Å bytte royaltysystem er en stor beslutning. Men når du først har gjort det, er neste spørsmål vanligvis det vanskeligere: hva gjør du med alle dataene du allerede har?
Hvis du har sporet royalties i regneark eller et annet system, har du sannsynligvis år med salgstall, royaltyberegninger og betalingshistorikk liggende et sted. Å bringe det inn i et nytt system er ikke alltid enkelt, og det finnes ikke ett eneste riktig svar. Det avhenger av hvor viktig historikken er for deg og dine forfattere, og hvor mye innsats du er villig til å legge ned på forhånd.
Bytter fra Metacomet? Hvis du bruker Metacomet, er prosessen enkel. Eksporter dataene dine og ta kontakt med oss. Vi kan importere dem direkte inn i Royalties HQ, slik at du ikke trenger å bekymre deg for omformatering eller manuell datainntasting.
De to tilnærmingene
Når forlag skifter til Royalties HQ, velger de vanligvis en av to måter.
Alternativ 1: Full historisk import. Du importerer all salgsdataene dine helt fra begynnelsen og gjenskaper dine royaltykjøringer fra det punktet og fremover. Dette gir deg og dine forfattere et komplett bilde av alt på ett sted.
Alternativ 2: Rent skifte. Du velger en dato, trekker en strek i sanden, og begynner å importere salgdata fra det punktet og fremover. For alt før den datoen, legger du inn oppsummerte totaler slik at tallene fortsatt stemmer.
Begge alternativene fungerer godt. Det riktige valget avhenger av prioriteringene dine, dataene dine, og hvor mye tid du vil bruke på overgangen.
Full historisk import
Dette er den mest grundige tilnærmingen. Du samler alle salgsfiler dine helt tilbake til når du startet, laster dem opp i Royalties HQ, og kjører dine royaltyberegninger fra begynnelsen.
Resultatet er en enkel, samlet oversikt over hvert salg og hver royaltyoppgave. Dine forfattere kan logge inn på Forfatterportalen og se sin komplette historie. Det er ingen hull i dataene og ingen grunn til å forklare hvor eldre tall kom fra.
Avvekslingen er at dette krever mer arbeid på forhånd. Du må grave fram gamle salgsmeldinger fra dine distributører, og prosessen med å importere og kjøre historiske royaltyperioder tar tid.
Det er også noe viktig å være klar over. Royaltyoppgavene som Royalties HQ genererer, vil ikke være identiske med dem du tidligere sendte ut. Rapporteringsperiodene kan avvike, formateringen vil være annerledes, og små avrundingsforskjeller kan snike seg inn. Hvis dine forfattere sammenligner gamle oppgaver med det de ser i portalen, bør totalene være meget nær hverandre, men de vil sannsynligvis ikke stemme helt øre for øre.
Dette alternativet er best hvis du ønsker en komplett, samlet oversikt over all royaltydata din og du er komfortabel med å forklare til forfattere at historiske oppgaver er gjenskapt i det nye systemet.
Rent skifte
Med denne tilnærmingen velger du en startdato og importerer bare salgdata fra det punktet og fremover. For alt før den datoen, registrerer du to oppsummerte tall for hvert produkt: det totale antallet solgte enheter og totale opptjente royalties.
Disse gamle tallene sikrer at livstidssamtotaler er riktige og, avgjørende, at eventuelle trinnvise royaltykontrakter beregnes med riktig sats. Hvis en forfatters royaltyprosent øker etter 5 000 solgte enheter, for eksempel, må Royalties HQ vite om disse tidligere salgene for å bruke riktig trinn.
Fordelen her er hastighet. Du trenger ikke å finne år med gamle salgsfiler. Du trenger bare oppsummertallene, som du kan hente fra dine eksisterende poster eller regneark.
Ulempen er at dine forfattere ikke vil se en detaljert oversikt over salg før skiftedatoen. De vil se totalene, men ikke måned-for-måned detaljer. For mange forlag er det helt akseptabelt, spesielt hvis du allerede har sendt ut oppgaver som dekker disse tidligere periodene.
Dette alternativet er best hvis du ønsker å komme i gang raskt og dine forfattere ikke trenger granulær tilgang til eldre data gjennom portalen.
Å snakke med dine forfattere
Uansett hvilket alternativ du velger, er det verdt å la dine forfattere vite hva som skjer. En kort e-post som forklarer at du bytter til nytt royaltysystem, og hva de kan forvente, går langt.
Hvis du gjør en full import, la dem vite at deres historiske oppgaver har blitt gjenskapt og kan se litt annerledes ut enn det de mottok før. Hvis du gjør et rent skifte, forklare at detaljert rapportering starter fra den nye datoen og at tidligere totaler har blitt ført videre.
I vår erfaring er forfattere forstående med disse overgangene. De fleste forfattere ønsker at deres forlag skal lykkes, og de setter pris på transparensen. Når de først ser Forfatterportalen og kan sjekke deres salg og oppgaver når som helst, pleier eventuelle innledende spørsmål å tonе ned raskt.
Komme i gang
Hvis du er usikker på hvilken tilnærming som passer din situasjon, ta kontakt. Vi kan snakke gjennom dataene dine, katalogstørrelsen din, og forfatternes forventninger for å hjelpe deg med å bestemme deg. Og hvis du migrerer fra Metacomet eller et annet system, kan vi ofte gjøre prosessen mye enklere enn du forventer.
