Este artigo faz parte do nosso Guia Completo de Gestão de Royalties.
A cada mês, uma pilha de planilhas de compensação chega na sua caixa de entrada da Lightning Source ou IngramSpark. Algumas semanas depois, os depósitos aparecem na sua conta bancária. Mas os números não coincidem à primeira vista, as moedas estão espalhadas por todos os lados, e não é óbvio qual planilha corresponde a qual depósito. Você não está perdendo algo óbvio. O sistema realmente exige um pouco de desembaraço.
Este artigo o orienta sobre como os relatórios e pagamentos se conectam, para que você possa reconciliá-los com confiança.
Por que combinar relatórios a pagamentos parece confuso
Um único mês de vendas pode gerar até cinco relatórios de compensação separados. Cada um cobre uma região diferente e chega em moedas diferentes. Depois, semanas depois, os depósitos bancários chegam, e há apenas quatro deles, não cinco. Alguns relatórios são convertidos para sua moeda de pagamento a uma taxa de câmbio que você tem que procurar. E para piorar, três dos cinco relatórios estão em USD, dificultando distingui-los à primeira vista.
Assim que você entender a estrutura, tudo faz sentido. Mas antes disso, pode parecer um quebra-cabeça com metade das peças faltando.
Os cinco relatórios de compensação de vendas
Cada relatório cobre uma região de impressão, e a Ingram o envia como dois anexos: um PDF que você pode ler rapidamente e uma planilha XLS que contém os dados reais. O XLS é o que você importa. Todo XLS usa o mesmo layout, com uma coluna “market” que informa exatamente qual região as vendas vieram. Aqui está o que esperar.
Relatório dos Estados Unidos: market lê “United States”, moeda USD. Esta é a região de impressão central dos EUA da Lightning Source.
Relatório do Reino Unido: market lê “United Kingdom”, moeda GBP. Outra região central da Lightning Source.
Relatório da Austrália: market lê “Australia”, moeda AUD. Região central da Lightning Source.
Relatório de Sharjah: market lê “United Arab Emirates”, moeda USD. Esta é uma região de impressão central da Lightning Source (não um programa separado), cumprida pela Lightning Source Sharjah nos EAU. É paga por uma entidade separada, Lightning Source Sharjah.
Relatório Global Connect: market lê coisas como “Global - Brazil”, “Global - Germany”, “Global - India”, e assim por diante. Tamb��m moeda USD. Global Connect é um programa Ingram separado cobrindo cerca de 11 mercados internacionais adicionais (Brasil, China, Alemanha, Índia, Itália, Japão, Singapura, África do Sul, Coreia do Sul, Espanha e outros), cumprido por parceiros de impressão sob demanda locais.
A confusão do USD
Três dos cinco relatórios (US, Sharjah e Global Connect) estão todos em moeda USD. A moeda sozinha não pode dizer qual é qual. Para distingui-los, procure na linha de assunto do email (o relatório Global Connect geralmente diz “Global Connect” no assunto) e sempre verifique a coluna “market” dentro do arquivo. Essa coluna é o identificador confiável.
Alguns meses você terá menos de cinco relatórios. Se não houver vendas em Sharjah em um mês, não haverá relatório de compensação de vendas de Sharjah e nenhum depósito de Sharjah.
Como os pagamentos funcionam: cinco relatórios, quatro depósitos
O pagamento chega aproximadamente 90 dias após o final do mês de vendas, em sua moeda de pagamento, via avisos de “Automatic Deposit Remittance”. Esses avisos mostram exatamente o que você está recebendo.
A Ingram gerencia cada uma de suas quatro regiões de impressão centrais (US, UK, Austrália e Sharjah) como uma unidade operacional separada, que é efetivamente um braço comercial ou subsidiária por direito próprio. Cada unidade operacional o paga separadamente, razão pela qual o dinheiro chega como depósitos de quatro entidades diferentes. Global Connect é um programa em vez de uma unidade operacional, portanto não o paga por conta própria; sua compensação viaja com o depósito dos EUA.
As quatro unidades operacionais que enviam os depósitos são:
- Lightning Source (La Vergne, Tennessee): paga a região dos EUA e Global Connect juntos em um aviso de remessa
- Lightning Source UK: paga a região do Reino Unido
- Ingram Content Australia: paga a região da Austrália
- Lightning Source Sharjah: paga a região de Sharjah
É por isso que cinco relatórios produzem apenas quatro depósitos. As compensações dos EUA e Global Connect são combinadas em uma única transferência bancária do Tennessee. Se você está se perguntando por que um depósito parece maior do que um relatório explicaria, geralmente é por isso.
No aviso de remessa do Tennessee, você verá dois códigos de tipo de compensação em linhas separadas. PCOMP é a compensação padrão de atacado sob demanda, cobrindo a região dos EUA. ODICOMP �� a compensação Global Connect. Ambas as linhas carregam um prefixo "US " na descrição (“US PCOMP” e “US ODICOMP”), o que as torna fáceis de identificar.
