Denne artikkelen er del av vår Komplett veiledning til royaltyforvaltning.
Hvis du publiserer gjennom Ingram, kjenner du rutinen. Hver måned mottar du en e-post om salgskomp med vedlagt regneark. Du laster det ned, åpner det og prøver å finne ut hva du skylder hver forfatter. Så gjør du det igjen for neste fil. Og neste. Før du vet ordet av det, har du en mappe full av identisk navngitte XLS-filer og ingen tydelig system for å gjøre dem om til royaltyutskrifter.
Det gode nyheten er at Royalties HQ nativt støtter IngramSpark og Lightning Source-salgsfiler, så du kan laste dem opp direkte uten å reformatere en eneste celle. Denne veiledningen tar deg gjennom hele prosessen, fra å finne rapportene dine til å få dem inn i systemet.
Hvor du finner dine IngramSpark-rapporter om salgskomp
Ingram sender deg månedlige rapporter om salgskomp som regnearkvedlegg. Disse ankommer automatisk og inneholder salgs- og inntektsdata for perioden. For de fleste forlag er disse e-postsendte filene det enkleste utgangspunktet.
Du kan også laste ned rapporter manuelt fra IngramSpark-dashbordet. Logg inn på myaccount.ingramspark.com, gå deretter til Reports > Compensation > Compensation Statements. Velg år og måned, og last ned CSV-filen for hver rapporttype. Det er vanligvis fire rapporttyper per måned, så sørg for at du får alle. Massenedlasting er ikke tilgjengelig, så du må klikke på hver enkelt individuelt.
En viktig detalj: sørg for at du bruker hoveddelen Reports. Ikke bruk alternativet “Reporting - Classic”. Disse filene bruker et annet format og vil ikke importeres riktig.
Forskjellen mellom IngramSpark og Lightning Source
Dette forvirrer mange forlag. IngramSpark og Lightning Source er begge del av Ingram-familien, men de har separate kontoer, separate dashbord og separate rapportformater. Hvis du har titler på begge plattformene, håndterer du to distinkte sett med salgsfiler hver måned.
Royalties HQ håndterer begge nativt. Når du laster opp en fil, gjenkjenner systemet automatisk om det er en IngramSpark-fil eller en Lightning Source-fil og behandler den deretter. Du trenger ikke å velge formatet manuelt eller konvertere noe. Bare slipp inn originalfilen som den er.
Nøkkelregelen for begge: ikke rediger innholdet i salgsfilene dine. Hvis du endrer dataene, selv noe så mindre som å justere kolonnebredde og lagre på nytt, kan det forhindre at filen importeres. Du kan gi filen et nytt navn uten å åpne den, og faktisk anbefaler vi at du gjør det.
Hvorfor det er viktig å gi filene nye navn
Her er en egenhet som fanger folk av vakt. Salgskompensasjonsfilene som Ingram sender deg via e-post inkluderer ikke salgsmåneden i filnavnet. Hver fil ankommer med samme generiske navn. Etter et par måneders nedlastinger ser mappen din ut som en vegg av identiske filnavn uten måte å si januar fra juni.
Før du laster opp til Royalties HQ, gir du hver fil et nytt navn som inkluderer måned og år. Noe som “IngramSpark-Sales-2026-01.xls” fungerer godt. Dette gjør det langt enklere å identifisere opplastingene dine inne i systemet og unngår forvirring når du gjennomgår historiske data.
Hvis du vil ta dette et skritt videre, kan du automatisere Ingram-salgrapportene dine slik at filene lagres og gis nye navn uten noen manuell innsats.
Forståelse av Ingrams betalingstidslinje
Ingram betaler på cirka 90 dagers forsinkelse fra slutten av salgsmåneden. Hvis bøkene dine selger kopier i januar, vil du ikke se den kompensasjonen før cirka april. Dette er standard for Ingram og gjelder både IngramSpark og Lightning Source.
Denne forsinkelsen betyr noe når du avstemmer royaltyperisodene dine. Salgsdata i en januarkompensasjonsrapport reflekterer januarsalg, men pengene ankommer ikke på tre måneder. Når du importerer Amazon KDP-salget ditt sammen med Ingram-dataene dine, vil du merke at KDP betaler på en kortere syklus. Å holde styr på hvilken distributor som betaler når, og å matche betalinger til riktig salgsperiode, er en av de vanskeligste delene av royaltyforvaltning.
Hvis du fortsatt prøver å finne ut den beste måten å organisere alt dette på, last ned vår gratis veiledning for en gjennomgang av hele royaltyarbeidsflyten.
Trinn for trinn: opplasting av IngramSpark-salgsfilen
Når du har salgsfilen din lastet ned og gitt nytt navn, tar opplastingsprosessen i Royalties HQ cirka ett minutt:
- Gå til hovedmenyen og klikk Add New Sales
- Slipp salgsfilen din i opplastingssonen (eller klikk for å bla gjennom)
- Royalties HQ vil automatisk gjenkjenne filtypen. Bekreft at den viser riktig format og klikk Continue
- Systemet validerer filen og sjekker for duplikater — hvis du allerede har lastet opp denne filen, vil den bli flagget. Hvis alt ser bra ut, vil statusen vise “Ready to import”
- Klikk Import for å hente inn dataene
- Hver rad i filen blir en salgslinje, gruppert i en eller flere salgspartier
Etter import må du legge til en betalingstransaksjon for forlaget for hvert salgsparti. Dette forbinder salgsdataene med de faktiske pengene du mottok fra Ingram, som er det som driver royaltyberegningene dine.
Hvordan Royalties HQ håndterer dette
Royalties HQ støtter 12 native salgfilformater fra store distributører, og både IngramSpark og Lightning Source er på den listen. Systemet leser rårfilen nøyaktig slik distributøren leverer den, så det er ingen grunn til å reformatere kolonner, kartlegge felt eller fjerne topprader.
Når du laster opp en Ingram-fil, identifiserer plattformen filtypen, validerer innholdet og oppretter salgspartier automatisk. Hver importert rad bevares som en individuell salgslinje med et komplett revisjonsspor. Du kan gjennomgå, søke i og rapportere på Ingram-salgsdataene dine sammen med alt annet på ett sted.
For en fullstendig gjennomgang av opplastingsprosessen og alle støttede formater, se vår dokumentasjon om importering av salgdata.
Oppsett av e-postautomatisering for månedlige importer
Siden Ingram sender deg salgrapporter hver måned på en forutsigbar tidsplan, kan du konfigurere et e-postfilter for å automatisk lagre disse vedleggene i en dedikert mappe i Google Drive, Dropbox eller OneDrive. Dette eliminerer trinnet med å manuelt laste ned og organisere filer.
Konfigurer filteret ditt til å samsvare med avsenderen og emnelinjen i Ingramskompensasjons-e-poster, og rut deretter vedlegget til en spesifikk mappe. Hvis e-postklienten din støtter det, setter du en regel for å gi filen nytt navn med salgsmåneden slik at du ikke ender opp med en haug med identisk navngitte regneark.
Denne typen lett automatisering sparer en overraskende mengde tid i løpet av et år, spesielt hvis du administrerer både IngramSpark- og Lightning Source-kontoer. Filene lander i mappen din, allerede navngitt og organisert, klar til opplasting til Royalties HQ når du setter deg ned for å behandle royalties.
