Dieser Artikel ist Teil unseres Complete Guide to Royalty Management.
Wenn Sie über Ingram veröffentlichen, kennen Sie das Prozedere. Jeden Monat landet eine Verkaufsausgleichsemail mit einer angehängten Tabellenkalkulation in Ihrem Posteingang. Sie laden sie herunter, öffnen sie und versuchen herauszufinden, was Sie jedem Autor schulden. Dann machen Sie dasselbe für die nächste Datei. Und die nächste. Bald haben Sie einen Ordner voller identisch benannter XLS-Dateien und kein klares System, um diese in Lizenzgebührabrechnungen umzuwandeln.
Die gute Nachricht ist, dass Royalties HQ IngramSpark- und Lightning Source-Verkaufsdateien nativ unterstützt, sodass Sie diese direkt hochladen können, ohne eine einzige Zelle umzuformatieren. Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess, von der Suche nach Ihren Berichten bis hin zum Hochladen ins System.
Wo Sie Ihre IngramSpark-Verkaufsausgleichsberichte finden
Ingram sendet Ihnen monatliche Verkaufsausgleichsberichte als Tabellenkalkulationsanhänge. Diese werden automatisch versendet und enthalten Ihre Verkaufs- und Ertragsdaten für den Zeitraum. Für die meisten Verlage sind diese per E-Mail versendeten Dateien der einfachste Ausgangspunkt.
Sie können Berichte auch manuell vom IngramSpark-Dashboard herunterladen. Melden Sie sich unter myaccount.ingramspark.com an, und gehen Sie dann zu Reports > Compensation > Compensation Statements. Wählen Sie das Jahr und den Monat aus, und laden Sie die CSV für jeden Berichtstyp herunter. Es gibt normalerweise vier Berichtstypen pro Monat, stellen Sie also sicher, dass Sie alle abrufen. Ein Massen-Download ist nicht verfügbar, daher müssen Sie jeden einzeln anklicken.
Ein wichtiger Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie den Hauptabschnitt „Reports" verwenden. Verwenden Sie nicht die Option „Reporting - Classic". Diese Dateien verwenden ein anderes Format und werden nicht korrekt importiert.
Der Unterschied zwischen IngramSpark und Lightning Source
Das verwirrt viele Verlage. IngramSpark und Lightning Source sind beide Teil der Ingram-Familie, haben aber separate Konten, separate Dashboards und separate Berichtsformate. Wenn Sie Titel auf beiden Plattformen haben, erhalten Sie jeden Monat zwei unterschiedliche Sätze von Verkaufsdateien.
Royalties HQ unterstützt beide nativ. Wenn Sie eine Datei hochladen, erkennt das System automatisch, ob es sich um eine IngramSpark-Datei oder eine Lightning Source-Datei handelt, und verarbeitet sie entsprechend. Sie müssen das Format nicht manuell auswählen oder etwas konvertieren. Laden Sie einfach die Originaldatei unverändert hoch.
Die Grundregel für beide: Bearbeiten Sie nicht den Inhalt Ihrer Verkaufsdateien. Wenn Sie die Daten ändern, selbst wenn es nur um etwas so Geringfügiges wie das Anpassen einer Spaltenbreite und erneutes Speichern geht, kann dies verhindern, dass die Datei importiert wird. Sie können die Datei umbenennen, ohne sie zu öffnen, und wir empfehlen das sogar.
Warum die Umbenennung Ihrer Dateien wichtig ist
Hier ist eine Eigenart, die Menschen überrascht. Die Verkaufsausgleichsdateien, die Ingram Ihnen per E-Mail sendet, enthalten nicht den Verkaufsmonat im Dateinamen. Jede Datei kommt mit dem gleichen generischen Namen an. Nach ein paar Monaten von Downloads sieht Ihr Ordner wie eine Wand von identischen Dateinamen aus, ohne Möglichkeit, Januar von Juni zu unterscheiden.
Benennen Sie vor dem Hochladen zu Royalties HQ jede Datei um, um den Monat und das Jahr einzubeziehen. Etwas wie „IngramSpark-Sales-2026-01.xls" funktioniert gut. Dies macht es viel einfacher, Ihre Uploads im System zu identifizieren und Verwirrung bei der Überprüfung historischer Daten zu vermeiden.
Wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie Ihre Ingram-Verkaufsberichte automatisieren, sodass Dateien ohne manuelle Aufwand gespeichert und umbenannt werden.
Verständnis von Ingrams Zahlungszeitplan
Ingram zahlt mit ungefähr einer 90-tägigen Verzögerung vom Ende des Verkaufsmonats. Wenn Ihre Bücher beispielsweise im Januar Kopien verkaufen, sehen Sie diese Ausgleichszahlung erst etwa im April. Dies ist Standard für Ingram und gilt für IngramSpark und Lightning Source.
