Zmiana oprogramowania do obsługi tantiem to ważna decyzja. Ale gdy już ją podejmiesz, następne pytanie zwykle jest trudniejsze: co zrobić ze wszystkimi danymi, które już posiadasz?
Jeśli śledziłeś tantiem w arkuszach kalkulacyjnych lub innym systemie, gdzieś masz lata danych sprzedażowych, obliczeń tantiem i historii płatności. Przeniesienie tego do nowego systemu nie zawsze jest proste i nie ma jednej słusznej odpowiedzi. Zależy to od tego, jak ważna jest dla ciebie i twoich autorów historia oraz jak wiele wysiłku jesteś gotów włożyć na początek.
Przechodzisz z Metacometa? Jeśli aktualnie używasz Metacometa, proces jest prosty. Wyeksportuj swoje dane i skontaktuj się z nami. Możemy je zaimportować bezpośrednio do Royalties HQ, więc nie będziesz się martwić o reformatowanie lub ręczne wprowadzanie danych.
Dwa podejścia
Gdy wydawcy przechodzą do Royalties HQ, zazwyczaj wybierają jedną z dwóch ścieżek.
Opcja 1: Pełny import historyczny. Importujesz wszystkie dane sprzedażowe od samego początku i odtwarzasz uruchomienia tantiem od tego momentu. Daje to tobie i twoim autorom pełny obraz wszystkiego w jednym miejscu.
Opcja 2: Czysty początek. Wybierasz datę, przeprowadzasz rozgraniczenie i zaczynaś importować dane sprzedażowe od tego momentu. Dla wszystkiego przed tą datą wpisujesz sumy podsumowawcze, aby liczby się zgadzały.
Obie opcje działają dobrze. Właściwy wybór zależy od twoich priorytetów, twoich danych i tego, ile czasu chcesz poświęcić na przejście.
Pełny import historyczny
To najpełniejsze podejście. Zbierasz wszystkie pliki sprzedażowe od początku, wgrywasz je do Royalties HQ i uruchamiasz obliczenia tantiem od początku.
Wynikiem jest jeden, zunifikowany zapis każdej sprzedaży i każdego wyciągu tantiem. Twoi autorzy mogą zalogować się do Portalu Autora i zobaczyć swoją pełną historię. Nie ma luki w danych i nie ma potrzeby wyjaśniania, skąd pochodzą starsze liczby.
Kompromisem jest więcej pracy na początku. Będziesz musiał wydobyć stare raporty sprzedażowe od swoich dystrybutorów, a proces importu i uruchomienia historycznych okresów tantiem wymaga czasu.
Jest też coś ważnego, o czym warto wiedzieć. Wyciągi tantiem generowane przez Royalties HQ nie będą identyczne z tymi, które wcześniej wysyłałeś. Okresy raportowania mogą się różnić, formatowanie będzie inne, a małe błędy zaokrągleń mogą się pojawić. Jeśli twoi autorzy porównają stare wyciągi z tym, co widzą w portalu, sumy powinny być bardzo zbliżone, ale prawdopodobnie nie będą zgodne do grosza.
Ta opcja jest najlepsza, jeśli chcesz mieć pełny, zunifikowany zapis wszystkich danych tantiem i jesteś skłonny wyjaśnić autorom, że historyczne wyciągi zostały odtworzone w nowym systemie.
Czysty początek
W tym podejściu wybierasz datę początkową i importujesz dane sprzedażowe tylko od tego momentu. Dla wszystkiego przed tą datą rejestrujesz dwie sumy podsumowawcze dla każdego produktu: całkowitą liczbę sprzedanych jednostek i całkowite zarobione tantiem.
Te zabytkowe liczby zapewniają, że sumy całkowite są prawidłowe i, co kluczowe, że wszelkie umowy o tantiemach tiered są obliczane prawidłowo. Na przykład, jeśli procent tantiem autora wzrasta po 5000 sprzedanych jednostkach, Royalties HQ musi znać poprzednie sprzedaże, aby zastosować prawidłowy tier.
Zaletą tutaj jest szybkość. Nie musisz szukać lat starych plików sprzedażowych. Potrzebujesz tylko liczb podsumowawczych, które możesz pobrać z istniejących rekordów lub arkuszy kalkulacyjnych.
Wadą jest to, że twoi autorzy nie będą widzieć szczegółowego rozbicia sprzedaży przed datą przejścia. Zobaczą sumy, ale nie szczegóły miesiąc po miesiącu. Dla wielu wydawców to jest całkowicie akceptowalne, szczególnie jeśli już wysłałeś wyciągi obejmujące te wcześniejsze okresy.
Ta opcja jest najlepsza, jeśli chcesz szybko zacząć pracować i twoi autorzy nie potrzebują szczegółowego dostępu do starszych danych poprzez portal.
Rozmowa z twoimi autorami
Niezależnie od wybranej opcji, warto poinformować swoich autorów, co się dzieje. Krótka wiadomość e-mail wyjaśniająca, że przechodzisz na nowe oprogramowanie do obsługi tantiem i czego mogą się spodziewać, ma duże znaczenie.
Jeśli robisz pełny import, daj im znać, że ich historyczne wyciągi zostały odtworzone i mogą wyglądać nieco inaczej niż te, które otrzymali wcześniej. Jeśli robisz czysty początek, wyjaśnij, że szczegółowe raporty zaczynają się od nowej daty i że poprzednie sumy zostały przeniesione.
Z naszego doświadczenia wynika, że autorzy rozumieją te przejścia. Większość autorów chce, aby ich wydawcy byli sukces, i doceniają transparentność. Gdy zobaczą Portal Autora i będą mogli sprawdzić swoją sprzedaż i wyciągi kiedy chcą, wszelkie początkowe pytania szybko zanikają.
Jak zacząć
Jeśli nie jesteś pewien, które podejście pasuje do twojej sytuacji, skontaktuj się z nami. Możemy omówić twoje dane, wielkość katalogu i oczekiwania autorów, aby pomóc ci podjąć decyzję. A jeśli migrujesz z Metacometa lub innego systemu, możemy często uczynić proces znacznie prostszym niż byś się spodziewał.
