Denne artikel er en del af vores Fuldstændig Guide til Royalty-Administration.
Hver måned modtager du en stak kompensationsregneark i din indbakke fra Lightning Source eller IngramSpark. Et par uger senere dukker indskud op på din bankkonto. Men tallene stemmer ikke overens ved første øjekast, valutaerne er spredt rundt omkring, og det er ikke åbenlyst, hvilket regneark der hører til hvilket indskud. Du overser ikke noget indlysende. Systemet kræver virkelig lidt opklareri.
Denne artikel guider dig gennem, hvordan rapporter og betalinger forbindes, så du kan afstemme dem med sikkerhed.
Hvorfor matching af rapporter til betalinger føles forvirrende
En enkelt salgsmåned kan producere op til fem separate kompensationsrapporter. Hver enkelt dækker en anden region, og de ankommer i forskellige valutaer. Derefter, uger senere, lander bankindskuddene, og der er kun fire af dem, ikke fem. Nogle rapporter konverteres til din udbetalingsvaluta til en vekslingskurs, du skal lede efter. Og for at gøre det hele værre, er tre af de fem rapporter helt i USD, hvilket gør det svært at skelne dem ved første øjekast.
Når du først forstår strukturen, klarer det sig. Men før det sker, kan det føles som et puslespil med halvdelen af brikkerne manglende.
De fem salgskomensationsrapporter
Hver rapport dækker en printregion, og Ingram sender den som to vedhæftede filer: en PDF, du kan læse ved første øjekast, og et XLS-regneark, der indeholder de faktiske data. XLS er den, du importerer. Hvert XLS bruger samme layout, med en “market”-kolonne, der fortæller dig præcis, hvilken region salget stammer fra. Her er hvad du kan forvente.
United States rapport: market viser “United States”, USD-valuta. Dette er Lightning Sources centrale amerikanske printregion.
United Kingdom rapport: market viser “United Kingdom”, GBP-valuta. En anden central Lightning Source-region.
Australia rapport: market viser “Australia”, AUD-valuta. Central Lightning Source-region.
Sharjah rapport: market viser “United Arab Emirates”, USD-valuta. Dette er en central Lightning Source-printregion (ikke et særskilt program), opfyldt af Lightning Source Sharjah i UAE. Det betales af en separat enhed, Lightning Source Sharjah.
Global Connect rapport: market viser ting som “Global - Brazil”, “Global - Germany”, “Global - India” og så videre. Også USD-valuta. Global Connect er et separat Ingram-program, der dækker omkring 11 yderligere internationale markeder (Brasilien, Kina, Tyskland, Indien, Italien, Japan, Singapore, Sydafrika, Sydkorea, Spanien og flere), opfyldt af lokale print-on-demand-partnere.
Den hele USD-forvirring
Tre af de fem rapporter (US, Sharjah og Global Connect) er alle i USD-valuta. Valuta alene kan ikke fortælle dig, hvilken der er hvilken. For at skelne dem, tjek emnelinjen i e-mailen (Global Connect-rapporten siger normalt “Global Connect” i emnelinjen) og kontroller altid “market”-kolonnen i filen. Den kolonne er den pålidelige identifikator.
Nogle måneder har du færre end fem rapporter. Hvis der ikke er noget Sharjah-salg i en måned, er der ingen Sharjah-salgskompensationsrapport og intet Sharjah-indskud.
Hvordan betalingerne fungerer: fem rapporter, fire indskud
Betaling ankommer cirka 90 dage efter udgangen af salgsmoneden, i din udbetalingsvaluta via “Automatic Deposit Remittance”-vejledninger. Disse vejledninger viser dig præcis hvad du bliver betalt for.
Ingram driver hver af sine fire centrale printregioner (US, UK, Australia og Sharjah) som en separat driftsenhed, hvilket i praksis er en handelsdeling eller datterselskab på egen hånd. Hver driftsenhed betaler dig separat, hvilket er grunden til at pengene lander som indskud fra fire forskellige enheder. Global Connect er et program snarere end en driftsenhed, så det betaler dig ikke på egen hånd; dets kompensation rejser sammen med US-indskuddet.
De fire driftsenheder, der sender indskuddene, er:
- Lightning Source (La Vergne, Tennessee): betaler US-regionen og Global Connect sammen på én remittance-vejledning
- Lightning Source UK: betaler UK-regionen
- Ingram Content Australia: betaler Australia-regionen
- Lightning Source Sharjah: betaler Sharjah-regionen
Det er derfor fem rapporter kun giver fire indskud. US- og Global Connect-kompensationerne kombineres til en enkelt bankoverførsel fra Tennessee. Hvis du spekulerer på, hvorfor et indskud virker større end hvad en rapport alene ville forklare, er det normalt grunden.
På remittance-vejledningen fra Tennessee ser du to kompensationstypekoder på separate linjer. PCOMP er standardkompenationen for print-on-demand engrossalg, der dækker US-regionen. ODICOMP er Global Connect-kompensationen. Begge linjer bærer et "US "-præfiks i beskrivelsen (“US PCOMP” og “US ODICOMP”), hvilket gør dem lette at identificere.
