Dit artikel maakt deel uit van onze Complete Guide to Royalty Management.
Als u via Ingram publiceert, kent u de procedure. Elke maand ontvangt u een e-mail met verkoopcompensatie met een bijgevoegd spreadsheet. U downloadt het, opent het en probeert uit te zoeken wat u elke auteur verschuldigd bent. Vervolgens doet u hetzelfde voor het volgende bestand. En het volgende. Voor je het weet heb je een map vol identiek benoemde XLS-bestanden en geen duidelijk systeem om ze om te zetten in royaltyafschriften.
Het goede nieuws is dat Royalties HQ IngramSpark en Lightning Source-verkoopbestanden standaard ondersteunt, zodat u ze rechtstreeks kunt uploaden zonder één cel opnieuw in te delen. Deze gids leidt u door het hele proces, van het vinden van uw rapporten tot het importeren ervan in het systeem.
Waar u uw IngramSpark-verkoopcompensatierapporten kunt vinden
Ingram stuurt u maandelijkse verkoopcompensatierapporten als spreadsheet-bijlagen. Deze arriveren automatisch en bevatten uw verkoop- en inkomstengegevens voor de periode. Voor de meeste uitgeverijen zijn deze e-mailbestanden het gemakkelijkste startpunt.
U kunt rapporten ook handmatig downloaden van het IngramSpark-dashboard. Log in op myaccount.ingramspark.com en ga vervolgens naar Reports > Compensation > Compensation Statements. Selecteer het jaar en de maand en download de CSV voor elk rapporttype. Er zijn meestal vier rapporttypen per maand, dus zorg ervoor dat u ze allemaal downloadt. Bulk downloaden is niet beschikbaar, dus u moet op elk rapport afzonderlijk klikken.
Een belangrijk detail: zorg ervoor dat u het hoofdgedeelte Reports gebruikt. Gebruik niet de optie “Reporting - Classic”. Deze bestanden gebruiken een ander formaat en kunnen niet correct worden geïmporteerd.
Het verschil tussen IngramSpark en Lightning Source
Dit brengt veel uitgeverijen in verwarring. IngramSpark en Lightning Source maken beide deel uit van de Ingram-familie, maar ze hebben aparte accounts, aparte dashboards en aparte rapportformaten. Als u titels op beide platforms hebt, heeft u elke maand twee verschillende sets verkoopbestanden.
Royalties HQ ondersteunt beide standaard. Wanneer u een bestand uploadt, detecteert het systeem automatisch of het een IngramSpark-bestand of een Lightning Source-bestand is en verwerkt het dienovereenkomstig. U hoeft het formaat niet handmatig in te stellen of iets om te zetten. Plaats eenvoudig het originele bestand as-is.
De belangrijkste regel voor beide: wijzig de inhoud van uw verkoopbestanden niet. Het wijzigen van gegevens, zelfs iets als eenvoudig als het aanpassen van een kolombreedte en opnieuw opslaan, kan voorkomen dat het bestand wordt geïmporteerd. U kunt het bestand hernoemen zonder het te openen, en we raden u aan dat ook te doen.
Waarom het hernoemen van uw bestanden belangrijk is
Dit is een eigenaardigheid die mensen overvalt. De verkoopcompensatiebestanden die Ingram u e-mailt, bevatten niet de verkoopsmaand in de bestandsnaam. Elk bestand arriveert met dezelfde generieke naam. Na enkele maanden downloads ziet uw map eruit als een muur van identieke bestandsnamen, zonder manier om januari van juni onderscheiden.
Voordat u uploadt naar Royalties HQ, hernoemt u elk bestand zodat de maand en het jaar erin voorkomen. Iets als “IngramSpark-Sales-2026-01.xls” werkt goed. Dit maakt het veel gemakkelijker om uw uploads in het systeem te identificeren en voorkomt verwarring bij het beoordelen van historische gegevens.
Als u nog een stap verder wilt gaan, kunt u uw Ingram-verkoopsrapporten automatiseren zodat bestanden zonder handmatige inspanning worden opgeslagen en hernoemd.
