Overstappen naar nieuwe royaltysoftware is een groot besluit. Maar zodra je dat hebt genomen, volgt meestal de moeilijkere vraag: wat doe je met alle data die je al hebt?
Als je royalty’s al jaren in spreadsheets of een ander systeem bijhoudt, heb je waarschijnlijk jaren aan verkijfersdata, royaltyberekeningen en betalingsgeschiedenis opgeslagen. Dit in een nieuw systeem brengen is niet altijd eenvoudig, en er is geen enkel goed antwoord. Het hangt af van hoe belangrijk je geschiedenis is voor jou en je auteurs, en hoeveel moeite je ervoor wilt doen.
Overstappen van Metacomet? Als je momenteel Metacomet gebruikt, is het proces eenvoudig. Exporteer je data en neem contact met ons op. We kunnen deze rechtstreeks in Royalties HQ importeren, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over herformattering of handmatige invoer.
De twee benaderingen
Wanneer uitgevers overstappen naar Royalties HQ, kiezen zij doorgaans voor een van twee paden.
Optie 1: Volledige historische import. Je importeert al je verkoopgegevens vanaf het begin en voert je royaltyberekeningen vanaf dat moment uit. Dit geeft jou en je auteurs een volledig beeld van alles op één plek.
Optie 2: Schone overgang. Je kiest een datum, trekt een streep en begint vanaf dat moment met het importeren van verkoopgegevens. Voor alles daarvoor voer je samengevatte totalen in, zodat de getallen nog steeds kloppen.
Beide opties werken goed. De juiste keuze hangt af van je prioriteiten, je data en hoeveel tijd je in de overgang wilt investeren.
Volledige historische import
Dit is de meest grondige benadering. Je verzamelt al je verkoopbestanden vanaf het moment dat je bent begonnen, laadt deze in Royalties HQ en voert je royaltyberekeningen vanaf het begin uit.
Het resultaat is één centraal overzicht van elke verkoop en elk royaltyafschrift. Je auteurs kunnen zich aanmelden bij de Author Portal en hun volledige geschiedenis bekijken. Er is geen gat in de data en hoef je niet uit te leggen waar oudere getallen vandaan komen.
Het compromis is dat dit meer werk vooraf kost. Je zult oude verkoopsrapporten van je distributeurs moeten opzoeken, en het importeren en uitvoeren van historische royaltyperiodes vergt tijd.
Er is ook iets belangrijks om je bewust van te zijn. De royaltyafschriften die Royalties HQ genereert, zullen niet identiek zijn aan die je eerder hebt verzonden. De verslagperiodes kunnen verschillen, de opmaak zal anders zijn, en kleine afrondingsverschillen kunnen ontstaan. Als je auteurs oude afschriften vergelijken met wat zij in de portal zien, moeten de totalen erg dicht bij elkaar liggen, maar ze zullen waarschijnlijk niet op de cent nauwkeurig overeenkomen.
Deze optie is het beste als je een volledig, centraal overzicht van al je royaltydata wilt en je geen probleem hebt om aan auteurs uit te leggen dat historische afschriften in het nieuwe systeem zijn recreëerd.
Schone overgang
Bij deze benadering kies je een startdatum en importeer je alleen verkoopgegevens vanaf dat moment. Voor alles daarvoor registreer je twee samengevatte cijfers voor elk product: het totaal aantal verkochte eenheden en de totale verdiende royalty’s.
Deze verouderde cijfers zorgen ervoor dat de totalen juist zijn en, wat cruciaal is, dat trapsgewijze royaltycontracten tegen het juiste tarief berekend worden. Als het royaltypercentage van een auteur bijvoorbeeld na 5.000 verkochte eenheden stijgt, moet Royalties HQ van die eerdere verkopen weten om het juiste tarief toe te passen.
Het voordeel hier is snelheid. Je hoeft geen jaren oude verkoopbestanden op te zoeken. Je hebt alleen de samengevatte nummers nodig, die je uit je bestaande records of spreadsheets kunt halen.
Het nadeel is dat je auteurs geen gedetailleerd overzicht van verkopen vóór de overgangsdatum zien. Ze zien de totalen, maar niet de maandelijkse details. Voor veel uitgevers is dat volkomen acceptabel, zeker als je al afschriften hebt verstuurd die deze eerdere periodes dekken.
Deze optie is het beste als je snel aan de slag wilt gaan en je auteurs geen gedetailleerde toegang tot oudere gegevens via de portal nodig hebben.
In gesprek met je auteurs
Welke optie je ook kiest, het is de moeite waard om je auteurs op de hoogte te stellen van wat er gebeurt. Een korte e-mail waarin je uitlegt dat je naar nieuwe royaltysoftware overgaat en wat zij kunnen verwachten, helpt erg.
Als je een volledige import doet, laat ze dan weten dat hun historische afschriften zijn recreëerd en er mogelijk anders uitzien dan wat zij eerder hebben ontvangen. Als je een schone overgang doet, leg uit dat gedetailleerde rapportage vanaf de nieuwe datum begint en dat eerdere totalen zijn meegenomen.
Naar onze ervaring hebben auteurs begrip voor deze transities. De meeste auteurs willen dat hun uitgevers succesvol zijn en waarderen transparantie. Zodra zij de Author Portal zien en hun verkoop en afschriften wanneer zij maar willen kunnen controleren, vervagen eventuele eerste vragen meestal snel.
Aan de slag gaan
Als je niet zeker weet welke benadering bij je situatie past, neem contact met ons op. We kunnen je data, de grootte van je catalogus en de verwachtingen van je auteurs doorspreken om je te helpen bij je keuze. En als je van Metacomet of een ander systeem migreert, kunnen we het proces vaak veel eenvoudiger maken dan je zou verwachten.
