Der Wechsel von einer Royalty-Software ist eine große Entscheidung. Aber sobald Sie sich dafür entschieden haben, stellt sich usually die nächste Frage, die schwieriger ist: Was tun Sie mit all den Daten, die Sie bereits haben?
Wenn Sie Royalties in Tabellenkalkulationen oder einem anderen System nachverfolgt haben, verfügen Sie über Jahre von Verkaufszahlen, Royalty-Berechnungen und Zahlungshistorie irgendwo. Diese in ein neues System zu bringen ist nicht immer unkompliziert, und es gibt keine einzige richtige Antwort. Es hängt davon ab, wie wichtig die Historie für Sie und Ihre Autoren ist und wie viel Aufwand Sie am Anfang investieren möchten.
Wechsel von Metacomet? Wenn Sie derzeit Metacomet nutzen, ist der Prozess einfach. Exportieren Sie Ihre Daten und setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir können diese direkt in Royalties HQ importieren, sodass Sie sich keine Gedanken über Umformatierung oder manuelle Dateneingabe machen müssen.
Die zwei Ansätze
Wenn Verlage zu Royalties HQ wechseln, entscheiden sie sich grundsätzlich für einen von zwei Wegen.
Option 1: Vollständiger historischer Import. Sie importieren alle Ihre Verkaufsdaten von Anfang an und führen Ihre Royalty-Berechnungen von diesem Punkt an erneut durch. Dies gibt Ihnen und Ihren Autoren ein vollständiges Bild von allem an einem Ort.
Option 2: Sauberer Umstieg. Sie wählen ein Datum, ziehen eine Linie in den Sand und beginnen ab diesem Punkt, Verkaufsdaten zu importieren. Für alles davor geben Sie Gesamtsummen ein, damit die Zahlen aufgehen.
Beide Optionen funktionieren gut. Die richtige Wahl hängt von Ihren Prioritäten, Ihren Daten und davon ab, wie viel Zeit Sie für den Übergang aufwenden möchten.
Vollständiger historischer Import
Dies ist der umfassendste Ansatz. Sie sammeln alle Ihre Verkaufsdateien von Anfang an, laden sie in Royalties HQ hoch und führen Ihre Royalty-Berechnungen von Beginn an durch.
Das Ergebnis ist ein einheitlicher Datensatz für jeden Verkauf und jede Royalty-Abrechnung. Ihre Autoren können sich im Author Portal anmelden und ihre vollständige Historie einsehen. Es gibt keine Lücke in den Daten und keine Notwendigkeit zu erklären, woher ältere Zahlen stammen.
Der Nachteil ist, dass dies mehr Arbeit am Anfang erfordert. Sie müssen alte Verkaufsberichte von Ihren Distributoren heraussuchen, und der Prozess des Importierens und der Durchführung historischer Royalty-Perioden braucht Zeit.
Es gibt auch etwas Wichtiges, das Sie beachten sollten. Die Royalty-Abrechnungen, die Royalties HQ generiert, sind nicht identisch mit den Abrechnungen, die Sie zuvor versendet haben. Die Abrechnungszeiträume können unterschiedlich sein, die Formatierung wird anders sein, und kleine Rundungsdifferenzen können auftreten. Wenn Ihre Autoren alte Abrechnungen mit dem vergleichen, was sie im Portal sehen, sollten die Gesamtsummen sehr ähnlich sein, aber sie stimmen wahrscheinlich nicht auf den Cent genau überein.
Diese Option ist am besten, wenn Sie einen vollständigen, einheitlichen Datensatz aller Ihrer Royalty-Daten möchten und Sie den Autoren erklären können, dass historische Abrechnungen im neuen System neu erstellt wurden.
Sauberer Umstieg
Mit diesem Ansatz wählen Sie ein Startdatum und importieren nur Verkaufsdaten ab diesem Punkt. Für alles davor erfassen Sie zwei zusammengefasste Zahlen für jedes Produkt: die Gesamtanzahl der verkauften Einheiten und die Gesamtköniggelder verdient.
Diese Legacy-Zahlen stellen sicher, dass die Gesamtsummen über die Lebensdauer korrekt sind und – entscheidend – dass alle gestaffelten Royalty-Verträge zum richtigen Satz berechnet werden. Wenn beispielsweise der Royalty-Prozentsatz eines Autors nach 5.000 verkauften Einheiten steigt, muss Royalties HQ diese vorherigen Verkäufe kennen, um die korrekte Staffel anzuwenden.
Der Vorteil hier ist die Geschwindigkeit. Sie müssen nicht nach Jahren alten Verkaufsdateien suchen. Sie benötigen lediglich die Gesamtsummen, die Sie aus Ihren vorhandenen Aufzeichnungen oder Tabellenkalkulationen abrufen können.
Der Nachteil ist, dass Ihre Autoren keinen detaillierten Überblick über Verkäufe vor dem Umstiegsdatum sehen. Sie sehen die Gesamtsummen, aber nicht die monatlichen Details. Für viele Verlage ist das völlig akzeptabel, besonders wenn Sie bereits Abrechnungen für diese früheren Perioden versendet haben.
Diese Option ist am besten, wenn Sie schnell loslegen möchten und Ihre Autoren keinen detaillierten Zugriff auf ältere Daten über das Portal benötigen.
Mit Ihren Autoren sprechen
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, ist es sinnvoll, Ihre Autoren darüber zu informieren, was vor sich geht. Eine kurze E-Mail, die erklärt, dass Sie zu einer neuen Royalty-Software wechseln und was sie erwarten können, hilft viel.
Wenn Sie einen vollständigen Import durchführen, informieren Sie die Autoren, dass ihre historischen Abrechnungen neu erstellt wurden und möglicherweise etwas anders aussehen als die, die sie zuvor erhalten haben. Wenn Sie einen sauberen Umstieg durchführen, erklären Sie, dass detaillierte Berichte ab dem neuen Datum beginnen und dass vorherige Gesamtsummen übernommen wurden.
Nach unserer Erfahrung zeigen Autoren Verständnis für diese Übergänge. Die meisten Autoren möchten, dass ihre Verlage erfolgreich sind, und sie schätzen die Transparenz. Sobald sie das Author Portal sehen und ihre Verkäufe und Abrechnungen jederzeit überprüfen können, verschwinden erste Fragen schnell.
Erste Schritte
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Ansatz zu Ihrer Situation passt, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir können Ihre Daten, die Größe Ihres Katalogs und die Erwartungen Ihrer Autoren besprechen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen. Und wenn Sie von Metacomet oder einem anderen System migrieren, können wir den Prozess oft viel einfacher gestalten, als Sie erwarten würden.
