この記事はロイヤリティ管理完全ガイドの一部です。
ロイヤリティラン（支払い計算処理）が完了しました。すべての権利者の計算書が作成され、前払い金が差し引かれ、請求書はいつでも送付できる状態になっています。ここからが、ほとんどの出版社にとって頭の痛い部分です。それらの数字を会計ソフトに入力することです。もしあなたがまだXeroやQuickBooksに請求書を手作業で1件ずつ入力しているのであれば、不要な作業をしており、その過程でエラーを引き起こしています。
より良いアプローチは、ロイヤリティ請求書のCSV書き出しです。1回ダウンロードして、1回インポートすれば、すべての請求書が計算通りに会計ソフトに取り込まれます。最初から最後までのフロー全体がここにあります。
ロイヤリティランが完了した後に何が起こるか
ロイヤリティランは、契約条件に基づいて販売を正しい権利者に割り当てる重い処理を実行します。割り当てが完了すると、請求書を作成します。権利者ごとに1つの請求書が生成され、各請求書はその権利者のすべての計算書全体の純額を表します。
請求書には、すべてが考慮されています。ロイヤリティ収入、回収中の前払い金、調整、および前回のランから繰り越された残額です。請求書が作成される時点で、それはその期間にその権利者に支払う実際の金額を反映しています。手作業で計算する必要があるものは何もありません。
請求書をCSVとしてダウンロードする
請求書が作成されたら、書き出しに約30秒かかります。
- メインメニューからロイヤリティランに移動します。
- 完了したばかりのロイヤリティランの名前をクリックします。
- 請求書タブを開きます。
- すべての請求書をダウンロードをクリックします。
- ポップアップで、オプションを選択してダウンロードをクリックします。
CSVファイルは請求書ごとに1行含まれます。つまり、権利者ごとに1行です。各行には権利者の連絡先名、請求金額、およびロイヤリティランに関連付ける関連する参照詳細が含まれています。
ダウンロードする前に、ポップアップフ���ームにいくつかのオプションが表示されます。たとえば、支払いステータスが「一時停止」である権利者は、デフォルトではCSVから除外されます。これは、著者が一時的に支払い保留を要請した場合や、銀行情報の更新を待機している場合に役立ちます。必要に応じて、この設定をオーバーライドできます。
CSVにはどのフィールドが含まれるか
CSVは構造化されており、各行は会計ソフトが仕入先請求書を作成するために必要なすべてのものを提供します。主なフィールドは以下の通りです。
- 権利者の連絡先名（これは会計ソフトが請求書を正しい仕入先と一致させる方法です）
- その権利者の計算書から得られた純額を反映した請求金額
- 請求書を特定のロイヤリティランに関連付ける参照情報
- 請求日と支払期限の日付フィールド
形式は意図的にシンプルです。削除または再フォーマットする追加列はありません。特にXeroユーザーの場合、CSVはすでにXeroの請求書インポート形式に合わせて構造化されているため、列マッピングなしでアップロードできます。
Xeroへのインポート
Xeroはおそらく独立出版社の間で最も一般的な会計ソフトであり、CSVワークフローはここでは非常にスムーズです。
Xeroで、ビジネス > 支払い待ちの請求書 > インポートに移動して、CSVをアップロードします。Xeroは各行を読み取り、連絡先名を既存の仕入先と一致させ、請求書を作成します。インポート全体は数秒で完了します。
正しく行う必要があることは1つ、連絡先名マッチングです。XeroはIDではなく名前で仕入先に請求書を一致させます。つまり、ロイヤリティソフトウェアの「Maria Lopez」は、Xeroでは正確に「Maria Lopez」である必要があります。「M. Lopez」でも、「Maria López」でもありません。ロイヤリティソフトウェアの専用Xero連絡先名フィールドにより、これを簡単に管理できます。この統合のセットアップの詳細については、出版社向けXeroロイヤリティ統合ガイドをご覧ください。
QuickBooksへのインポート
QuickBooks Onlineは、組み込みインポートツールまたはサードパーティコネクタを通じてCSV請求書インポートを処理します。プロセスは同様です。CSVをアップロードし、列をQuickBooksフィールド（仕入先名、金額、日付）にマッピングし、請求書を作成させます。
QuickBooksは仕入先名でマッチングを行います。ちょうどXeroが連絡先名を使用するのと同じです。インポートする前に、権利者がQuickBooksに仕入先として存在していることを確認してください。これを初めてセットアップしている場合は、すべての権利者を1つのバッチで仕入先として作成し、将来のインポートがスムーズに進むようにします。
