Dit artikel maakt deel uit van onze Complete Guide to Royalty Management.
Elke maand arriveert er een stapel compensatiespreadsheets in je inbox van Lightning Source of IngramSpark. Een paar weken later verschijnen er stortingen op je bankrekening. Maar de cijfers komen niet onmiddellijk overeen, de valuta’s zijn allemaal door elkaar, en het is niet duidelijk welk spreadsheet bij welke stortingen hoort. Je mist niets voor de hand liggends. Het systeem vereist werkelijk wat uitpluizen.
Dit artikel helpt je te begrijpen hoe de rapporten en betalingen met elkaar verbonden zijn, zodat je ze met vertrouwen kunt afstemmen.
Waarom het matchen van rapporten en betalingen verwarrend aanvoelt
Een enkele verkoopmaand kan tot vijf afzonderlijke compensatierapporten opleveren. Elk dekt een ander gebied en ze arriveren in verschillende valuta’s. Dan, weken later, komen de bankstortingen binnen, en daar zijn er maar vier, niet vijf. Sommige rapporten worden geconverteerd naar je uitbetalingsvaluta tegen een wisselkoers die je moet opzoeken. En om het extra moeilijk te maken, zijn drie van de vijf rapporten allemaal in USD, waardoor het moeilijk is om ze in één oogopslag uit elkaar te houden.
Zodra je de structuur begrijpt, valt het op zijn plaats. Maar daarvoor kan het voelen als een puzzel waarvan de helft van de stukken ontbreekt.
De vijf verkoop-compensatierapporten
Elk rapport dekt een printregio, en Ingram stuurt het als twee bijlagen: een PDF die je in één oogopslag kunt lezen, en een XLS-spreadsheet met de werkelijke gegevens. De XLS is degene die je importeert. Elke XLS gebruikt dezelfde indeling, met een “market”-kolom die je precies aangeeft welke regio de verkopen uit komen. Dit is wat je kunt verwachten.
United States-rapport: market toont “United States”, USD-valuta. Dit is Lightning Sources kerngebied voor VS-print.
United Kingdom-rapport: market toont “United Kingdom”, GBP-valuta. Een ander belangrijk Lightning Source-gebied.
Australia-rapport: market toont “Australia”, AUD-valuta. Kerngebied van Lightning Source.
Sharjah-rapport: market toont “United Arab Emirates”, USD-valuta. Dit is een kerngebied van Lightning Source (geen afzonderlijk programma), afgehandeld door Lightning Source Sharjah in de VAE. Het wordt betaald door een afzonderlijke entiteit, Lightning Source Sharjah.
Global Connect-rapport: market toont dingen als “Global - Brazil”, “Global - Germany”, “Global - India”, enzovoort. Ook USD-valuta. Global Connect is een apart Ingram-programma dat ongeveer 11 extra internationale markten bestrijkt (Brazilië, China, Duitsland, India, Italië, Japan, Singapore, Zuid-Afrika, Zuid-Korea, Spanje en nog veel meer), afgehandeld door lokale print-on-demand-partners.
De USD-verwarring
Drie van de vijf rapporten (US, Sharjah en Global Connect) zijn allemaal in USD-valuta. Alleen valuta kan niet aangeven welke is welke. Om ze te onderscheiden, kijk je naar de onderwerpregel van de e-mail (het Global Connect-rapport vermeldt meestal “Global Connect” in het onderwerp) en controleer je altijd de “market”-kolom in het bestand. Die kolom is de betrouwbare identifier.
Sommige maanden heb je minder dan vijf rapporten. Als er geen Sharjah-verkopen in een maand zijn, is er geen Sharjah-sales comp-rapport en geen Sharjah-storting.
Hoe betalingen werken: vijf rapporten, vier stortingen
Betaling arriveert ongeveer 90 dagen na het einde van de verkoopmaand, in je uitbetalingsvaluta, via “Automatic Deposit Remittance”-adviezen. Deze adviezen tonen je precies waarvoor je wordt betaald.
Ingram beheert elk van zijn vier kerngebieden voor print (US, UK, Australia en Sharjah) als een afzonderlijke bedrijfsunit, wat effectief een handelsarm of dochteronderneming is. Elke bedrijfsunit betaalt je apart, daarom arriveert het geld als stortingen van vier verschillende entiteiten. Global Connect is eerder een programma dan een bedrijfsunit, dus het betaalt je niet zelfstandig; zijn compensatie reist mee met de US-storting.
De vier bedrijfsunits die de stortingen verzenden zijn:
- Lightning Source (La Vergne, Tennessee): betaalt de US-regio en Global Connect samen op één remittance advice
- Lightning Source UK: betaalt de UK-regio
- Ingram Content Australia: betaalt de Australia-regio
- Lightning Source Sharjah: betaalt de Sharjah-regio
Daarom produceren vijf rapporten slechts vier stortingen. De US en Global Connect-compensaties worden gecombineerd tot één bankoverschrijving uit Tennessee. Als je je afvraagt waarom een storting groter lijkt dan één rapport zou verklaren, is dit meestal de reden.
Op het remittance advice uit Tennessee zie je twee compensatietypen codes op afzonderlijke regels. PCOMP is de standaard print-on-demand wholesale-compensatie, voor de US-regio. ODICOMP is de Global Connect-compensatie. Beide regels dragen een "US "-prefix in de beschrijving (“US PCOMP” en “US ODICOMP”), waardoor ze gemakkelijk te identificeren zijn.
