Kontaktname-Feld im Profil jedes Rechteinhabers, um eine zuverlässige Namenübereinstimmung zu gewährleisten. Für QuickBooks und andere Buchhaltungssoftware bietet die CSV ein sauberes Format mit einer Zeile pro Rechnung, das sich leicht auf jede Importvorlage abbilden lässt.
Die Zahlungsstatusfilterfunktion ermöglicht es, pausierten Rechteinhabern automatisch aus dem Export auszuschließen. Und da jede Rechnung mit einer spezifischen Lizenzgebührenabrechnung verknüpft ist, ist Ihre Audit-Trail klar von der Lizenzgebührenberechnung bis zum Buchhaltungseintrag.
Das Beste aus Ihren Exporten herausholen
Ein paar kleine Gewohnheiten machen diesen Workflow im Laufe der Zeit noch zuverlässiger.
Richten Sie Ihre Rechteinhaber in beiden Systemen gleichzeitig ein. Wenn Sie einen neuen Autor unter Vertrag nehmen, erstellen Sie sein Profil in Ihrer Lizenzgebührensoftware und fügen ihn am selben Tag als Lieferant oder Vendor in Ihrer Buchhaltungssoftware hinzu. Dies verhindert Importfehler in der Zukunft.
Überprüfen Sie nach jedem Import stichprobenartig. Wählen Sie zwei oder drei Rechnungen zufällig aus und vergewissern Sie sich, dass der Betrag in Ihrer Buchhaltungssoftware mit der Lizenzgebührenabrechnung übereinstimmt. Nach ein paar sauberen Importen werden Sie volles Vertrauen in den Prozess haben, aber die gelegentliche Überprüfung hält Sie ehrlich.
Halten Sie eine konsistente Namenskonvention. Entscheiden Sie früh, ob Sie Rechtsnamen, Pseudonyme oder Firmennamen verwenden, und halten Sie sich in beiden Systemen daran. Konsistenz ist das, was den gesamten CSV-Workflow zuverlässig macht.
Der Wechsel von der manuellen Eingabe zum CSV-Export ist eine der einfachsten Änderungen, die ein Verlag vornehmen kann, und eine der wirkungsreichsten. Es verwandelt eine mühsame, fehleranfällige Aufgabe in einen zweistündigen Datei-Upload.
