Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Chaque mois, une pile de feuilles de calcul de compensation arrive dans votre boîte de réception en provenance de Lightning Source ou IngramSpark. Quelques semaines plus tard, des dépôts apparaissent sur votre compte bancaire. Mais les chiffres ne correspondent pas à première vue, les devises sont partout, et il n’est pas évident de savoir quelle feuille de calcul correspond à quel dépôt. Vous ne manquez pas quelque chose d’évident. Le système est réellement un peu complexe à démêler.
Cet article vous explique comment les rapports et les paiements se connectent, afin que vous puissiez les rapprocher en toute confiance.
Pourquoi le rapprochement des rapports aux paiements semble confus
Un seul mois de ventes peut produire jusqu’à cinq rapports de compensation distincts. Chacun couvre une région différente et ils arrivent dans des devises différentes. Ensuite, des semaines plus tard, les dépôts bancaires arrivent, et il n’y en a que quatre, pas cinq. Certains rapports sont convertis dans votre devise de paiement à un taux de change que vous devez chercher. Et pour couronner le tout, trois des cinq rapports sont tous en USD, ce qui rend difficile leur distinction au premier coup d’œil.
Une fois que vous comprenez la structure, tout s’éclaire. Mais avant cela, cela peut sembler être un puzzle avec la moitié des pièces manquantes.
Les cinq rapports de compensation des ventes
Chaque rapport couvre une région d’impression, et Ingram l’envoie par courrier électronique en tant que deux pièces jointes : un PDF que vous pouvez parcourir rapidement et une feuille de calcul XLS qui contient les données réelles. Le XLS est celui que vous importez. Chaque XLS utilise la même disposition, avec une colonne « market » qui vous indique exactement quelle région les ventes proviennent. Voici ce à quoi vous attendre.
Rapport États-Unis : market indique « United States », devise USD. Il s’agit de la région d’impression principale de Lightning Source aux États-Unis.
Rapport Royaume-Uni : market indique « United Kingdom », devise GBP. Une autre région principale de Lightning Source.
Rapport Australie : market indique « Australia », devise AUD. Région principale de Lightning Source.
Rapport Sharjah : market indique « United Arab Emirates », devise USD. Il s’agit d’une région d’impression principale de Lightning Source (et non d’un programme distinct), gérée par Lightning Source Sharjah aux Émirats arabes unis. Elle est payée par une entité distincte, Lightning Source Sharjah.
Rapport Global Connect : market indique des éléments comme « Global - Brazil », « Global - Germany », « Global - India », etc. Aussi en devise USD. Global Connect est un programme Ingram distinct couvrant environ 11 marchés internationaux supplémentaires (Brésil, Chine, Allemagne, Inde, Italie, Japon, Singapour, Afrique du Sud, Corée du Sud, Espagne, etc.), géré par des partenaires d’impression à la demande locaux.
La confusion de l’USD total
Trois des cinq rapports (États-Unis, Sharjah et Global Connect) sont tous en devise USD. La devise seule ne peut pas vous dire lequel est lequel. Pour les distinguer, regardez la ligne d’objet du courrier électronique (le rapport Global Connect dit généralement « Global Connect » dans l’objet) et vérifiez toujours la colonne « market » dans le fichier. Cette colonne est l’identifiant fiable.
Certains mois, vous aurez moins de cinq rapports. S’il n’y a pas de ventes Sharjah au cours d’un mois, il n’y a pas de rapport de compensation Sharjah et pas de dépôt Sharjah.
Comment fonctionnent les paiements : cinq rapports, quatre dépôts
Le paiement arrive environ 90 jours après la fin du mois de vente, dans votre devise de paiement, via des avis d’« Automatic Deposit Remittance ». Ces avis vous indiquent exactement ce que vous êtes en train d’être payé.
Ingram gère chacune de ses quatre régions d’impression principales (États-Unis, Royaume-Uni, Australie et Sharjah) comme une unité opérationnelle distincte, qui est effectivement un bras commercial ou une filiale à part entière. Chaque unité opérationnelle vous paie séparément, ce qui explique pourquoi l’argent arrive sous la forme de dépôts de quatre entités différentes. Global Connect est un programme plutôt qu’une unité opérationnelle, elle ne vous paie donc pas de façon autonome ; sa compensation est associée au dépôt américain.
Les quatre unités opérationnelles qui envoient les dépôts sont :
- Lightning Source (La Vergne, Tennessee) : paie la région américaine et Global Connect ensemble sur un seul avis de remise
- Lightning Source UK : paie la région du Royaume-Uni
- Ingram Content Australia : paie la région de l’Australie
- Lightning Source Sharjah : paie la région de Sharjah
C’est pourquoi cinq rapports ne produisent que quatre dépôts. Les compensations américaines et Global Connect sont combinées en un seul virement bancaire du Tennessee. Si vous vous demandez pourquoi un dépôt semble plus important qu’un seul rapport ne l’expliquerait, c’est généralement pour cette raison.
Sur l’avis de remise du Tennessee, vous verrez deux codes de type de compensation sur des lignes distinctes. PCOMP est la compensation en gros standard d’impression à la demande, couvrant la région américaine. ODICOMP est la compensation Global Connect. Les deux lignes portent un préfixe « US » dans la description (« US PCOMP » et « US ODICOMP »), ce qui les rend faciles à identifier.