A linha de Sharjah em seu próprio aviso de remessa não tem prefixo de região, apenas o tipo PCOMP. Então, se você vir uma linha USD com PCOMP e nenhum prefixo "US ", esse é seu pagamento de Sharjah.
Aqui está como os cinco relatórios de compensação de vendas mapeiam para os pagamentos de renda (depósitos):
| Relatório de compensação de vendas | Moeda de vendas | Linha no relatório de pagamento | 4 pagamentos de renda |
|---|---|---|---|
| Estados Unidos | USD | US PCOMP | 1. Depósito combinado de EUA e Global Connect |
| Global Connect | USD | US ODICOMP | 1. Depósito combinado de EUA e Global Connect |
| Reino Unido | GBP | PCOMP | 2. Depósito do Reino Unido |
| Austrália | AUD | PCOMP | 3. Depósito da Austrália |
| Sharjah (EAU) | USD | PCOMP (sem prefixo de região) | 4. Depósito de Sharjah |
As duas primeiras linhas compartilham uma única transferência bancária, o que é como cinco relatórios se tornam quatro depósitos. Todo depósito chega em sua moeda de pagamento, convertido da moeda do relatório à taxa de câmbio impressa nesse aviso.
Os relatórios que já estão em sua moeda de pagamento são pagos como estão, sem conversão. Todos os outros relatórios são convertidos para sua moeda de pagamento a uma taxa de câmbio mostrada no aviso de remessa, para que você sempre tenha a taxa em registro.
Para mais contexto sobre como os prazos de pagamento funcionam entre diferentes distribuidores, consulte nosso artigo sobre prazos de pagamento dos distribuidores.
Como reconciliar relatórios a pagamentos
Assim que você tiver os relatórios e o aviso de remessa na sua frente, a reconciliação é direta.
Para cada linha no aviso de remessa, encontre o relatório correspondente. Se o relatório já está em sua moeda de pagamento, seu total deve corresponder à linha de depósito diretamente. Se está em uma moeda diferente, multiplique o total do relatório pela taxa de câmbio mostrada naquela linha de aviso. O resultado deve corresponder ao depósito até o último centavo.
Trabalhe em cada linha por vez: US PCOMP contra o relatório dos EUA, US ODICOMP contra o relatório Global Connect, a linha do Reino Unido contra o relatório do Reino Unido, e assim por diante. Se um dos relatórios estiver faltando (sem vendas em Sharjah naquele mês, por exemplo), simplesmente não há nenhuma linha correspondente no aviso e nenhum depósito de Sharjah.
Mantenha os avisos de remessa junto dos relatórios. Eles são seu comprovante das taxas de câmbio usadas, o que é importante para suas contas.
Onde baixar os relatórios
Se você perdeu um email ou precisa de um arquivo anterior, você pode baixar tudo diretamente. Há duas coisas que você pode querer: os relatórios de compensação de vendas (os dados de vendas que você importa) e os relatórios de pagamento (os avisos que mostram o que você realmente recebeu).
Relatórios de compensação de vendas
Lightning Source: faça login no painel da Lightning Source e vá para Reports > Compensation > Compensation Statements. Escolha o ano e o mês e baixe cada tipo de relatório listado (geralmente há vários por mês, então pegue todos). Evite a opção “Reporting - Classic” para estes; esses arquivos usam um formato diferente.
IngramSpark: faça login em myaccount.ingramspark.com e vá para a mesma área Reports > Compensation > Compensation Statements. Baixe cada tipo de relatório individualmente (não há download em massa). Novamente, pule “Reporting - Classic”.
Se você usar tanto Lightning Source quanto IngramSpark, eles são contas separadas com painéis separados, portanto você faz o download de ambos.
Relatórios de pagamento
Para extrair os próprios avisos de pagamento, o caminho é o mesmo em ambas as plataformas: vá para Reports > Classic > Publisher Compensation. Na Lightning Source, o link direto é myaccount.lightningsource.com/ClassicReports/PubCompPayments/Criteria. Selecione um intervalo de datas, marque todas as unidades operacionais, insira seu endereço de email e clique em enviar. Os relatórios de pagamento são então enviados para você por email, embora às vezes haja um pequeno atraso antes de chegarem.
Royalties HQ facilita o processamento de vendas da Lightning Source
Cada um desses arquivos XLS pode ser importado para Royalties HQ exatamente como chega, sem necessidade de edição (o XLS contém os dados; o PDF é apenas para leitura). O importador lida com todos os cinco formatos de relatório, e a conversão de moeda é automatizada: Royalties HQ aplica as taxas de câmbio do seu aviso de remessa para que você não tenha que calculá-las manualmente. Para instruções passo a passo de importação, consulte como importar arquivos de vendas da Lightning Source e como importar arquivos de vendas do IngramSpark.
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