Cambiar de software de regalías es una decisión importante. Pero una vez que la has tomado, la siguiente pregunta suele ser más difícil: ¿qué haces con todos los datos que ya tienes?
Si has estado registrando regalías en hojas de cálculo u otro sistema, tendrás años de cifras de ventas, cálculos de regalías e historial de pagos en algún lugar. Incorporar eso a un nuevo sistema no siempre es sencillo, y no hay una única respuesta correcta. Depende de cuánto importe el historial para ti y tus autores, y de cuánto esfuerzo estés dispuesto a invertir al principio.
¿Cambias desde Metacomet? Si actualmente usas Metacomet, el proceso es simple. Exporta tus datos y ponte en contacto con nosotros. Podemos importarlos directamente en Royalties HQ, así no tendrás que preocuparte por reformatear o introducir datos manualmente.
Los dos enfoques
Cuando los editores se cambian a Royalties HQ, generalmente eligen uno de dos caminos.
Opción 1: Importación histórica completa. Importas todos tus datos de ventas desde el principio y recreas tus cálculos de regalías a partir de ese momento. Esto te da a ti y a tus autores una visión completa de todo en un solo lugar.
Opción 2: Cambio limpio. Eliges una fecha, trazas una línea en la arena, e importas datos de ventas a partir de ese momento. Para todo antes de esa fecha, introduces totales de resumen para que los números sigan siendo correctos.
Ambas opciones funcionan bien. La opción correcta depende de tus prioridades, tus datos y cuánto tiempo quieras dedicar a la transición.
Importación histórica completa
Este es el enfoque más exhaustivo. Reúnes todos tus archivos de ventas desde el principio, los subes a Royalties HQ, y ejecutas tus cálculos de regalías desde el inicio.
El resultado es un único registro unificado de cada venta y cada estado de regalías. Tus autores pueden iniciar sesión en el Portal de Autor y ver su historial completo. No hay espacios en blanco en los datos y no hay necesidad de explicar de dónde vinieron las cifras antiguas.
La contrapartida es que esto requiere más trabajo al principio. Tendrás que recuperar informes de ventas antiguos de tus distribuidores, y el proceso de importación y ejecución de períodos históricos de regalías lleva tiempo.
También hay algo importante que debes tener en cuenta. Los estados de regalías que genera Royalties HQ no serán idénticos a los que enviaste anteriormente. Los períodos de informes pueden diferir, el formato será diferente, y pueden aparecer pequeñas diferencias de redondeo. Si tus autores comparan estados antiguos con lo que ven en el portal, los totales deberían ser muy cercanos, pero probablemente no coincidirán al centavo.
Esta opción es mejor si deseas un registro completo y unificado de todos tus datos de regalías y estás cómodo explicando a los autores que los estados históricos han sido recreados en el nuevo sistema.
Cambio limpio
Con este enfoque, eliges una fecha de inicio e importas datos de ventas solo a partir de ese momento. Para todo antes de esa fecha, registras dos cifras de resumen en cada producto: el total de unidades vendidas y las regalías totales ganadas.
Estas cifras heredadas garantizan que los totales de por vida sean correctos y, crucialmente, que cualquier contrato de regalías escalonadas calcule a la tasa correcta. Si el porcentaje de regalías de un autor aumenta después de 5,000 unidades vendidas, por ejemplo, Royalties HQ necesita saber sobre esas ventas anteriores para aplicar el nivel correcto.
La ventaja aquí es la velocidad. No necesitas recuperar años de archivos de ventas antiguos. Solo necesitas los números de resumen, que puedes obtener de tus registros existentes u hojas de cálculo.
La desventaja es que tus autores no verán un desglose detallado de las ventas antes de la fecha de cambio. Verán los totales, pero no el detalle mes a mes. Para muchos editores, eso es perfectamente aceptable, especialmente si ya has enviado estados que cubren esos períodos anteriores.
Esta opción es mejor si deseas comenzar rápidamente y tus autores no necesitan acceso granular a datos más antiguos a través del portal.
Hablando con tus autores
Sea cual sea la opción que elijas, vale la pena dejar saber a tus autores qué está pasando. Un breve correo explicando que te estás cambiando a nuevo software de regalías y qué pueden esperar, ayuda mucho.
Si estás haciendo una importación completa, hazles saber que sus estados históricos han sido recreados y pueden verse ligeramente diferentes a lo que recibieron antes. Si estás haciendo un cambio limpio, explica que los informes detallados comienzan desde la nueva fecha y que los totales anteriores han sido trasladados.
Por nuestra experiencia, los autores entienden estas transiciones. La mayoría de los autores desean que sus editores tengan éxito, y aprecian la transparencia. Una vez que ven el Portal de Autor y pueden verificar sus ventas y estados cuando quieran, cualquier pregunta inicial tiende a desaparecer rápidamente.
Empezando
Si no estás seguro de qué enfoque se adapta a tu situación, ponte en contacto. Podemos analizar tus datos, el tamaño de tu catálogo y las expectativas de tus autores para ayudarte a decidir. Y si te estás migrando desde Metacomet u otro sistema, a menudo podemos simplificar mucho más el proceso de lo que esperarías.