Sharjah-linjen på sin egen remittance-vejledning har intet regionpræfiks, bare PCOMP-typen. Så hvis du ser en USD-linje med PCOMP og uden "US "-præfiks, er det din Sharjah-betaling.
Her er hvordan de fem salgskomensationsrapporter kortlægger til indkomstbetalinger (indskud):
| Salgskompensationsrapport | Salgsvaluta | Linje på betalingsrapporten | 4 indkomstbetalinger |
|---|---|---|---|
| United States | USD | US PCOMP | 1. Kombineret US og Global Connect indskud |
| Global Connect | USD | US ODICOMP | 1. Kombineret US og Global Connect indskud |
| United Kingdom | GBP | PCOMP | 2. UK indskud |
| Australia | AUD | PCOMP | 3. Australia indskud |
| Sharjah (UAE) | USD | PCOMP (intet regionpræfiks) | 4. Sharjah indskud |
De to øverste rækker deler en enkelt bankoverførsel, hvilket er hvordan fem rapporter bliver fire indskud. Hvert indskud lander i din udbetalingsvaluta, konverteret fra rapportvalutaen til den vekslingskurs, der er trykt på denne vejledning.
Uanset hvilke rapporter, der allerede er i din udbetalingsvaluta, udbetales de som sådan uden konvertering. Hver anden rapport konverteres til din udbetalingsvaluta til en vekslingskurs, der vises direkte på remittance-vejledningen, så du altid har kursen registreret.
For mere kontekst om hvordan betalingstidslinjer fungerer på tværs af forskellige distributører, se vores artikel om distributor-betalingstidslinjer.
Hvordan man afstemmer rapporter til betalinger
Når du først har både rapporterne og remittance-vejledningen foran dig, er afstemning ligetil.
For hver linje på remittance-vejledningen finder du den tilsvarende rapport. Hvis rapporten allerede er i din udbetalingsvaluta, bør dens total stemme direkte med indskudslinjen. Hvis den er i en anden valuta, multiplicer rapportens total med den vekslingskurs, der vises på denne vejledningslinje. Resultatet bør stemme med indskuddet til præcis en cent.
Gå gennem hver linje efter tur: US PCOMP mod US-rapporten, US ODICOMP mod Global Connect-rapporten, UK-linjen mod UK-rapporten og så videre. Hvis en af rapporterne mangler (intet Sharjah-salg den måned for eksempel), er der simpelthen ingen tilsvarende linje på vejledningen og intet indskud fra Sharjah.
Bevar remittance-vejledningerne sammen med rapporterne. De er dit dokumentationsspor for de vekslingskurser, der blev brugt, hvilket betyder noget for dine regnskaber.
Hvor du downloader rapporterne
Hvis du gik glip af en e-mail eller har brug for en tidligere fil, kan du downloade alt direkte. Der er to ting, du måske vil have: salgskompensationsrapporterne (de salgsdata, du importerer) og betalingsrapporterne (vejledningerne, der viser hvad du faktisk blev betalt).
Salgskompensationsrapporter
Lightning Source: log ind på Lightning Source-instrumentbrættet og gå til Reports > Compensation > Compensation Statements. Vælg år og måned, og download hver rapporttype, der er angivet (der er normalt flere pr. måned, så hent dem alle). Undgå “Reporting - Classic”-muligheden til disse; disse filer bruger et andet format.
IngramSpark: log ind på myaccount.ingramspark.com og gå til samme Reports > Compensation > Compensation Statements-område. Download hver rapporttype individuelt (der er ingen massedownload). Igen, spring “Reporting - Classic” over.
Hvis du bruger både Lightning Source og IngramSpark, er det separate konti med separate instrumentbræt, så du downloader fra begge.
Betalingsrapporter
For at trække selve betalingsvejledningerne, er ruten den samme på begge platforme: gå til Reports > Classic > Publisher Compensation. På Lightning Source er det direkte link myaccount.lightningsource.com/ClassicReports/PubCompPayments/Criteria. Vælg et datointerval, marker alle driftsenhederne, indtast din e-mailadresse og klik indsend. Betalingsrapporterne bliver derefter sendt til dig via e-mail, selvom der nogle gange er en kort forsinkelse, før de ankommer.
Royalties HQ gør behandling af Lightning Source-salg let
Hver enkelt af disse XLS-filer kan importeres til Royalties HQ præcis som den ankommer uden redigering (XLS’en indeholder dataene; PDF’en er bare til læsning). Importøren håndterer alle fem rapportformater, og valutakonvertering automatiseres: Royalties HQ anvender vekslingskurserne fra din remittance-vejledning, så du ikke behøver at udregne dem i hånden. For trin-for-trin importinstruktioner, se hvordan du importerer Lightning Source-salgsfiler og hvordan du importerer IngramSpark-salgsfiler.
Hvis multi-valuta-salg er en større del af din forlagsvirksomhed, dækker vores guide om multi-valuta-royalties det større billede.
Når du først forstår strukturen, bliver den månedlige afstemning rutine snarere end et puslespil. Gratis guide dækker mere af den praktiske side af at køre royalty-regnskab som uafhængig udgiver.
