Přechod na nový software pro správu tantiém je důležité rozhodnutí. Ale jakmile jej učiníte, často přichází těžší otázka: co uděláte se všemi daty, která již máte?
Pokud jste tantiémy sledovali v tabulkách nebo v jiném systému, budete mít někde uložené roky prodejních dat, výpočtů tantiém a historii plateb. Přenesení těchto informací do nového systému není vždy jednoduché a neexistuje jediná správná odpověď. Záleží na tom, jak důležitá je vám a vašim autorům historická data a jak moc úsilí jste ochotni vynaložit na začátku.
Migrujete z Metacometu? Pokud právě používáte Metacomet, proces je jednoduchý. Exportujte svá data a kontaktujte nás. Můžeme je importovat přímo do Royalties HQ, takže se nemusíte starat o přeformátování nebo ruční zadávání dat.
Dva přístupy
Vydavatelé, kteří přecházejí na Royalties HQ, si obvykle vybírají jednu ze dvou cest.
Možnost 1: Úplný historický import. Importujete všechna prodejní data od samého začátku a znovu spouštíte své výpočty tantiém od tohoto bodu dál. To vám a vašim autorům dává úplný přehled o všem na jednom místě.
Možnost 2: Čistý přechod. Vyberte si datum, narýsujte čáru do písku a začněte importovat prodejní data od tohoto bodu dál. Pro vše před tímto datem zadáte souhrn celkových částek, aby se čísla shodovala.
Obě možnosti fungují dobře. Správná volba závisí na vašich prioritách, vašich datech a na tom, kolik času chcete na přechod vynaložit.
Úplný historický import
Toto je nejdůkladnější přístup. Shromáždíte všechny své prodejní soubory od začátku vašeho podnikání, nahrájete je do Royalties HQ a spouštíte své výpočty tantiém od samého začátku.
Výsledkem je jediný, jednotný záznam každého prodeje a každého výpisu tantiém. Vaši autoři se mohou přihlásit do Autorského portálu a vidět svou úplnou historii. V datech není žádná mezera a není třeba vysvětlovat, odkud pochází starší údaje.
Výměnou za to je však více práce na začátku. Budete muset najít staré prodejní zprávy od svých distributorů a proces importu a spouštění historických období tantiém zabere čas.
Je také důležité si uvědomit jednu věc. Výpisy tantiém, které Royalties HQ generuje, nebudou totožné s těmi, které jste dříve odesílali. Reportovací období se mohou lišit, formátování bude jiné a mohou se objevit drobné rozdíly v zaokrouhlování. Pokud vaši autoři porovnají staré výpisy s tím, co vidí na portálu, celkové částky by měly být velmi podobné, ale pravděpodobně se nebudou shodovat na haléř.
Tato možnost je nejlepší, pokud chcete mít úplný, jednotný záznam všech vašich dat o tantiémech a jste ochotni vysvětlit autorům, že historické výpisy byly v novém systému znovu vytvořeny.
Čistý přechod
V tomto přístupu si vyberte počáteční datum a importujete prodejní data pouze od tohoto bodu dál. Pro vše před tímto datem zaznamenáte u každého titulu dvě souhrnné údaje: celkový počet prodaných jednotek a celkové získané tantiémy.
Tyto historické údaje zajistí, že jsou celoživotní součty správné a, což je zásadní, že se kontrakty se stupňovanými tantiémami vypočítávají správnou sazbou. Pokud se bijvoorbeeld tantiémové procento autora zvýší po 5 000 prodaných jednotkách, musí Royalties HQ vědět o těch předchozích prodeích, aby použil správnou sazbu.
Výhodou je zde rychlost. Nemusíte pátrát po letech starých prodejních souborů. Potřebujete jen souhrnná čísla, která můžete extrahovat ze svých stávajících záznamů nebo tabulek.
Nevýhodou je, že vaši autoři neuvidí podrobný přehled prodejů před datem přechodu. Budou vidět součty, ale ne podrobnost měsíc po měsíci. Pro mnoho vydavatelů je to naprosto přijatelné, zvláště pokud jste již zaslali výpisy pokrývající tato starší období.
Tato možnost je nejlepší, pokud chcete být rychle v provozu a vaši autoři nepotřebují detailný přístup ke starším údajům prostřednictvím portálu.
Komunikace s vašimi autory
Kteroukoliv možnost si vyberete, stojí za to sdělit svým autorům, co se děje. Krátký email vysvětlující, že přecházíte na nový software pro správu tantiém a co mohou očekávat, je velmi cenný.
Pokud provádíte úplný import, dejte jim vědět, že jejich historické výpisy byly znovu vytvořeny a mohou vypadat mírně odlišně od toho, co dříve dostali. Pokud provádíte čistý přechod, vysvětlete, že detailní hlášení začíná novým datem a že byly zachovány předchozí součty.
Z naší zkušenosti jsou autoři k těmto přechodům chápavý. Většina autorů chce, aby jejich vydavatelé uspěli, a oceňují transparentnost. Jakmile uvidí Autorský portál a budou moci kontrolovat své prodeje a výpisy kdykoliv chtějí, všechny počáteční otázky obvykle rychle vymizí.
Začínáme
Pokud si nejste jistí, který přístup se hodí k vaší situaci, kontaktujte nás. Můžeme probrat vaše data, velikost vašeho katalogu a očekávání vašich autorů, abychom vám pomohli rozhodnout se. A pokud migrujete z Metacometu nebo jiného systému, můžeme proces často udělat mnohem jednodušší, než byste čekali.
