Byta royaltyprogramvara – så hanterar du din befintliga data
Att byta royaltyprogramvara är ett stort beslut. Men när du väl har gjort det blir nästa fråga ofta den svårare: vad gör du med all data du redan har?
Om du har spårat royalties i kalkylblad eller ett annat system kommer du att ha år av försäljningssiffror, royaltyberäkningar och betalningshistorik någonstans. Att få över det här i ett nytt system är inte alltid enkelt, och det finns inget enda rätt svar. Det beror på hur viktig historiken är för dig och dina författare, och hur mycket arbete du är villig att lägga ner från början.
Byter du från Metacomet? Om du använder Metacomet för närvarande är processen enkel. Exportera dina data och kontakta oss. Vi kan importera dem direkt till Royalties HQ, så du behöver inte oroa dig för omformatering eller manuell datainmatning.
De två metoderna
När förlag byter till Royalties HQ väljer de i allmänhet en av två vägar.
Alternativ 1: Fullständig historisk import. Du importerar all försäljningsdata från början och återskapar dina royaltyberäkningar från den punkten och framåt. Det ger dig och dina författare en komplett överblick över allt på ett ställe.
Alternativ 2: Ren övergång. Du väljer ett datum, drar ett streck i sanden och börjar importera försäljningsdata från den punkten och framåt. För allt före det datumet anger du sammanfattande totaler så att siffrorna fortfarande stämmer.
Båda alternativen fungerar bra. Det rätta valet beror på dina prioriteringar, dina data och hur mycket tid du vill lägga på övergången.
Fullständig historisk import
Det här är det mest grundliga tillvagagångssättet. Du samlar alla dina försäljningsfiler från när du startade, laddar upp dem till Royalties HQ och kör dina royaltyberäkningar från början.
Resultatet är en enda, enhetlig post över varje försäljning och varje royaltyöversikt. Dina författare kan logga in på Författarportalen och se sin kompletta historia. Det finns inget glapp i data och inget behov av att förklara var äldre siffror kom ifrån.
Nackdelen är att det här kräver mer arbete från början. Du måste gräva fram gamla försäljningsrapporter från dina distributörer, och processen att importera och köra historiska royaltyperioder tar tid.
Det finns också något viktigt att vara medveten om. De royaltyöversikter som Royalties HQ genererar kommer inte att vara identiska med de du tidigare skickade ut. Rapporteringsperioderna kan skilja sig åt, formateringen kommer att vara annorlunda, och små avrundningsskillnader kan uppstå. Om dina författare jämför gamla översikter med vad de ser i portalen b��r totalerna vara mycket nära, men de kommer antagligen inte att stämma till sista öre.
Det här alternativet passar bäst om du vill ha en komplett, enhetlig post över all din royaltydata och du är bekväm med att förklara för författare att historiska översikter har återskapats i det nya systemet.
Ren övergång
Med det här tillvagagångssättet väljer du ett startdatum och importerar endast försäljningsdata från den punkten och framåt. För allt före det datumet registrerar du två sammanfattande siffror för varje produkt: totalt antal sålda exemplar och totalt intjänade royalties.
Dessa äldre siffror säkerställer att livstidstotaler är korrekta och, avgörande, att eventuella trappstegade royaltykontrakt beräknas med rätt sats. Om en författares royaltyprocent ökar efter 5 000 sålda exemplar behöver Royalties HQ till exempel kunna dessa tidigare försäljningar för att tillämpa rätt trappsteg.
Fördelen här är hastighet. Du behöver inte spåra upp år av gamla försäljningsfiler. Du behöver bara sammanfattande siffror, som du kan hämta från dina befintliga poster eller kalkylblad.
Nackdelen är att dina författare inte kommer att se en detaljerad uppdelning av försäljningen före övergångsdatumet. De kommer att se totalerna, men inte månad-för-månad-detaljer. För många förlag är det helt acceptabelt, särskilt om du redan har skickat ut översikter som täcker dessa tidigare perioder.
Det här alternativet passar bäst om du vill komma igång snabbt och dina författare inte behöver detaljerad åtkomst till äldre data via portalen.
Prata med dina författare
Oavsett vilket alternativ du väljer är det värt att låta dina författare veta vad som händer. Ett kort e-postmeddelande som förklarar att du byter till ny royaltyprogramvara och vad de kan förvänta sig gör mycket nytta.
Om du gör en fullständig import, låt dem veta att deras historiska översikter har återskapats och kan se lite annorlunda ut än vad de fick innan. Om du gör en ren övergång, förklara att detaljerad rapportering börjar från det nya datumet och att tidigare totaler har överförts.
Enligt vår erfarenhet är författare förstående när det gäller dessa övergångar. De flesta författare vill att deras förlag ska lyckas, och de uppskattar transparensen. När de väl ser Författarportalen och kan kontrollera sin försäljning och sina översikter när de vill, brukar eventuella initiala frågor snart försvinna.
Komma igång
Om du är osäker på vilket tillvagagångssätt som passar din situation, kontakta oss. Vi kan gå igenom dina data, katalogstorlek och författarnas förväntningar för att hjälpa dig att besluta. Och om du migrerar från Metacomet eller ett annat system kan vi ofta göra processen mycket enklare än du förväntar dig.
