본 문서는 로열티 관리 완벽 가이드의 일부입니다.
로열티 런을 막 완료했습니다. 모든 저작권 보유자의 계정 명세서가 계산되었고, 선금이 공제되었으며, 송장들이 준비되어 있습니다. 이제 대부분의 출판사가 불편해하는 부분이 옵니다. 바로 그 숫자들을 회계 소프트웨어에 입력하는 것입니다. 여전히 각 송장을 Xero나 QuickBooks에 수동으로 입력하고 있다면, 불필요한 작업을 하고 있으며 그 과정에서 오류를 야기하고 있는 것입니다.
더 좋은 방법은 로열티 송장 CSV 내보내기입니다. 한 번의 다운로드, 한 번의 가져오기로 모든 송장이 계산된 그대로 회계 소프트웨어에 입력됩니다. 처음부터 끝까지 전체 프로세스가 어떻게 작동하는지 알아보겠습니다.
로열티 런이 완료된 후의 프로세스
로열티 런은 계약 조건에 따라 판매액을 올바른 저작권 보유자에게 할당하는 작업을 수행합니다. 할당 단계가 완료되면 송장을 생성합니다. 저작권 보유자당 하나의 송장이 생성되며, 각 송장은 그 저작권 보유자의 모든 계정 명세서의 순합계를 나타냅니다.
송장은 모든 것을 고려합니다: 로열티 수익, 회수 중인 선금, 조정사항, 그리고 이전 런에서 이월된 잔액. 송장이 생성될 때쯤이면 해당 저작권 보유자에게 지급해야 할 실제 금액이 반영되어 있습니다. 수동으로 계산할 것은 아무것도 남아있지 않습니다.
송장을 CSV로 다운로드하기
송장이 생성되면 내보내기는 약 30초면 됩니다:
- 주 메뉴에서 로열티 런으로 이동합니다.
- 방금 완료한 로열티 런의 이름을 클릭합니다.
- 송장 탭을 엽니다.
- 모든 송장 다운로드를 클릭합니다.
- 팝업에서 옵션을 선택하고 다운로드를 클릭합니다.
CSV 파일은 송장당 한 행을 포함하므로, 저작권 보유자당 한 행입니다. 각 행에는 저작권 보유자의 연락처 이름, 송장 금액, 로열티 런으로 연결되는 관련 참조 정보가 포함됩니다.
다운로드하기 전에 팝업 양식에서 몇 가지 옵션을 확인할 수 있습니다. 예를 들어 결제 상태가 "일시 중지"인 저작권 보유자는 기본적으로 CSV에서 제외됩니다. 이는 저자가 일시적으로 결제를 보류해달라고 요청했을 때 또는 업데이트된 은행 정보를 기다리고 있을 �� 유용합니다. 필요하면 이 설정을 재정의할 수 있습니다.
CSV의 필드는 어떤 것들인가요?
CSV는 각 행이 회계 소프트웨어가 공급업체 송장을 생성하기 위해 필요한 모든 것을 제공하도록 구조화되어 있습니다. 주요 필드는 다음과 같습니다:
- 저작권 보유자의 연락처 이름 (회계 소프트웨어가 송장을 올바른 공급업체와 일치시키는 방식)
- 해당 저작권 보유자의 계정 명세서의 순합계를 반영하는 송장 금액
- 송장을 특정 로열티 런으로 연결하는 참조 정보
- 송장 및 만기일에 대한 날짜 필드
형식은 의도적으로 깔끔합니다. 제거하거나 재형식화할 여분의 열은 없습니다. Xero 사용자의 경우, CSV는 이미 Xero의 송장 가져오기 형식과 일치하도록 구조화되어 있으므로 열 매핑 없이 업로드할 수 있습니다.
Xero로 가져오기
Xero는 독립 출판사 중에서 아마도 가장 일반적인 회계 소프트웨어이며, 여기서의 CSV 워크플로우는 매우 원활합니다.
Xero에서 비즈니스 > 지급할 송장 > 가져오기로 이동하여 CSV를 업로드합니다. Xero는 각 행을 읽고, 연락처 이름을 기존 공급업체와 일치시키며, 송장을 생성합니다. 전체 가져오기는 몇 초 정도 걸립니다.
가장 중요한 것은 연락처 이름 일치입니다. Xero는 ID가 아닌 이름으로 송장을 공급업체와 일치시킵니다. 따라서 로열티 소프트웨어의 "Maria Lopez"는 Xero에서 정확히 "Maria Lopez"여야 합니다. "M. Lopez"도 아니고, "Maria López"도 아닙니다. 로열티 소프트웨어의 전용 Xero 연락처 이름 필드를 사용하면 이를 쉽게 관리할 수 있습니다. 이 통합 설정에 대한 자세한 내용은 출판사를 위한 Xero 로열티 통합 가이드를 읽어보세요.
QuickBooks로 가져오기
QuickBooks Online은 기본 제공 가져오기 도구 또는 타사 커넥터를 통해 CSV 송장 가져오기를 처리합니다. 프로세스는 유사합니다: CSV를 업로드하고, 열을 QuickBooks 필드(공급업체 이름, 금액, 날짜)에 매핑한 다음 송장을 생성하도록 합니다.
QuickBooks는 공급업체 이름으로 일치시킵니다. Xero가 연락처 이름을 사용하는 것처럼 말입니다. 가져오기 전에 저작권 보유자가 QuickBooks에 공급업체로 존재하는지 확인하세요. 처음 설정하는 경우, 모든 저작권 보유자를 한 번에 공급업체로 생성하여 향후 가져오기가 원활하게 진행되도록 하세요.