De Sharjah-regel op zijn eigen remittance advice heeft geen regio-prefix, alleen het PCOMP-type. Dus als je een USD-regel met PCOMP en geen "US "-prefix ziet, is dat je Sharjah-betaling.
Hier ziet u hoe de vijf verkoop-compensatierapporten in kaart worden gebracht op de inkomstbetalingen (stortingen):
| Verkoop-comp-rapport | Verkoopvaluta | Regel op het betaalsrapport | 4 inkomstbetalingen |
|---|---|---|---|
| United States | USD | US PCOMP | 1. Gecombineerde US en Global Connect-storting |
| Global Connect | USD | US ODICOMP | 1. Gecombineerde US en Global Connect-storting |
| United Kingdom | GBP | PCOMP | 2. UK-storting |
| Australia | AUD | PCOMP | 3. Australia-storting |
| Sharjah (VAE) | USD | PCOMP (geen regio-prefix) | 4. Sharjah-storting |
De bovenste twee rijen delen één bankoverschrijving, wat is hoe vijf rapporten vier stortingen worden. Elke storting arriveert in je uitbetalingsvaluta, geconverteerd van de rapportvaluta tegen de wisselkoers die op het advice is afgedrukt.
Welke rapporten al in je uitbetalingsvaluta zijn, worden ongewijzigd betaald, zonder conversie. Elk ander rapport wordt geconverteerd naar je uitbetalingsvaluta tegen een wisselkoers die op het remittance advice wordt weergegeven, dus je hebt altijd het tarief vastgelegd.
Voor meer context over hoe betalingsschema’s voor verschillende distributeurs werken, zie ons artikel over distributor payment timelines.
Hoe je rapporten en betalingen afstemt
Zodra je zowel de rapporten als het remittance advice voor je hebt, is afstemming eenvoudig.
Zoek voor elke regel op het remittance advice het overeenkomstige rapport. Als het rapport al in je uitbetalingsvaluta is, moet het totaal direct overeenkomen met de stortingsregel. Als het in een ander valuta is, vermenigvuldig je het rapporttotaal met de wisselkoers op die adviceregel. Het resultaat moet met cent en al overeenkomen met de storting.
Ga elke regel op volgorde door: US PCOMP tegen het US-rapport, US ODICOMP tegen het Global Connect-rapport, de UK-regel tegen het UK-rapport, enzovoort. Als een van de rapporten ontbreekt (geen Sharjah-verkopen die maand bijvoorbeeld), is er gewoon geen overeenkomstige regel op het advice en geen storting van Sharjah.
Bewaar de remittance advices samen met de rapporten. Ze zijn je bewijsstuk voor de gebruikte wisselkoersen, wat belangrijk is voor je administratie.
Waar je de rapporten kunt downloaden
Als je een e-mail hebt gemist of een oud bestand nodig hebt, kun je alles direct downloaden. Er zijn twee dingen die je misschien wilt: de verkoop-compensatierapporten (de verkoopgegevens die je importeert) en de betalingsrapporten (de adviezen die tonen wat je werkelijk bent betaald).
Verkoop-compensatierapporten
Lightning Source: meld je aan bij het Lightning Source-dashboard en ga naar Reports > Compensation > Compensation Statements. Kies het jaar en de maand, en download elk type rapport dat wordt vermeld (meestal zijn er meerdere per maand, dus haal ze allemaal). Vermijd de optie “Reporting - Classic” hiervoor; die bestanden gebruiken een ander formaat.
IngramSpark: meld je aan op myaccount.ingramspark.com en ga naar hetzelfde Reports > Compensation > Compensation Statements-gebied. Download elk rapporttype afzonderlijk (er is geen bulkdownload). Ook hier “Reporting - Classic” overslaan.
Als je zowel Lightning Source als IngramSpark gebruikt, zijn het afzonderlijke accounts met afzonderlijke dashboards, dus je downloadt van beide.
Betalingsrapporten
Om de betalingsadviezen zelf op te halen, is de route op beide platforms hetzelfde: ga naar Reports > Classic > Publisher Compensation. Op Lightning Source is de directe link myaccount.lightningsource.com/ClassicReports/PubCompPayments/Criteria. Selecteer een datumbereik, vink alle bedrijfsunits aan, voer je e-mailadres in en klik op verzenden. De betalingsrapporten worden je dan gemaild, hoewel er soms wat vertraging is voordat ze binnenkomen.
Royalties HQ maakt het verwerken van Lightning Source-verkopen gemakkelijk
Elk van deze XLS-bestanden kan exact zoals het aankomt in Royalties HQ worden geïmporteerd, zonder bewerking nodig (de XLS bevat de gegevens; de PDF is alleen voor het lezen). De importer verwerkt alle vijf rapportformaten, en de valutaconversie is geautomatiseerd: Royalties HQ past de wisselkoersen toe uit je remittance advice zodat je deze niet handmatig hoeft uit te rekenen. Voor stap-voor-stap importinstructies, zie hoe je Lightning Source-verkoopbestanden importeert en hoe je IngramSpark-verkoopbestanden importeert.
Als multi-currency-verkopen een groter onderdeel van je uitgeverijbedrijf zijn, behandelt onze gids over multi-currency royalties het grotere plaatje.
Zodra je de structuur begrijpt, wordt de maandelijkse afstemming routine in plaats van een puzzel. De gratis gids behandelt meer van de praktische kant van het voeren van royalty-boekhouding als onafhankelijke uitgever.
