Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Si vous publiez via Ingram, vous connaissez la routine. Chaque mois, un e-mail de compensation des ventes arrive dans votre boîte de réception avec une feuille de calcul en pièce jointe. Vous la téléchargez, l’ouvrez et essayez de déterminer ce que vous devez à chaque auteur. Puis vous recommencez avec le fichier suivant. Et le suivant. Avant longtemps, vous avez un dossier rempli de fichiers XLS aux noms identiques et aucun système clair pour les transformer en relevés de redevances.
La bonne nouvelle, c’est que Royalties HQ supporte nativement les fichiers de ventes IngramSpark et Lightning Source, vous pouvez donc les télécharger directement sans reformater une seule cellule. Ce guide vous explique l’ensemble du processus, de la recherche de vos rapports à leur intégration dans le système.
Où trouver vos rapports de compensation des ventes IngramSpark
Ingram vous envoie par e-mail des rapports mensuels de compensation des ventes en pièces jointes sous forme de feuilles de calcul. Ils arrivent automatiquement et contiennent vos données de ventes et de revenus pour la période. Pour la plupart des éditeurs, ces fichiers envoyés par e-mail constituent le point de départ le plus facile.
Vous pouvez également télécharger les rapports manuellement depuis le tableau de bord IngramSpark. Connectez-vous à myaccount.ingramspark.com, puis allez à Reports > Compensation > Compensation Statements. Sélectionnez l’année et le mois, puis téléchargez le CSV pour chaque type de rapport. Il y a généralement quatre types de rapports par mois, assurez-vous donc de tous les récupérer. Le téléchargement en masse n’est pas disponible, vous devrez donc cliquer sur chacun individuellement.
Un détail important : assurez-vous d’utiliser la section principale Reports. N’utilisez pas l’option « Reporting - Classic ». Ces fichiers utilisent un format différent et ne s’importeront pas correctement.
La différence entre IngramSpark et Lightning Source
Cela trompe beaucoup d’éditeurs. IngramSpark et Lightning Source font tous deux partie de la famille Ingram, mais ils ont des comptes distincts, des tableaux de bord distincts et des formats de rapports distincts. Si vous avez des titres sur les deux plateformes, vous avez affaire à deux ensembles distincts de fichiers de ventes chaque mois.
Royalties HQ les gère tous les deux nativement. Lorsque vous téléchargez un fichier, le système détecte automatiquement s’il s’agit d’un fichier IngramSpark ou Lightning Source et le traite en conséquence. Vous n’avez pas besoin de sélectionner le format manuellement ou de convertir quoi que ce soit. Déposez simplement le fichier original tel quel.
La règle clé pour les deux : ne modifiez pas le contenu de vos fichiers de ventes. Modifier les données, même quelque chose d’aussi mineur qu’ajuster la largeur d’une colonne et réenregistrer, peut empêcher le fichier de s’importer. Vous pouvez renommer le fichier sans l’ouvrir, et en fait, nous vous le recommandons.
Pourquoi renommer vos fichiers est important
Voici une particularité qui surprend les gens. Les fichiers de compensation des ventes qu’Ingram vous envoie par e-mail n’incluent pas le mois de vente dans le nom du fichier. Chaque fichier arrive avec le même nom générique. Après quelques mois de téléchargements, votre dossier ressemble à un mur de noms de fichiers identiques sans aucun moyen de distinguer janvier de juin.
Avant de télécharger vers Royalties HQ, renommez chaque fichier pour inclure le mois et l’année. Quelque chose comme « IngramSpark-Sales-2026-01.xls » fonctionne bien. Cela rend beaucoup plus facile d’identifier vos téléchargements dans le système et d’éviter la confusion lors de l’examen des données historiques.
Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez automatiser vos rapports de ventes Ingram pour que les fichiers soient enregistrés et renommés sans aucun effort manuel.
