Denne artikel er en del af vores Komplet Guide til Royalty Management.
Hvis du udgiver gennem Ingram, kender du rutinen. Hver måned modtager du en salgsventeliste-email i din indbakke med et vedhæftet regneark. Du downloader det, åbner det og forsøger at finde ud af, hvad du skylder hver forfatter. Derefter gør du det igen til næste fil. Og den næste. Før længe har du en mappe fuld af identisk navngivne XLS-filer og ingen klart system til at omdanne dem til royalty-opgørelser.
Det gode nyt er, at Royalties HQ nativt understøtter IngramSpark og Lightning Source-salgsfiler, så du kan uploade dem direkte uden at omformatere en eneste celle. Denne guide gennemgår hele processen, fra at finde dine rapporter til at få dem ind i systemet.
Hvor du finder dine IngramSpark-salgsventeliste-rapporter
Ingram sender dig månedlige salgsventeliste-rapporter som regneark-vedhæftelser. Disse ankommer automatisk og indeholder dine salgs- og indjeningsdata for perioden. For de fleste forlag er disse mailede filer det nemmeste udgangspunkt.
Du kan også downloade rapporter manuelt fra IngramSpark-dashboardet. Log ind på myaccount.ingramspark.com og gå derefter til Reports > Compensation > Compensation Statements. Vælg år og måned, og download CSV’en for hver rapporttype. Der er normalt fire rapporttyper pr. måned, så sørg for at hente dem alle. Bulk download er ikke tilgængeligt, så du skal klikke på hver enkelt individuelt.
En vigtig detalje: sørg for, at du bruger hovedsektionen Reports. Brug ikke muligheden “Reporting - Classic”. Disse filer bruger et andet format og importeres ikke korrekt.
Forskellen mellem IngramSpark og Lightning Source
Dette forvirrer mange forlag. IngramSpark og Lightning Source er begge del af Ingram-familien, men de har separate konti, separate dashboards og separate rapportformater. Hvis du har titler på begge platforme, håndterer du to adskilte sæt af salgsfiler hver måned.
Royalties HQ håndterer begge nativt. Når du uploader en fil, registrerer systemet automatisk, om det er en IngramSpark-fil eller en Lightning Source-fil, og behandler den i overensstemmelse hermed. Du behøver ikke at vælge formatet manuelt eller konvertere noget. Slip bare originalfilen ind, som den er.
Nøglereglen for begge: rediger ikke indholdet i dine salgsfiler. Ændring af data, selv noget så mindre som justering af kolonnebredde og genlemmelse, kan forhindre filens import. Du kan omdøbe filen uden at åbne den, og faktisk anbefaler vi, at du gør det.
Hvorfor omdøbning af dine filer betyder noget
Her er en særhed, der overrasker folk. De salgsventeliste-filer, som Ingram sender dig, inkluderer ikke salgsmåneden i filnavnet. Hver fil ankommer med det samme generiske navn. Efter et par måneders downloads ser din mappe ud som en væg af identiske filnavne uden måde at skelne januar fra juni.
Før du uploader til Royalties HQ, skal du omdøbe hver fil for at inkludere måned og år. Noget i stil med “IngramSpark-Sales-2026-01.xls” fungerer godt. Dette gør det langt nemmere at identificere dine uploads i systemet og undgår forvirring, når du gennemgår historiske data.
Hvis du vil gå et skridt videre, kan du automatisere dine Ingram-salgsrapporter, så filer gemmes og omdøbes uden manuel indsats.
Forståelse af Ingrams betalingstidslinje
Ingram betaler cirka 90 dages forsinkelse fra slutningen af salgsmåneden. Så hvis dine bøger sælger kopier i januar, vil du ikke se denne kompensation før cirka april. Dette er standard for Ingram og gælder både IngramSpark og Lightning Source.
Denne forsinkelse betyder noget, når du afstemmer dine royalty-perioder. Salgsdataene i en januar-kompensationsrapport afspejler januarsalg, men pengene ankommer ikke i yderligere tre måneder. Når du importerer dine Amazon KDP-salg ved siden af dine Ingram-data, vil du bemærke, at KDP betaler på en kortere cyklus. At holde styr på, hvilken distributør der betaler hvornår, og matche betalinger til den korrekte salgsperiode, er en af de sværeste dele af royalty management.
Hvis du stadig prøver at finde ud af den bedste måde at organisere alt dette på, kan du downloade vores gratis guide for en gennemgang af hele royalty-arbejdsgangen.
Trin-for-trin: upload af din IngramSpark-salgsfil
Når du har din salgsfil downloadet og omdøbt, tager uploadprocessen i Royalties HQ omkring et minut:
- Gå til hovedmenuen og klik på Add New Sales
- Slip din salgsfil ind i uploadzonen (eller klik for at browse)
- Royalties HQ registrerer automatisk filtypen. Bekræft, at den viser det korrekte format, og klik på Continue
- Systemet validerer filen og søger efter dublikater — hvis du allerede har uploadet denne fil, vil det blive markeret. Hvis alt går godt, vises status som “Ready to import”
- Klik på Import for at hente dataene
- Hver række i filen bliver til en salgslinje, grupperet i en eller flere salgsbatches
Efter importen skal du tilføje en publisher-indbetalingsbetaling for hver salgsbatch. Dette forbinder salgsdataene med de faktiske penge, du modtog fra Ingram, hvilket er det, der driver dine royalty-beregninger.
Hvordan Royalties HQ håndterer dette
Royalties HQ understøtter 12 native salgsfilformater fra større distributører, og både IngramSpark og Lightning Source er på listen. Systemet læser den rå fil præcis som distributøren leverer den, så der er ingen grund til at omformatere kolonner, kortlægge felter eller fjerne headerrækker.
Når du uploader en Ingram-fil, identificerer platformen filtypen, validerer indholdet og opretter salgsbatches automatisk. Hver importeret række bevares som en individuel salgslinje med et fuldt revisionsspor. Du kan gennemgå, søge i og rapportere om dine Ingram-salgsdata sammen med alt andet ét sted.
For en fuldstændig gennemgang af uploadprocessen og alle understøttede formater skal du se vores dokumentation for import af salgsdata.
Opsætning af e-mail-automatisering til månedlige importer
Da Ingram sender dig salgsrapporter hver måned på en forudsigelig tidsplan, kan du opsætte et e-mail-filter til automatisk at gemme disse vedhæftelser i en dedikeret mappe i Google Drive, Dropbox eller OneDrive. Dette eliminerer trinnet med manuelt at downloade og organisere filer.
Konfigurer dit filter til at matche afsenderen og emnelinje for Ingrams kompensationsmails, og leder derefter vedhæftelsen til en bestemt mappe. Hvis din e-mailklient understøtter det, skal du oprette en regel for at omdøbe filen med salgsmåneden, så du ikke ender med en masse identisk navngivne regneark.
Denne form for let automatisering sparer en overraskende mængde tid i løbet af et år, især hvis du styrer både IngramSpark og Lightning Source-konti. Filerne lander i din mappe, allerede navngivet og organiseret, klar til upload i Royalties HQ, når du sætter dig ned for at behandle royalties.
