Este artículo es parte de nuestra Guía Completa de Gestión de Regalías.
Si publicas a través de Ingram, ya conoces el procedimiento. Cada mes, un correo electrónico de compensación de ventas llega a tu bandeja de entrada con una hoja de cálculo adjunta. La descargas, la abres e intentas averiguar cuánto le debes a cada autor. Luego lo haces de nuevo con el siguiente archivo. Y con el siguiente. Antes de que te des cuenta, tienes una carpeta llena de archivos XLS con nombres idénticos y ningún sistema claro para convertirlos en estados de regalías.
La buena noticia es que Royalties HQ es compatible de forma nativa con los archivos de ventas de IngramSpark y Lightning Source, por lo que puedes cargarlos directamente sin reformatear una sola celda. Esta guía te acompaña en todo el proceso, desde encontrar tus reportes hasta cargarlos en el sistema.
Dónde encontrar tus reportes de compensación de ventas de IngramSpark
Ingram te envía por correo reportes mensuales de compensación de ventas como archivos adjuntos de hojas de cálculo. Estos llegan automáticamente y contienen tus datos de ventas y ganancias del período. Para la mayoría de los editores, estos archivos por correo son el punto de partida más fácil.
También puedes descargar reportes manualmente desde el panel de IngramSpark. Inicia sesión en myaccount.ingramspark.com y luego ve a Reports > Compensation > Compensation Statements. Selecciona el año y el mes, y descarga el CSV para cada tipo de reporte. Generalmente hay cuatro tipos de reportes por mes, así que asegúrate de descargarlos todos. La descarga masiva no está disponible, por lo que tendrás que hacer clic en cada uno individualmente.
Un detalle importante: asegúrate de usar la sección principal de Reportes. No uses la opción “Reporting - Classic”. Esos archivos utilizan un formato diferente y no se importarán correctamente.
La diferencia entre IngramSpark y Lightning Source
Esto confunde a muchos editores. IngramSpark y Lightning Source son ambas parte de la familia Ingram, pero tienen cuentas separadas, paneles separados y formatos de reportes diferentes. Si tienes títulos en ambas plataformas, estás tratando con dos conjuntos distintos de archivos de ventas cada mes.
Royalties HQ maneja ambos de forma nativa. Cuando cargas un archivo, el sistema detecta automáticamente si es un archivo de IngramSpark o de Lightning Source y lo procesa en consecuencia. No necesitas seleccionar el formato manualmente ni convertir nada. Solo coloca el archivo original tal como está.
La regla clave para ambos: no edites el contenido de tus archivos de ventas. Modificar los datos, incluso algo tan menor como ajustar el ancho de una columna y guardar de nuevo, puede impedir que el archivo se importe. Puedes renombrar el archivo sin abrirlo, y de hecho te lo recomendamos.
Por qué renombrar tus archivos es importante
Aquí hay un detalle que sorprende a la gente. Los archivos de compensación de ventas que Ingram te envía por correo no incluyen el mes de ventas en el nombre del archivo. Cada archivo llega con un nombre genérico idéntico. Después de algunos meses de descargas, tu carpeta se parece a una pared de nombres de archivo idénticos sin forma de distinguir enero de junio.
Antes de cargar a Royalties HQ, renombra cada archivo para incluir el mes y el año. Algo como “IngramSpark-Ventas-2026-01.xls” funciona bien. Esto hace que sea mucho más fácil identificar tus cargas dentro del sistema y evita confusión cuando estés revisando datos históricos.
Si quieres ir un paso más allá, puedes automatizar tus reportes de ventas de Ingram para que los archivos se guarden y renombren sin ningún esfuerzo manual.
Entender la línea de tiempo de pagos de Ingram
Ingram paga con aproximadamente un retraso de 90 días desde el final del mes de ventas. Entonces, si tus libros venden copias en enero, no verás esa compensación hasta aproximadamente abril. Esto es estándar para Ingram y se aplica tanto a IngramSpark como a Lightning Source.
Este retraso es importante cuando estás reconciliando tus períodos de regalías. Los datos de ventas en un reporte de compensación de enero reflejan las ventas de enero, pero el dinero no llega durante otros tres meses. Cuando importes tus ventas de Amazon KDP junto con tus datos de Ingram, notarás que KDP paga en un ciclo más corto. Hacer un seguimiento de qué distribuidor paga cuándo y emparejar pagos con el período de ventas correcto es una de las partes más difíciles de la gestión de regalías.
Si aún estás averiguando la mejor manera de organizar todo esto, descarga nuestra guía gratuita para un tutorial del flujo de trabajo de regalías completo.
Paso a paso: cargando tu archivo de ventas de IngramSpark
Una vez que tengas tu archivo de ventas descargado y renombrado, el proceso de carga en Royalties HQ toma alrededor de un minuto:
- Ve al menú principal y haz clic en Agregar Nuevas Ventas
- Arrastra tu archivo de ventas a la zona de carga (o haz clic para explorar)
- Royalties HQ detectará automáticamente el tipo de archivo. Confirma que muestre el formato correcto y haz clic en Continuar
- El sistema valida el archivo y verifica duplicados — si ya has cargado este archivo, será marcado. Si todo está bien, el estado mostrará “Listo para importar”
- Haz clic en Importar para traer los datos
- Cada fila en el archivo se convierte en una línea de ventas, agrupada en uno o más lotes de ventas
Después de importar, necesitarás agregar un pago de ingresos del editor para cada lote de ventas. Esto vincula los datos de ventas al dinero real que recibiste de Ingram, lo que impulsa tus cálculos de regalías.
Cómo Royalties HQ maneja esto
Royalties HQ es compatible con 12 formatos nativos de archivos de ventas de distribuidores principales, e IngramSpark y Lightning Source están en esa lista. El sistema lee el archivo sin procesar exactamente como lo proporciona el distribuidor, por lo que no es necesario reformatear columnas, asignar campos ni eliminar filas de encabezado.
Cuando cargas un archivo de Ingram, la plataforma identifica el tipo de archivo, valida el contenido y crea lotes de ventas automáticamente. Cada fila importada se preserva como una línea de ventas individual con un rastro de auditoría completo. Puedes revisar, buscar e informar sobre tus datos de ventas de Ingram junto con todo lo demás en un solo lugar.
Para un tutorial completo del proceso de carga y todos los formatos compatibles, consulta nuestra documentación de importar datos de ventas.
Configurar automatización de correo electrónico para importaciones mensuales
Dado que Ingram te envía reportes de ventas cada mes en un cronograma predecible, puedes configurar un filtro de correo electrónico para guardar automáticamente esos archivos adjuntos en una carpeta dedicada en Google Drive, Dropbox u OneDrive. Esto elimina el paso de descargar y organizar archivos manualmente.
Configura tu filtro para que coincida con el remitente y la línea de asunto de los correos de compensación de Ingram, luego enruta el archivo adjunto a una carpeta específica. Si tu cliente de correo lo permite, establece una regla para renombrar el archivo con el mes de ventas para que no termines con un montón de hojas de cálculo con nombres idénticos.
Este tipo de automatización ligera ahorra una cantidad sorprendente de tiempo a lo largo de un año, especialmente si estás administrando cuentas de IngramSpark y Lightning Source. Los archivos llegan a tu carpeta, ya nombrados y organizados, listos para cargar en Royalties HQ siempre que te sientes a procesar regalías.