Diese Verzögerung ist wichtig, wenn Sie Ihre Lizenzgebührzeiträume abgleichen. Die Verkaufsdaten in einem Jannuar-Bericht zeigen Januar-Verkäufe, aber das Geld kommt erst drei Monate später an. Wenn Sie Ihre Amazon KDP-Verkäufe neben Ihren Ingram-Daten importieren, werden Sie feststellen, dass KDP in kürzeren Zyklen zahlt. Die Verfolgung, wer und wann zahlt, und die Abstimmung von Zahlungen mit dem korrekten Verkaufszeitraum ist einer der schwierigsten Teile der Lizenzgebührverwaltung.
Wenn Sie noch herausfinden, wie Sie all dies am besten organisieren, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter, um eine Anleitung zum vollständigen Lizenzgebührs-Workflow zu erhalten.
Schritt für Schritt: Hochladen Ihrer IngramSpark-Verkaufsdatei
Sobald Sie Ihre Verkaufsdatei heruntergeladen und umbenannt haben, dauert der Upload-Prozess in Royalties HQ etwa eine Minute:
- Gehen Sie zum Hauptmenü und klicken Sie auf Add New Sales
- Ziehen Sie Ihre Verkaufsdatei in die Upload-Zone (oder klicken Sie zum Durchsuchen)
- Royalties HQ erkennt automatisch den Dateityp. Bestätigen Sie, dass das korrekte Format angezeigt wird, und klicken Sie auf Continue
- Das System validiert die Datei und sucht nach Duplikaten — wenn Sie diese Datei bereits hochgeladen haben, wird sie gekennzeichnet. Wenn alles in Ordnung ist, zeigt der Status „Ready to import"
- Klicken Sie auf Import, um die Daten einzubringen
- Jede Zeile in der Datei wird zu einer sales line, gruppiert in einen oder mehrere sales batches
Nach dem Importieren müssen Sie für jeden Sales Batch eine Verlags-Einkommenszahlung hinzufügen. Dies verknüpft die Verkaufsdaten mit dem tatsächlichen Geld, das Sie von Ingram erhalten haben, was Ihre Lizenzgebührberechnungen steuert.
Wie Royalties HQ damit umgeht
Royalties HQ unterstützt 12 native Verkaufsdateiformate von großen Vertreibern, und beide IngramSpark und Lightning Source stehen auf dieser Liste. Das System liest die Rohdatei genau so, wie sie der Vertreiber bereitstellt, daher ist keine Umformatierung von Spalten, Feldzuordnung oder Entfernung von Kopfzeilen erforderlich.
Wenn Sie eine Ingram-Datei hochladen, identifiziert die Plattform den Dateityp, validiert den Inhalt und erstellt automatisch Sales Batches. Jede importierte Zeile wird als einzelne Sales Line mit vollständiger Audit-Trail beibehalten. Sie können Ihre Ingram-Verkaufsdaten überprüfen, durchsuchen und melden und sie an einem Ort zusammen mit allem anderen anzeigen.
Eine vollständige Anleitung zum Upload-Prozess und alle unterstützten Formate finden Sie in unserer Dokumentation zum Importieren von Verkaufsdaten.
Einrichten der E-Mail-Automatisierung für monatliche Importe
Da Ingram Ihnen Verkaufsberichte jeden Monat nach einem vorhersehbaren Zeitplan per E-Mail sendet, können Sie einen E-Mail-Filter einrichten, um diese Anhänge automatisch in einem dedizierten Ordner in Google Drive, Dropbox oder OneDrive zu speichern. Dies eliminiert den Schritt des manuellen Herunterladens und Organisierens von Dateien.
Konfigurieren Sie Ihren Filter, um den Absender und die Betreffzeile von Ingramps Ausgleichsmails zu erfassen, und leiten Sie den Anhang dann in einen bestimmten Ordner weiter. Wenn Ihr E-Mail-Client dies unterstützt, legen Sie eine Regel fest, um die Datei mit dem Verkaufsmonat umzubenennen, damit Sie keine Anhäufung identisch benannter Tabellenkalkulation erhalten.
Diese Art von leichter Automatisierung spart über ein Jahr verteilt überraschend viel Zeit, besonders wenn Sie IngramSpark- und Lightning Source-Konten verwalten. Die Dateien landen in Ihrem Ordner, bereits benannt und organisiert, bereit zum Hochladen in Royalties HQ, wann immer Sie sich hinsetzen, um Lizenzgebühren zu verarbeiten.