Comprendre le calendrier de paiement d’Ingram
Ingram paie selon un délai d’environ 90 jours à partir de la fin du mois de vente. Donc si vos livres se vendent en janvier, vous ne verrez pas cette compensation avant approximativement avril. C’est standard pour Ingram et s’applique à la fois à IngramSpark et Lightning Source.
Ce délai est important lorsque vous rapprochez vos périodes de redevances. Les données de ventes d’un rapport de compensation de janvier reflètent les ventes de janvier, mais l’argent n’arrive pas avant trois mois supplémentaires. Lorsque vous importez vos ventes Amazon KDP aux côtés de vos données Ingram, vous remarquerez que KDP paie selon un cycle plus court. Garder une trace de quel distributeur paie quand et faire correspondre les paiements à la bonne période de vente est l’une des parties les plus délicates de la gestion des redevances.
Si vous cherchez toujours la meilleure façon d’organiser tout cela, téléchargez notre guide gratuit pour une présentation complète du flux de travail des redevances.
Étape par étape : télécharger votre fichier de ventes IngramSpark
Une fois que vous avez votre fichier de ventes téléchargé et renommé, le processus de téléchargement dans Royalties HQ prend environ une minute :
- Allez au menu principal et cliquez sur Add New Sales
- Déposez votre fichier de ventes dans la zone de téléchargement (ou cliquez pour parcourir)
- Royalties HQ détectera automatiquement le type de fichier. Confirmez qu’il affiche le format correct et cliquez sur Continue
- Le système valide le fichier et vérifie les doublons — si vous avez déjà téléchargé ce fichier, il sera signalé. Si tout va bien, le statut affichera « Ready to import »
- Cliquez sur Import pour importer les données
- Chaque ligne du fichier devient une ligne de ventes, regroupée en un ou plusieurs lots de ventes
Après l’importation, vous devrez ajouter un paiement de revenu d’éditeur pour chaque lot de ventes. Cela lie les données de ventes à l’argent réel que vous avez reçu d’Ingram, ce qui est ce qui alimente vos calculs de redevances.
Comment Royalties HQ gère cela
Royalties HQ supporte 12 formats de fichiers de ventes natifs de grands distributeurs, et IngramSpark et Lightning Source sont tous deux sur cette liste. Le système lit le fichier brut exactement comme le fournisseur le fournit, il n’y a donc pas besoin de reformater les colonnes, de mapper les champs ou de supprimer les lignes d’en-tête.
Lorsque vous téléchargez un fichier Ingram, la plateforme identifie le type de fichier, valide le contenu et crée des lots de ventes automatiquement. Chaque ligne importée est préservée comme une ligne de ventes individuelle avec une piste d’audit complète. Vous pouvez examiner, rechercher et rapporter vos données de ventes Ingram aux côtés de tout le reste en un seul endroit.
Pour une présentation complète du processus de téléchargement et de tous les formats supportés, consultez notre documentation importing sales data.
Configuration de l’automatisation des e-mails pour les importations mensuelles
Puisqu’Ingram vous envoie des rapports de ventes chaque mois selon un calendrier prévisible, vous pouvez configurer un filtre d’e-mail pour enregistrer automatiquement ces pièces jointes dans un dossier dédié dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Cela élimine l’étape de téléchargement et d’organisation manuels des fichiers.
Configurez votre filtre pour correspondre à l’expéditeur et à la ligne d’objet des e-mails de compensation d’Ingram, puis acheminez la pièce jointe vers un dossier spécifique. Si votre client de messagerie le supporte, définissez une règle pour renommer le fichier avec le mois de vente afin que vous ne vous retrouviez pas avec un tas de feuilles de calcul aux noms identiques.
Ce type d’automatisation légère vous fait gagner une quantité surprenante de temps au cours d’une année, surtout si vous gérez à la fois des comptes IngramSpark et Lightning Source. Les fichiers arrivent dans votre dossier, déjà nommés et organisés, prêts à être téléchargés dans Royalties HQ quand vous vous asseyez pour traiter les redevances.
