Changer de logiciel de gestion des redevances est une décision importante. Mais une fois que vous l’avez prise, la question suivante est généralement plus difficile : que faire de toutes les données que vous possédez déjà ?
Si vous avez suivi vos redevances dans des feuilles de calcul ou un autre système, vous aurez des années de chiffres de ventes, de calculs de redevances et d’historique de paiements stockés quelque part. Importer cela dans un nouveau système n’est pas toujours simple, et il n’y a pas une seule bonne réponse. Cela dépend de l’importance que vous accordez, vous et vos auteurs, à cet historique, et du travail préalable que vous êtes disposé à investir.
Vous migrez depuis Metacomet ? Si vous utilisez actuellement Metacomet, le processus est simple. Exportez vos données et contactez-nous. Nous pouvons les importer directement dans Royalties HQ, vous n’aurez donc pas à vous soucier du reformatage ou de la saisie manuelle de données.
Les deux approches
Lorsque les éditeurs migrent vers Royalties HQ, ils choisissent généralement l’une de deux approches.
Option 1 : Import historique complet. Vous importez toutes vos données de ventes depuis le début et recréez vos calculs de redevances à partir de ce moment. Cela vous donne, à vous et à vos auteurs, une vue d’ensemble complète de tout au même endroit.
Option 2 : Basculement net. Vous choisissez une date, tirez un trait et commencez à importer les données de ventes à partir de ce moment. Pour tout ce qui précède cette date, vous entrez des totaux récapitulatifs afin que les chiffres s’équilibrent.
Les deux options fonctionnent bien. Le bon choix dépend de vos priorités, de vos données et du temps que vous souhaitez consacrer à la transition.
Import historique complet
C’est l’approche la plus complète. Vous rassemblez tous vos fichiers de ventes depuis vos débuts, les téléchargez dans Royalties HQ et exécutez vos calculs de redevances depuis le début.
Le résultat est un registre unique et unifié de chaque vente et de chaque relevé de redevances. Vos auteurs peuvent se connecter au Portail Auteur et voir leur historique complet. Il n’y a aucun manque dans les données et aucune nécessité d’expliquer d’où proviennent les chiffres plus anciens.
Le compromis est que cela demande plus de travail au départ. Vous devrez retrouver les anciens rapports de ventes de vos distributeurs, et le processus d’importation et d’exécution des périodes de redevances historiques prend du temps.
Il y a aussi quelque chose d’important à savoir. Les relevés de redevances que génère Royalties HQ ne seront pas identiques à ceux que vous avez envoyés précédemment. Les périodes de reporting peuvent différer, le format sera différent, et de petites différences d’arrondi peuvent s’introduire. Si vos auteurs comparent les anciens relevés avec ce qu’ils voient dans le portail, les totaux devraient être très proches, mais ils ne correspondront probablement pas au centime près.
Cette option est la meilleure si vous souhaitez un registre complet et unifié de toutes vos données de redevances et vous êtes à l’aise pour expliquer aux auteurs que les relevés historiques ont été recréés dans le nouveau système.
Basculement net
Avec cette approche, vous choisissez une date de début et importez uniquement les données de ventes à partir de ce moment. Pour tout ce qui précède cette date, vous enregistrez deux chiffres récapitulatifs pour chaque produit : le nombre total d’unités vendues et le montant total des redevances gagnées.
Ces chiffres hérités garantissent que les totaux de durée de vie sont corrects et, surtout, que les contrats de redevances échelonnées se calculent au bon taux. Si le pourcentage de redevance d’un auteur augmente après 5 000 unités vendues, par exemple, Royalties HQ doit connaître ces ventes antérieures pour appliquer le bon échelon.
L’avantage ici est la rapidité. Vous n’avez pas besoin de retrouver des années de vieux fichiers de ventes. Vous avez juste besoin des chiffres récapitulatifs, que vous pouvez extraire de vos enregistrements existants ou de vos feuilles de calcul.
L’inconvénient est que vos auteurs ne verront pas une ventilation détaillée des ventes avant la date du basculement. Ils verront les totaux, mais pas le détail mois par mois. Pour de nombreux éditeurs, c’est tout à fait acceptable, surtout si vous avez déjà envoyé des relevés couvrant ces périodes antérieures.
Cette option est la meilleure si vous souhaitez vous mettre en route rapidement et que vos auteurs n’ont pas besoin d’accès granulaire aux données plus anciennes via le portail.
Communiquer avec vos auteurs
Quelle que soit l’option que vous choisissez, il vaut la peine d’informer vos auteurs de ce qui se passe. Un court email expliquant que vous passez à un nouveau logiciel de gestion des redevances et ce à quoi s’attendre fait beaucoup.
Si vous effectuez un import complet, informez-les que leurs relevés historiques ont été recréés et peuvent sembler légèrement différents de ce qu’ils ont reçu auparavant. Si vous effectuez un basculement net, expliquez que la génération de rapports détaillés commence à partir de la nouvelle date et que les totaux antérieurs ont été reportés.
D’après notre expérience, les auteurs comprennent bien ces transitions. La plupart des auteurs veulent que leurs éditeurs réussissent, et ils apprécient la transparence. Une fois qu’ils voient le Portail Auteur et peuvent vérifier leurs ventes et relevés quand ils le souhaitent, les questions initiales s’estompent généralement rapidement.
Commencer
Si vous ne savez pas quelle approche correspond à votre situation, contactez-nous. Nous pouvons discuter de vos données, de la taille de votre catalogue et des attentes de vos auteurs pour vous aider à décider. Et si vous migrez depuis Metacomet ou un autre système, nous pouvons souvent rendre le processus beaucoup plus simple que vous ne l’imaginez.
