Mudar de software de royalties é uma decisão importante. Mas quando você a toma, a próxima pergunta é geralmente a mais difícil: o que fazer com todos os dados que você já possui?
Se você vem rastreando royalties em planilhas ou outro sistema, terá anos de números de vendas, cálculos de royalties e histórico de pagamentos em algum lugar. Trazer isso para um novo sistema nem sempre é direto, e não há uma única resposta correta. Depende de quanto o histórico importa para você e seus autores, e quanto esforço você está disposto a fazer no início.
Migrando do Metacomet? Se você está usando Metacomet atualmente, o processo é simples. Exporte seus dados e entre em contato conosco. Podemos importá-los diretamente no Royalties HQ, para que você não precise se preocupar com reformatação ou entrada manual de dados.
As duas abordagens
Quando editoras migram para Royalties HQ, geralmente escolhem um de dois caminhos.
Opção 1: Importação histórica completa. Você importa todos os seus dados de vendas desde o início e recria seus cálculos de royalties a partir desse ponto em diante. Isso dá a você e seus autores uma visão completa de tudo em um só lugar.
Opção 2: Início limpo. Você escolhe uma data, traça uma linha na areia e começa a importar dados de vendas a partir desse ponto em diante. Para tudo antes dessa data, você insere totais resumidos para que os números se equilibrem.
Ambas as opções funcionam bem. A escolha certa depende de suas prioridades, seus dados e quanto tempo você quer gastar na transição.
Importação histórica completa
Esta é a abordagem mais completa. Você reúne todos os seus arquivos de vendas desde quando começou, os carrega no Royalties HQ e executa seus cálculos de royalties desde o início.
O resultado é um registro único e unificado de cada venda e cada declaração de royalties. Seus autores podem fazer login no Portal do Autor e ver seu histórico completo. Não há lacunas nos dados e nenhuma necessidade de explicar de onde vieram os números antigos.
O trade-off é que isso requer mais trabalho no início. Você precisará desenterrar antigos relatórios de vendas de seus distribuidores, e o processo de importação e execução de períodos históricos de royalties leva tempo.
Há também algo importante a se estar ciente. As declarações de royalties que Royalties HQ gera não serão idênticas às que você enviou anteriormente. Os períodos de relatório podem diferir, a formatação será diferente, e pequenas diferenças de arredondamento podem aparecer. Se seus autores compararem declarações antigas com o que veem no portal, os totais devem ser muito próximos, mas provavelmente não corresponderão ao centavo.
Esta opção é melhor se você quer um registro completo e unificado de todos os seus dados de royalties e está confortável em explicar aos autores que as declarações históricas foram recriadas no novo sistema.
Início limpo
Com essa abordagem, você escolhe uma data de início e importa apenas dados de vendas a partir desse ponto em diante. Para tudo antes dessa data, você registra dois valores resumidos em cada produto: o total de unidades vendidas e o total de royalties ganhos.
Essas figuras herdadas garantem que os totais vitalícios sejam corretos e, crucialmente, que quaisquer contratos de royalties escalonados calculem na taxa correta. Se a percentagem de royalties de um autor aumenta após 5.000 unidades vendidas, por exemplo, Royalties HQ precisa saber sobre essas vendas anteriores para aplicar a camada correta.
A vantagem aqui é a velocidade. Você não precisa rastrear anos de antigos arquivos de vendas. Você só precisa dos números resumidos, que pode extrair de seus registros ou planilhas existentes.
A desvantagem é que seus autores não verão um detalhamento detalhado de vendas antes da data de corte. Eles verão os totais, mas não o detalhe mês a mês. Para muitos editores, isso é perfeitamente aceitável, especialmente se você já enviou declarações cobrindo esses períodos anteriores.
Esta opção é melhor se você quer começar rapidamente e seus autores não precisam de acesso granular a dados antigos através do portal.
Conversando com seus autores
Qualquer que seja a opção escolhida, vale a pena informar seus autores sobre o que está acontecendo. Um breve email explicando que você está migrando para novo software de royalties e o que esperar faz muita diferença.
Se você está fazendo uma importação completa, deixe-os saber que suas declarações históricas foram recriadas e podem parecer ligeiramente diferentes do que receberam antes. Se você está fazendo um início limpo, explique que o relatório detalhado começa a partir da nova data e que os totais anteriores foram mantidos.
Em nossa experiência, autores são compreensivos em relação a essas transições. A maioria dos autores quer que seus editores tenham sucesso e aprecia a transparência. Assim que veem o Portal do Autor e podem verificar suas vendas e declarações sempre que quiserem, qualquer pergunta inicial tende a desaparecer rapidamente.
Primeiros passos
Se não tem certeza de qual abordagem se adequa à sua situação, entre em contato. Podemos conversar sobre seus dados, o tamanho do seu catálogo e as expectativas de seus autores para ajudá-lo a decidir. E se você está migrando do Metacomet ou outro sistema, geralmente podemos tornar o processo muito mais simples do que você esperaria.