Inzicht in Ingrams betalingstijdlijn
Ingram betaalt met ongeveer een 90-daagse vertraging vanaf het einde van de verkoopsmaand. Dus als uw boeken in januari exemplaren verkopen, ziet u die compensatie pas in maart. Dit is standaard voor Ingram en geldt voor zowel IngramSpark als Lightning Source.
Deze vertraging is belangrijk wanneer u uw royaltyperioden afstemmt. De verkoopgegevens in een januarivergoedingsrapport weerspiegelen januariverkopen, maar het geld arriveert pas drie maanden later. Wanneer u uw Amazon KDP-verkopen importeert naast uw Ingram-gegevens, zult u merken dat KDP sneller betaalt. Het bijhouden van welke distributeur wanneer betaalt, en het afstemmen van betalingen met de juiste verkoopsperiode, is een van de lastigste onderdelen van royaltybeheer.
Als u nog steeds de beste manier zoekt om dit alles in te delen, download dan onze gratis gids voor een overzicht van de volledige royaltyworkflow.
Stap voor stap: uw IngramSpark-verkoopbestand uploaden
Zodra u uw verkoopbestand hebt gedownload en hernoemd, duurt het uploadproces in Royalties HQ ongeveer een minuut:
- Ga naar het hoofdmenu en klik op Add New Sales
- Sleep uw verkoopbestand in de uploadzone (of klik om te bladeren)
- Royalties HQ detecteert automatisch het bestandstype. Bevestig dat het juiste formaat wordt weergegeven en klik op Continue
- Het systeem valideert het bestand en controleert op duplicaten — als u dit bestand al hebt geüpload, wordt het gemarkeerd. Als alles in orde is, toont de status “Ready to import”
- Klik op Import om de gegevens in te voeren
- Elke rij in het bestand wordt een sales line, gegroepeerd in een of meer sales batches
Na het importeren moet u voor elke verkoopeenheid een uitkering voor uitgeverijinkomsten toevoegen. Dit koppelt de verkoopgegevens aan het werkelijke geld dat u van Ingram hebt ontvangen, wat uw royaltyberekeningen aanstuurt.
Hoe Royalties HQ dit afhandelt
Royalties HQ ondersteunt 12 native verkoopbestandsformaten van grote distributeurs, en zowel IngramSpark als Lightning Source staan op die lijst. Het systeem leest het onbewerkte bestand precies zoals de distributeur het verschaft, dus er is geen noodzaak om kolommen opnieuw in te delen, velden toe te wijzen of kopregels te verwijderen.
Wanneer u een Ingram-bestand uploadt, identificeert het platform het bestandstype, valideert de inhoud en maakt automatisch verkoopbatches. Elke geïmporteerde rij wordt bewaard als afzonderlijke verkoopsregel met een volledig audittrail. U kunt uw Ingram-verkoopgegevens samen met alles anders op één plaats bekijken, zoeken en rapporteren.
Voor een volledig overzicht van het uploadproces en alle ondersteunde formaten, raadpleeg onze documentatie voor importing sales data.
E-mailautomatisering instellen voor maandelijkse imports
Omdat Ingram u verkoopsrapporten elke maand op een voorspelbaar moment e-mailt, kunt u een e-mailfilter instellen om deze bijlagen automatisch op te slaan in een toegewezen map in Google Drive, Dropbox of OneDrive. Hiermee wordt de stap van het handmatig downloaden en ordenen van bestanden weggenomen.
Configureer uw filter om overeen te komen met de afzender en onderwerpregel van Ingrams vergoedingsmails, en stuur de bijlage naar een specifieke map. Als uw e-mailclient dit ondersteunt, stelt u een regel in om het bestand te hernoemen met de verkoopsmaand, zodat u niet eindigt met een hoop identiek benoemde spreadsheets.
Dit soort lichte automatisering bespaart gedurende het jaar een verrassend hoeveelheid tijd, vooral als u zowel IngramSpark als Lightning Source-accounts beheert. De bestanden landen in uw map, al hernoemd en georganiseerd, klaar om in Royalties HQ te uploaden wanneer u royalty’s gaat verwerken.