ロイヤリティ請求書CSVはQuickBooksに各請求書を正しく入力するために必要なものを提供します。インポートされると、請求書は買掛金に表示され、QuickBooks Bill Payまたは希望の方法での支払いの準備ができます。このワークフローの詳細については、QuickBooks書籍ロイヤリティガイドをご覧ください。
FreeAgentへのインポート
FreeAgentは、Xeroと同じ方法でネイティブCSV請求書インポートを備えていませんが、実行可能なオプションはあります。FreeAgent APIまたはサードパーティ統合ツールを使用して、CSVから請求書をプッシュできます。一部の出版社は、CSVを読み取り、FreeAgent APIエンドポイント経由で請求書を作成するシンプ��なオートメーションを使用しています。
FreeAgentで請求書を手作業で入力することになっても、CSVはまだ時間を節約します。ロイヤリティソフトウェアと会計画面を切り替える代わりに、すべての金額、連絡先名、および参照を含む単一の参照ファイルを持ちます。タスクは複数時間の面倒な作業から、焦点を絞った15分のセッションに短縮されます。
これはどのように二重入力を排除するか
ロイヤリティを1つのシステムで管理し、会計を別のシステムで管理する際の根本的な問題は、引き継ぎです。CSV書き出しがなければ、チーム内の誰かがロイヤリティソフトウェアの各請求書を見て、会計ソフトに切り替え、同じ数字をもう一度入力する必要があります。手作業での入力はすべて、タイプミス、転置された数字、または完全に見落とされた請求書の可能性があります。
CSVベースのワークフローでは、数字がロイヤリティ計算から会計システムに直接流れます。QuickBooksまたはXeroの請求金額は、ロイヤリティソフトウェアが計算した数字と同じです。解釈はなく、丸め誤差はなく、「$1,250だったと思いますが、確認させてください」はありません。無料ガイドをダウンロードしたい場合は、重複データ入力なしでロイヤリティと財務ワークフローを接続する方法をさらに説明します。
40の権利者に四半期ごとに支払う出版社の場合、これはロイヤリティ期間ごとに数時間を節約し、調整の頭痛の全体的なカテゴリを排除します。
Royalties HQが請求書書き出しをどのように処理するか
Royalties HQはこのワークフローをロイヤリティランプロセスに組み込みます。割り当てが完了し、請求書を作成をクリックすると、その計算書の純額に基づいて、権利者ごとに1つの請求書が生成されます。請求書ドキュメントでは、前払い金、調整、および繰り越し残額がどのように計算されるかを含む、請求書の計算方法の詳細全体をカバーしています。
CSVダウンロードはXeroへの直接インポート用にフォーマットされており、システムは各権利者のプロファイルにXero連絡先名フィールドを含めて、名前マッチングを確実にします。QuickBooksおよび他の会計ツールの場合、CSVは、任意のインポートテンプレートに簡単にマップできる、請求書ごとに1行のクリーンな形式を提供します。
支払いステータスフィルタリングは、一時停止中の権利者を自動的に書き出しから除外できることを意味します。また、すべての請求書が特定のロイヤリティランに関連付けられているため、ロイヤリティ計算から会計エントリまで、監査証跡が明確です。
書き出しから最大の価値を得る
いくつかの小さな習慣により、時間の経過とともにこのワークフローはさらに信頼できるようになります。
**両方のシステムで権利者を同時にセットアップします。**新しい著者と契約を締結するときは、ロイヤリティソフトウェアにプロファイルを作成し、同じ日に会計ソフトウェアに仕入先またはベンダーとして追加します。これにより、将来のインポート失敗を防ぐことができます。
**各インポート後にスポットチェックを実行します。**ランダムに2〜3件の請求書を選択し、会計ソフトウェアの金額がロイヤリティランと一致することを確認します。いくつかのクリーンなインポート後、プロセスに完全な信頼を持つようになりますが、時々のチェックにより信頼性が保たれます。
**一貫した命名規則を��ちます。**法的名義、ペンネーム、または会社名を使用するかを早期に決定し、両方のシステム全体で一貫性を保ちます。ここでの一貫性が、CSV全体のワークフローを信頼できるものにするのです。
手作業入力からCSV書き出しへのシフトは、出版社が行うことができる最も単純な変更の1つであり、最も大きな影響を与えるものの1つです。面倒でエラーが発生しやすいタスクを、2分間のファイルアップロードに変えます。
