Este artículo es parte de nuestra Guía Completa de Gestión de Regalías.
Acabas de completar una ejecución de regalías. Se han calculado los estados de cuenta de todos los titulares de derechos, se han deducido los anticipos, y las facturas están listas para enviarse. Ahora viene la parte que hace que la mayoría de los editores gruñan: ingresar esos números en tu software de contabilidad. Si todavía estás escribiendo cada factura manualmente en Xero o QuickBooks, estás haciendo trabajo innecesario e introduciendo errores en el camino.
El enfoque mejor es una exportación CSV de facturas de regalías. Una descarga, una importación, y cada factura llega a tu software de contabilidad exactamente como fue calculada. Aquí te mostramos cómo funciona todo el flujo de principio a fin.
Qué sucede después de completar una ejecución de regalías
Una ejecución de regalías realiza el trabajo pesado de asignar las ventas a los titulares de derechos correctos en función de los términos de su contrato. Una vez que se completa el paso de asignación, creas las facturas. Se genera una factura por titular de derechos, y cada factura representa el total neto de todos los estados de cuenta de ese titular de derechos.
La factura incluye todo: ingresos por regalías, anticipos siendo recuperados, ajustes, y cualquier saldo residual arrastrado de ejecuciones anteriores. Para cuando se crea una factura, refleja la cantidad real que debes a ese titular de derechos por el período. No hay nada más que calcular manualmente.
Descargando tus facturas como CSV
Una vez que se crean las facturas, exportarlas toma aproximadamente 30 segundos:
- Ve a Royalty Runs en el menú principal.
- Haz clic en el nombre de la ejecución de regalías que acabas de completar.
- Abre la pestaña Bills.
- Haz clic en Download All Bills.
- En la ventana emergente, elige tus opciones y haz clic en Download.
El archivo CSV contiene una fila por factura, lo que significa una fila por titular de derechos. Cada fila incluye el nombre de contacto del titular de derechos, el importe de la factura, y los detalles de referencia relevantes que la vinculan de vuelta a la ejecución de regalías.
Antes de descargar, verás algunas opciones en el formulario de ventana emergente. Por ejemplo, los titulares de derechos con estado de pago “pausado” se excluyen del CSV por defecto. Esto es útil cuando un autor te ha pedido que suspendas temporalmente los pagos o cuando estás esperando detalles bancarios actualizados. Puedes anular esta configuración si es necesario.
Qué campos están en el CSV
El CSV está estructurado de modo que cada fila proporciona a tu software de contabilidad todo lo que necesita para crear una factura de proveedor. Los campos clave incluyen:
- Nombre de contacto del titular de derechos (así es como tu software de contabilidad vincula la factura al proveedor correcto)
- Importe de la factura que refleja el total neto de los estados de cuenta de ese titular de derechos
- Información de referencia que vincula la factura de vuelta a la ejecución de regalías específica
- Campos de fecha para la fecha de factura y fecha de vencimiento
El formato es intencionalmente limpio. No hay columnas adicionales para eliminar o reformatear. Para usuarios de Xero específicamente, el CSV ya está estructurado para coincidir con el formato de importación de facturas de Xero, así que puedes cargarlo sin necesidad de asignación de columnas.
Importando en Xero
Xero es probablemente el software de contabilidad más común entre editores independientes, y el flujo de trabajo CSV aquí es tan suave como es posible.
En Xero, navega a Business > Bills to Pay > Import y carga tu CSV. Xero lee cada fila, vincula el nombre de contacto a un proveedor existente, y crea una factura. Toda la importación toma segundos.
Lo único que necesitas acertar es la coincidencia de nombres de contacto. Xero vincula facturas a proveedores por nombre, no por ID. Así que “Maria Lopez” en tu software de regalías necesita ser exactamente “Maria Lopez” en Xero. No “M. Lopez,” no “Maria López.” Un campo dedicado Xero Contact Name en tu software de regalías hace que esto sea fácil de gestionar. Para una mirada más profunda a la configuración de esta integración, lee nuestra guía sobre integración de Xero para regalías de editores.
Importando en QuickBooks
QuickBooks Online maneja importaciones de facturas CSV a través de su herramienta de importación integrada o a través de conectores de terceros. El proceso es similar: carga el CSV, asigna las columnas a los campos de QuickBooks (nombre del proveedor, importe, fecha), y deja que cree las facturas.
QuickBooks usa nombres de proveedores para la coincidencia, tal como Xero usa nombres de contactos. Asegúrate de que tus titulares de derechos existan como proveedores en QuickBooks antes de importar. Si estás configurando esto por primera vez, crea todos tus titulares de derechos como proveedores en un lote para que futuras importaciones transcurran sin problemas.