La ligne Sharjah sur son propre avis de remise n’a pas de préfixe de région, juste le type PCOMP. Donc, si vous voyez une ligne USD avec PCOMP et pas de préfixe « US », c’est votre paiement Sharjah.
Voici comment les cinq rapports de compensation des ventes se mappent aux paiements de revenus (dépôts) :
| Rapport de compensation des ventes | Devise de ventes | Ligne sur le rapport de paiement | 4 paiements de revenus |
|---|---|---|---|
| États-Unis | USD | US PCOMP | 1. Dépôt combiné États-Unis et Global Connect |
| Global Connect | USD | US ODICOMP | 1. Dépôt combiné États-Unis et Global Connect |
| Royaume-Uni | GBP | PCOMP | 2. Dépôt Royaume-Uni |
| Australie | AUD | PCOMP | 3. Dépôt Australie |
| Sharjah (Émirats arabes unis) | USD | PCOMP (pas de préfixe de région) | 4. Dépôt Sharjah |
Les deux premières lignes partagent un seul virement bancaire, ce qui explique comment cinq rapports deviennent quatre dépôts. Chaque dépôt arrive dans votre devise de paiement, converti à partir de la devise du rapport au taux de change imprimé sur cet avis.
Les rapports déjà dans votre devise de paiement sont payés tel quel, sans conversion. Tous les autres rapports sont convertis dans votre devise de paiement à un taux de change affiché directement sur l’avis de remise, de sorte que vous avez toujours le taux enregistré.
Pour plus de contexte sur le fonctionnement des délais de paiement auprès de différents distributeurs, consultez notre article sur les délais de paiement des distributeurs.
Comment rapprocher les rapports aux paiements
Une fois que vous avez les rapports et l’avis de remise devant vous, le rapprochement est direct.
Pour chaque ligne de l’avis de remise, trouvez le rapport correspondant. Si le rapport est déjà dans votre devise de paiement, son total doit correspondre directement à la ligne de dépôt. S’il est dans une devise différente, multipliez le total du rapport par le taux de change indiqué sur cette ligne d’avis. Le résultat doit correspondre au dépôt à la virgule près.
Traitez chaque ligne à tour de rôle : US PCOMP par rapport au rapport américain, US ODICOMP par rapport au rapport Global Connect, la ligne Royaume-Uni par rapport au rapport Royaume-Uni, et ainsi de suite. Si l’un des rapports manque (pas de ventes Sharjah ce mois-ci, par exemple), il n’y a simplement pas de ligne correspondante sur l’avis et pas de dépôt de Sharjah.
Conservez les avis de remise à côté des rapports. Ils constituent votre trace écrite des taux de change utilisés, ce qui est important pour vos comptes.
Où télécharger les rapports
Si vous avez manqué un courrier électronique ou avez besoin d’un fichier antérieur, vous pouvez télécharger directement tout. Il y a deux choses que vous pourriez vouloir : les rapports de compensation des ventes (les données de ventes que vous importez) et les rapports de paiement (les avis qui indiquent ce que vous avez réellement été payé).
Rapports de compensation des ventes
Lightning Source : connectez-vous au tableau de bord Lightning Source et allez à Reports > Compensation > Compensation Statements. Sélectionnez l’année et le mois, et téléchargez chaque type de rapport répertorié (il y en a généralement plusieurs par mois, alors téléchargez-les tous). Évitez l’option « Reporting - Classic » pour ceux-ci ; ces fichiers utilisent un format différent.
IngramSpark : connectez-vous à myaccount.ingramspark.com et allez dans la même zone Reports > Compensation > Compensation Statements. Téléchargez chaque type de rapport individuellement (il n’y a pas de téléchargement en masse). Là encore, ignorez « Reporting - Classic ».
Si vous utilisez à la fois Lightning Source et IngramSpark, ce sont des comptes distincts avec des tableaux de bord distincts, vous devez donc télécharger à partir des deux.
Rapports de paiement
Pour récupérer les avis de remise eux-mêmes, la route est la même sur les deux plates-formes : allez à Reports > Classic > Publisher Compensation. Sur Lightning Source, le lien direct est myaccount.lightningsource.com/ClassicReports/PubCompPayments/Criteria. Sélectionnez une plage de dates, cochez toutes les unités opérationnelles, entrez votre adresse e-mail et cliquez sur Soumettre. Les rapports de paiement vous sont alors envoyés par courrier électronique, bien qu’il y ait parfois un court délai avant leur arrivée.
Royalties HQ facilite le traitement des ventes Lightning Source
Chacun de ces fichiers XLS peut être importé dans Royalties HQ exactement tel qu’il arrive, sans modification nécessaire (le XLS contient les données ; le PDF est juste pour la lecture). L’importateur gère les cinq formats de rapport, et la conversion de devise est automatisée : Royalties HQ applique les taux de change de votre avis de remise afin que vous n’ayez pas à les calculer à la main. Pour les instructions d’importation étape par étape, consultez comment importer les fichiers de ventes Lightning Source et comment importer les fichiers de ventes IngramSpark.
Si les ventes multi-devises représentent une part plus importante de votre activité d’édition, notre guide sur les redevances multi-devises couvre le tableau plus large.
Une fois que vous comprenez la structure, le rapprochement mensuel devient une routine plutôt qu’un puzzle. Le guide gratuit couvre davantage l’aspect pratique de la gestion de la comptabilité des redevances en tant qu’éditeur indépendant.