로열티 송장 CSV는 각 송장을 올바르게 채우기 위해 QuickBooks에 필요한 정보를 제공합니다. 가져온 후, 송장은 미지급금에 표시되며 QuickBooks 청구서 지급 또는 선호하는 방법을 통해 지급할 준비가 됩니다. 이 워크플로우에 대한 자세한 내용은 QuickBooks 도서 로열티 가이드를 참조하세요.
FreeAgent로 가져오기
FreeAgent는 Xero와 같은 방식의 기본 CSV 송장 가져오기를 제공하지 않지만, 실행 가능한 옵션이 있습니다. FreeAgent의 API 또는 타사 통합 도구를 사용하여 CSV에서 송장을 푸시할 수 있습니다. 일부 출판사는 CSV를 읽고 FreeAgent의 API 엔드포인트를 통해 송장을 생성하는 간단한 자동화를 사용합니다.
FreeAgent에서 송장을 수동으로 입력하게 되더라도, CSV는 여전히 시간을 절약합니다. 로열티 소프트웨어와 회계 화면을 오가는 대신, 모든 금액, 연락처 이름, 참조를 포함한 단일 참조 파일을 가지고 있습니다. 이 작업을 여러 시간이 걸리는 번거로운 일에서 집중된 15분 세션으로 단축시킵니다.
이중 입력을 제거하는 방법
로열티를 한 시스템에서 관리하고 회계를 다른 시스템에서 관리할 때의 핵심 문제는 이관입니다. CSV 내보내기 없이는 팀의 누군가가 로열티 소프���웨어의 각 송장을 확인하고, 회계 소프트웨어로 전환한 후, 동일한 숫자를 다시 입력해야 합니다. 모든 수동 입력은 오타, 자릿수 뒤바뀜, 또는 송장 누락의 기회입니다.
CSV 기반 워크플로우를 사용하면, 숫자가 로열티 계산에서 회계 시스템으로 직접 흐릅니다. QuickBooks나 Xero의 송장 금액은 로열티 소프트웨어가 계산한 것과 동일한 숫자입니다. 해석도 없고, 반올림 차이도 없고, "내 생각에는 $1,250였는데 확인해봐야겠다"도 없습니다. 무료 가이드를 다운로드하면 중복 데이터 입력 없이 로열티와 재무 워크플로우를 연결하는 더 많은 방법을 살펴볼 수 있습니다.
분기마다 40명의 저작권 보유자에게 지급하는 출판사의 경우, 이는 로열티 기간마다 몇 시간을 절약하고 전체 조정 문제 범주를 제거합니다.
Royalties HQ가 송장 내보내기를 처리하는 방식
Royalties HQ는 이 워크플로우를 로열티 런 프로세스에 구축합니다. 할당이 완료되고 송장 생성을 클릭하면, 저작권 보유자의 계정 명세서의 순합계에 따라 저작권 보유자당 하나의 송장이 생성됩니다. 송장 문서는 선금, 조정사항, 이월된 잔액이 어떻게 포함되는지를 포함하여 송장이 계산되는 방식의 전체 세부사항을 다룹니다.
CSV 다운로드는 Xero로의 직접 가져오기를 위해 형식화되며, 시스템은 각 저작권 보유자의 프로필에 Xero 연락처 이름 필드를 포함하여 이름 일치를 안정적으로 만듭니다. QuickBooks 및 기타 회계 도구의 경우, CSV는 깔끔한 송장당 한 행 형식을 제공하여 모든 가져오기 템플릿에 쉽게 매핑됩니다.
결제 상태 필터링은 일시 중지된 저작권 보유자를 내보내기에서 자동으로 제외할 수 있게 해줍니다. 그리고 모든 송장이 특정 로열티 런으로 연결되기 때문에, 로열티 계산에서 회계 항목까지 감사 추적이 명확합니다.
내보내기를 최대한 활용하기
몇 가지 작은 습관은 시간이 지남에 따라 이 워크플로우를 훨씬 더 안정적으로 만듭니다.
양쪽 시스템에서 동시에 저작권 보유자를 설정하세요. 새 저자를 계약할 때, 로열티 소프트웨어에서 해당 프로필을 생성하고 같은 날 회계 소프트웨어에 공급업체 또는 공급자로 추가하세요. 이는 나중에 가져오기 실패를 방지합니다.
각 가져오기 후 무작위 확인을 하세요. 두세 개의 송장을 무작위로 선택하여 회계 소프트웨어의 금액이 로열티 런과 일치하는지 확인하세요. 몇 번의 깔끔한 가져오기 후, 프로세스에 대해 완전한 확신을 가질 것이지만, 가끔씩의 확인은 항상 도움이 됩니다.
일관된 이름 지정 규칙을 유지하세요. 법적 이름, 필명, 또는 회사 이름을 사용할지 초기에 결정하고 양쪽 시스템에서 이를 고수하세요. 이곳의 일관성이 전체 CSV 워크플로우를 안정적으로 만드는 것입니다.
수동 입력에서 CSV 내보내기로의 전환은 출판사가 할 수 있는 가장 간단한 변경 중 하나이며, 가장 높은 영향을 미치는 것 중 하나입니다. 이는 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 작업을 2분짜리 파일 업로드로 바꿉니다.