El CSV de facturas de regalías le proporciona a QuickBooks lo que necesita para rellenar cada factura correctamente. Una vez importadas, las facturas aparecen en tu contabilidad por pagar y están listas para pago a través de QuickBooks Bill Pay o tu método preferido. Para más información sobre este flujo de trabajo, consulta nuestra guía de regalías de libros de QuickBooks.
Importando en FreeAgent
FreeAgent no tiene una importación nativa de facturas CSV de la misma manera que Xero, pero hay opciones viables. Puedes usar la API de FreeAgent o una herramienta de integración de terceros para empujar facturas desde un CSV. Algunos editores usan una automatización simple que lee el CSV y crea facturas a través de los puntos finales de la API de FreeAgent.
Incluso si terminas ingresando facturas manualmente en FreeAgent, el CSV sigue ahorrándote tiempo. En lugar de alternar entre tu software de regalías y tu pantalla de contabilidad, tienes un único archivo de referencia con cada importe, nombre de contacto y referencia que necesites. Reduce la tarea de una tarea de varias horas a una sesión enfocada de 15 minutos.
Cómo esto elimina la doble entrada
El problema central de gestionar regalías en un sistema y contabilidad en otro es la transición. Sin una exportación CSV, alguien de tu equipo tiene que mirar cada factura en el software de regalías, cambiar al software de contabilidad, y escribir los mismos números nuevamente. Cada entrada manual es una oportunidad para un error tipográfico, un dígito transpuesto, o una factura completamente olvidada.
Con un flujo de trabajo basado en CSV, los números fluyen directamente desde tus cálculos de regalías a tu sistema de contabilidad. El importe de la factura en QuickBooks o Xero es el mismo número que tu software de regalías calculó. No hay interpretación, no hay diferencias de redondeo, no hay “creo que fue $1,250 pero déjame verificar.” Si quieres descargar nuestra guía gratuita, te guía a través de más formas de conectar tus flujos de trabajo de regalías y financiero sin duplicación de datos.
Para un editor que paga 40 titulares de derechos cada trimestre, esto ahorra horas por período de regalías y elimina una categoría completa de dolores de cabeza de reconciliación.
Cómo Royalties HQ maneja exportaciones de facturas
Royalties HQ integra este flujo de trabajo en el proceso de ejecución de regalías. Después de que se completa la asignación y haces clic en Create Bills, se genera una factura por titular de derechos en función de los totales netos de sus estados de cuenta. La documentación de facturas cubre los detalles completos de cómo se calculan las facturas, incluyendo cómo los anticipos, ajustes y saldos arrastrados se tienen en cuenta.
La descarga CSV está formateada para importación directa en Xero, y el sistema incluye un campo Xero Contact Name en el perfil de cada titular de derechos para hacer que la coincidencia de nombres sea confiable. Para QuickBooks y otras herramientas de contabilidad, el CSV proporciona un formato limpio, de una fila por factura, que se asigna fácilmente a cualquier plantilla de importación.
El filtrado de estado de pago significa que puedes excluir automáticamente titulares de derechos pausados de la exportación. Y porque cada factura se vincula de vuelta a una ejecución de regalías específica, tu pista de auditoría es clara desde el cálculo de regalías hasta la entrada de contabilidad.
Obtener el máximo de tus exportaciones
Algunos pequeños hábitos hacen que este flujo de trabajo sea aún más confiable a lo largo del tiempo.
Configura tus titulares de derechos en ambos sistemas al mismo tiempo. Cuando firmes un nuevo autor, crea su perfil en tu software de regalías y agrégalo como proveedor o vendedor en tu software de contabilidad el mismo día. Esto previene fallos de importación en el futuro.
Haz verificaciones puntuales después de cada importación. Elige dos o tres facturas al azar y verifica que el importe en tu software de contabilidad coincida con la ejecución de regalías. Después de algunas importaciones limpias, tendrás plena confianza en el proceso, pero la verificación ocasional te mantiene honesto.
Mantén una convención de nomenclatura consistente. Decide temprano si usas nombres legales, seudónimos o nombres de empresas, y mantén consistencia en ambos sistemas. La consistencia aquí es lo que hace que todo el flujo de trabajo CSV sea confiable.
El cambio de entrada manual a exportación CSV es uno de los cambios más simples que un editor puede hacer, y uno de los de mayor impacto. Convierte una tarea tediosa y propensa a errores en una carga de archivo de dos minutos.
