Skift af royalty-software er en stor beslutning. Men når først du har truffet den, er det næste spørgsmål normalt det sværere: hvad gør du med alle de data, du allerede har?
Hvis du har sporet royalties i regneark eller et andet system, vil du have år af salgstal, royalty-beregninger og betalingshistorik gemt et sted. At få det ind i et nyt system er ikke altid ligetil, og der er intet enkelt rigtigt svar. Det afhænger af, hvor meget historik betyder for dig og dine forfattere, og hvor meget arbejde du er villig til at lægge ind på forhånd.
Skifter fra Metacomet? Hvis du i øjeblikket bruger Metacomet, er processen enkel. Eksporter dine data og kontakt os. Vi kan importere dem direkte ind i Royalties HQ, så du ikke skal bekymre dig om omformatering eller manuel datainput.
De to tilgange
Når forlag flytter til Royalties HQ, vælger de generelt en af to veje.
Mulighed 1: Fuldstændig historisk import. Du importerer alle dine salgsdata fra meget tidligt og genkører dine royalty-kørsler fra det punkt og fremefter. Dette giver dig og dine forfattere et komplet billede af alt ét sted.
Mulighed 2: Rent skift. Du vælger en dato, trækker en streg i sandet, og begynder at importere salgsdata fra det punkt og fremefter. For alt før den dato angiver du oversigtstotaler, så tallene stadig går op.
Begge muligheder fungerer godt. Det rigtige valg afhænger af dine prioriteter, dine data og hvor meget tid du vil bruge på overgangen.
Fuldstændig historisk import
Dette er den mest grundige tilgang. Du samler alle dine salgsfiles tilbage til hvornår du startede, uploader dem til Royalties HQ, og kører dine royalty-beregninger fra starten.
Resultatet er en enkelt, samlet record af hvert salg og hver royalty-opgørelse. Dine forfattere kan logge ind på Author Portal og se deres komplette historik. Der er ingen huller i dataene, og der er ingen grund til at forklare, hvor ældre tal kom fra.
Afvekslingen er, at dette tager mere arbejde på forhånd. Du skal grave gamle salgsrapporter frem fra dine distributører, og processen med at importere og køre historiske royalty-perioder tager tid.
Der er også noget vigtigt at være opmærksom på. De royalty-opgørelser, som Royalties HQ genererer, vil ikke være identiske med dem, du tidligere sendte ud. Rapporteringsperioderne kan være forskellige, formateringen vil være anderledes, og små afrundingsforskelle kan snige sig ind. Hvis dine forfattere sammenligner gamle opgørelser med det, de ser i portalen, bør totalerne være meget tæt på, men de vil sandsynligvis ikke matche til øret.
Denne mulighed er bedst hvis du ønsker en fuldstændig, samlet record over alle dine royalty-data, og du er komfortabel med at forklare forfatterne, at historiske opgørelser er blevet genskabt i det nye system.
Rent skift
Med denne tilgang vælger du en startdato og importerer kun salgsdata fra det punkt og fremefter. For alt før den dato registrerer du to oversigtstal for hvert produkt: de samlede enheder solgt og de samlede optjente royalties.
Disse ældre tal sikrer, at livstidstotaler er korrekte og, afgørende, at eventuelle trin-baserede royalty-kontrakter beregnes til den rigtige sats. Hvis en forfatters royalty-procentsats stiger efter 5.000 solgte enheder, skal Royalties HQ f.eks. kende til disse tidligere salg for at anvende det korrekte trin.
Fordelen her er hastighed. Du behøver ikke at opsporinger år med gamle salgsfiles. Du har bare brug for oversigtstallene, som du kan hente fra dine eksisterende records eller regneark.
Ulempen er, at dine forfattere ikke vil se en detaljeret opdeling af salg før skiftedatoen. De vil se totalerne, men ikke detaljen måned for måned. For mange forlag er det helt acceptabelt, især hvis du allerede har sendt opgørelser, der dækker disse tidligere perioder.
Denne mulighed er bedst hvis du ønsker at komme i gang hurtigt, og dine forfattere ikke har brug for granulær adgang til ældre data gennem portalen.
At tale med dine forfattere
Uanset hvilken mulighed du vælger, er det værd at lade dine forfattere vide, hvad der sker. En kort email, der forklarer, at du skifter til nyt royalty-software, og hvad de kan forvente, betyder meget.
Hvis du laver en fuldstændig import, skal du lade dem vide, at deres historiske opgørelser er blevet genskabt og kan se lidt anderledes ud fra det, de modtog før. Hvis du laver et rent skift, forklar, at detaljeret rapportering starter fra den nye dato, og at tidligere totaler er blevet overført.
I vores erfaring forstår forfattere disse overgange. De fleste forfattere ønsker, at deres forlag skal have det godt, og de sætter pris på transparensen. Når de først ser Author Portal og kan tjekke deres salg og opgørelser når som helst, plejer eventuelle oprindelige spørgsmål at forsvinde hurtigt.
Kom i gang
Hvis du er usikker på, hvilken tilgang der passer til din situation, kontakt os. Vi kan tale dig igennem dine data, din katalogstørrelse og dine forfatteres forventninger for at hjælpe dig med at beslutte. Og hvis du migrerer fra Metacomet eller et andet system, kan vi ofte gøre processen meget enklere, end du ville forvente.
