Cambiare software per i royalties è una decisione importante. Ma una volta presa, la domanda successiva è solitamente quella più difficile: cosa fare con tutti i dati che già possiedi?
Se hai tracciato i royalties in fogli di calcolo o in un altro sistema, avrai anni di cifre di vendita, calcoli di royalties e storico dei pagamenti da qualche parte. Portare tutto questo in un nuovo sistema non è sempre semplice, e non esiste una risposta unica corretta. Dipende da quanto è importante lo storico per te e dai tuoi autori, e da quanto lavoro sei disposto a dedicare inizialmente.
Stai passando da Metacomet? Se stai attualmente utilizzando Metacomet, il processo è semplice. Esporta i tuoi dati e contattaci. Possiamo importarli direttamente in Royalties HQ, così non dovrai preoccuparti della riformattazione o dell’inserimento manuale dei dati.
I due approcci
Quando gli editori passano a Royalties HQ, generalmente scelgono uno dei due percorsi.
Opzione 1: Importazione storica completa. Importi tutti i dati di vendita dal principio e ricrei i tuoi calcoli di royalties da quel momento in poi. Questo ti dà, insieme ai tuoi autori, un quadro completo di tutto in un unico posto.
Opzione 2: Partenza pulita. Scegli una data, traccia una linea di demarcazione e inizia a importare i dati di vendita da quel momento in avanti. Per tutto ciò che precede quella data, inserisci i totali sommari in modo che i numeri tornino comunque.
Entrambe le opzioni funzionano bene. La scelta giusta dipende dalle tue priorità, dai tuoi dati e da quanto tempo vuoi dedicare alla transizione.
Importazione storica completa
Questo è l’approccio più approfondito. Raccogli tutti i tuoi file di vendita risalendo a quando hai iniziato, li carichi in Royalties HQ ed esegui i tuoi calcoli di royalties dal principio.
Il risultato è un unico registro unificato di ogni vendita e ogni rendiconto di royalties. I tuoi autori possono accedere al Portale Autori e visualizzare il loro storico completo. Non ci sono lacune nei dati e non è necessario spiegare da dove provengono le cifre precedenti.
Il compromesso è che richiede più lavoro inizialmente. Dovrai recuperare i vecchi rapporti di vendita dai tuoi distributori, e il processo di importazione ed esecuzione dei periodi di royalties storici richiede tempo.
C’è anche qualcosa di importante di cui essere consapevoli. I rendiconti di royalties che Royalties HQ genera non saranno identici a quelli che hai precedentemente inviato. I periodi di rendicontazione potrebbero differire, la formattazione sarà diversa e piccole differenze di arrotondamento possono verificarsi. Se i tuoi autori confrontano i vecchi rendiconti con ciò che vedono nel portale, i totali dovrebbero essere molto simili, ma probabilmente non corrisponderanno al centesimo.
Questa opzione è migliore se desideri un registro completo e unificato di tutti i tuoi dati di royalties e sei a tuo agio nel spiegare agli autori che i rendiconti storici sono stati ricreati nel nuovo sistema.
Partenza pulita
Con questo approccio, scegli una data di inizio e importi solo i dati di vendita da quel momento in poi. Per tutto ciò che precede quella data, registri due cifre sommarie su ogni prodotto: il totale delle unità vendute e i royalties totali guadagnati.
Questi dati legacy garantiscono che i totali durante il ciclo di vita siano corretti e, soprattutto, che tutti i contratti con royalties a livelli calcolino al tasso corretto. Se la percentuale di royalties di un autore aumenta dopo 5.000 unità vendute, ad esempio, Royalties HQ ha bisogno di conoscere quelle vendite precedenti per applicare il livello corretto.
Il vantaggio qui è la velocità. Non è necessario rintracciare anni di vecchi file di vendita. Ti servono solo i numeri sommari, che puoi ricavare dai tuoi record esistenti o dai fogli di calcolo.
Lo svantaggio è che i tuoi autori non vedranno una ripartizione dettagliata delle vendite prima della data di cutover. Vedranno i totali, ma non il dettaglio mese per mese. Per molti editori, questo è perfettamente accettabile, soprattutto se hai già inviato rendiconti che coprono quei periodi precedenti.
Questa opzione è migliore se desideri avviare rapidamente le operazioni e i tuoi autori non necessitano di accesso granulare ai dati precedenti tramite il portale.
Comunicare con i tuoi autori
Qualunque opzione tu scelga, vale la pena informare i tuoi autori di quello che sta accadendo. Una breve email che spiega che stai passando a un nuovo software per i royalties e cosa possono aspettarsi, fa molta differenza.
Se stai facendo un’importazione completa, fai loro sapere che i loro rendiconti storici sono stati ricreati e potrebbero apparire leggermente diversi da quello che hanno ricevuto in precedenza. Se stai facendo una partenza pulita, spiega che la rendicontazione dettagliata inizia dalla nuova data e che i totali precedenti sono stati riportati.
Dalla nostra esperienza, gli autori comprendono queste transizioni. La maggior parte degli autori vuole che i loro editori abbiano successo e apprezzano la trasparenza. Una volta che vedono il Portale Autori e possono verificare le loro vendite e i rendiconti quando vogliono, le domande iniziali tendono a svanire rapidamente.
Per iniziare
Se non sei sicuro di quale approccio si adatta alla tua situazione, contattaci. Possiamo discutere i tuoi dati, le dimensioni del tuo catalogo e le aspettative dei tuoi autori per aiutarti a decidere. E se stai migrando da Metacomet o da un altro sistema, spesso possiamo rendere il processo molto più semplice di quanto potrebbe sembrare.
